Za prowadzenie rozliczeń księgowych we wspólnocie mieszkaniowej odpowiada organ zarządzający. Wspólnoty mieszkaniowe muszą prowadzić ewidencje poniesionych kosztów i wniesionych wpłat na ich pokrycie.
Wynika to z przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 z późn. zm.). Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy, organ zarządzający zobowiązany jest prowadzić, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, pozaksięgową ewidencję kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Istotny w tym przypadku będzie więc fakt, że prowadzenie wszystkich rozliczeń tego typu działalności nie będzie podlegało ustawie o rachunkowości. Wspólnoty mieszkaniowe nie prowadzą więc ksiąg rachunkowych.
Rozliczenia podatkowe
Natomiast będą prowadziły rozliczenia podatkowe zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.
Warto więc zwrócić uwagę na regulacje art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali. Przepis ten mówi, że właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Powołany organ zarządzający ewidencji nie musi prowadzić sam. Może ją zlecić wyspecjalizowanej firmie, np. biuru rachunkowemu, lub zatrudnić w tym celu osobę.
Należy przy tym pamiętać, że podmioty prowadzące rozliczenia podatkowe muszą mieć uprawnienia. Posiadają je między innymi posiadacze certyfikatu uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, biegli rewidenci, doradcy podatkowi. Inaczej będzie w przypadku zatrudnienia przez wspólnotę mieszkaniową w tym celu osoby, która prowadzi rozliczenia podatkowe w swojej siedzibie, np. na umowę zlecenia.
Za co odpowiada zarządzający
Według Pawła Wójciaka, doradcy podatkowego z Europejskiego Centrum Doradztwa i Dokumentacji Podatkowej, bez względu na to, kto rozliczenia będzie prowadził, odpowiedzialność za ich wykonywanie ponosić będzie kierownik jednostki. W przypadku wspólnoty mieszkaniowej będzie to więc organ zarządzający według wspomnianego wcześniej art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali.
– W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy (np. zarząd wspólnoty), a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu – dodaje nasz rozmówca. Wskazuje on również, że gdy wspólnota nie posiada zarządu (małe wspólnoty) i nie wynajęła niezależnego zarządcy, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie tego typu rachunkowości spada na członków wspólnoty, uprawnionych przepisami kodeksu cywilnego do zarządu nieruchomością.
