KSeF 2026: cztery nowe rozporządzenia. Wyłączenia z e-faktur, zmiany w fakturach uproszczonych i JPK_VAT

• Brak obowiązku wystawiania faktur w  KSeF: rozporządzenie Ministra Finansów i  Gospodarki z  dnia 7 grudnia 2025 r. w  sprawie przypadków, w  których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. poz. 1740)
• KSeF a faktury uproszczone: rozporządzenie Ministra Finansów i  Gospodarki z  dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w  sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1742)
• Zasady korzystania z KSeF: rozporządzenie Ministra Finansów i  Gospodarki z  dnia 12 grudnia br. w  sprawie korzystania z  Krajowego Systemu e-Faktur
• JPK_VAT z numerem KSeF: rozporządzenie Ministra Finansów i  Gospodarki z  dnia 12 grudnia 2025 r. w  sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w  sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w  deklaracjach podatkowych i w ewidencji w  zakresie podatku od towarów i  usług

Resort finansów informuje w komunikacie na swojej stronie internetowej, że „podpisał cztery rozporządzenia wykonawcze dotyczące funkcjonowania KSeF. Rozporządzenia określają m.in.: zasady korzystania z KSeF, w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA, przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zasady wystawiania faktur uproszczonych, czy szczegółowe dane jakie powinien zawierać JPK_VAT z deklaracją”.

Brak obowiązku wystawiania faktur w  KSeF: rozporządzenie Ministra Finansów i  Gospodarki z  dnia 7 grudnia 2025 r. w  sprawie przypadków, w  których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. poz. 1740)

Rozporządzenie określa przypadki w  których nie ma obowiązku wystawiania faktur w  KSeF. Dotyczą one:

• świadczenia usług przejazdów autostradą płatną, dokumentowanych paragonem z  NIP uznanym za fakturę,
• świadczenia usług przewozu osób, a  usługi te są dokumentowane biletami uznanymi za faktury,
• świadczenia usług w  zakresie kontroli i  nadzoru lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami,
• usług finansowych i  ubezpieczeniowych zwolnionych z  VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi o  węższym zakresie danych,
• faktur wystawianych w  ramach samofakturowania przez nabywcę będącego tzw. podmiotem zagranicznym, w  przypadku jeżeli ten nabywca nie posiada NIP,
• faktur wystawianych przez nabywcę w  ramach samofakturowania, do którego nabywcę upoważnił podatnik będący tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten podatnik nie posiada NIP.

Faktury w  KSeF wystawia się według wzoru faktury ustrukturyzowanej określonego w art. 106gb ust. 8 ustawy o  VAT. W  związku z  tym, z  uwagi na uwarunkowania techniczne, w  KSeF nie będzie możliwe wystawienie np. biletu jednorazowego, czy dokumentu finansowego lub ubezpieczeniowego uznanych za faktury zgodnie z  wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z  dnia 29 października 2021 r. w  sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r., poz. 1979 ze zm.).

„Rozporządzenie to ma charakter szczególny i  określa niektóre wskazane wyżej przypadki dostaw towarów lub świadczenia usług, których odpowiedni sposób udokumentowania pozwala na wyłączenie z  obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Rozporządzenie określa także przypadek, kiedy nabywca będący tzw. podmiotem zagranicznym, nieposługujący się NIP, w  ramach samofakturowania może wystawić fakturę w  KSeF w  przypadku WDT, gdyż na potrzeby tej czynności jest zidentyfikowany w  swoim Państwie Członkowskim numerem VAT UE” - pisze MF.

Zobacz: rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych

KSeF a faktury uproszczone: rozporządzenie Ministra Finansów i  Gospodarki z  dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w  sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1742)

„Rozporządzenie dostosowuje do KSeF zasady wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z  VAT i  faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z  VAT” - wyjaśnia resort finansów. Od 1 lutego 2026 r. na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w  KSeF podatnicy będą podawać swój NIP. NIP wystawcy jest niezbędny do realizacji obowiązku wystawiania faktur w  KSeF. Nadal będzie obowiązywała zasada, że w  przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumenta, podatnik nie będzie obowiązany do podawania tego numeru.

NIP nabywcy, o  ile się nim posługuje, będzie podawany na fakturze uproszczonej.

Zobacz: rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur

Zasady korzystania z KSeF: rozporządzenie Ministra Finansów i  Gospodarki z  dnia 12 grudnia br. w  sprawie korzystania z  Krajowego Systemu e-Faktur

Rozporządzenie szczegółowo reguluje zasady korzystania z  Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w  tym:

• rodzaje uprawnień do korzystania z  systemu oraz procedury ich nadawania i  odbierania, w  tym wzór zawiadomienia (ZAW-FA),
• metody uwierzytelniania użytkowników, wymagania techniczne oraz sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury (np. przy użyciu certyfikatu),
• zakres danych potrzebnych do uzyskania dostępu do faktur w  systemie bez dodatkowego uwierzytelniania,
• zasady oznaczania faktur przesyłanych do KSeF i  udostępnianych poza systemem, tak aby zapewnić możliwość ich weryfikacji, autentyczność i  integralność treści,
• procedury związane z  fakturami z  załącznikami – od zgłoszenia zamiaru ich wystawiania, przez potwierdzenie możliwości, po wymagania techniczne,
• wymagania techniczne dla wszystkich procesów związanych z  wystawianiem i  przesyłaniem faktur w  KSeF.

Wskazane zasady są odwzorowane w  udostępnionej przez Ministerstwo dokumentacji technicznej KSeF na stronie MF, dostępnej pod linkiem: Wsparcie dla integratorów.

Rozporządzenie stanowiące załącznik do komunikatu (wersja przekazana do publikacji) oczekuje na publikację w  Dzienniku Ustaw. Zobacz: Wykaz aktów oczekujących na ogłoszenie.

JPK_VAT z numerem KSeF: rozporządzenie Ministra Finansów i  Gospodarki z  dnia 12 grudnia 2025 r. w  sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w  sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w  deklaracjach podatkowych i w ewidencji w  zakresie podatku od towarów i  usług

„Celem nowelizacji tzw. rozporządzenia ws. JPK_VAT z  deklaracją jest dostosowanie do zmian wprowadzonych w  ustawie z  dnia 5 sierpnia 2025r. o  zmianie ustawy o  podatku od towarów i  usług oraz ustawy o  zmianie ustawy o  podatku od towarów i  usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1203)” - wyjaśnia Ministerstwo Finansów.

Zawarte w  rozporządzeniu założenia opierają się na podawaniu w  ewidencji sprzedaży i  zakupu JPK_VAT numeru KSeF faktury oraz umożliwiają ujmowanie w  tej ewidencji innych faktur wystawionych/otrzymanych poza KSeF i  innych dowodów niż faktury, dla których to będą miały zastosowanie odpowiednie oznaczenia (węzeł KSeF):

• OFF – faktura, o  której mowa w art. 106nf ustawy, która nie posiada numeru identyfikującego w  Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji,
• BFK – faktura elektroniczna lub faktura w  postaci papierowej,
• DI –dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.

Podanie numeru KSeF będzie dotyczyło faktur wystawionych w  KSeF bez względu na tryb ich wystawiania i  przesyłania do KSeF (offline 24, awaria, niedostępność systemu) – według stanu na dzień złożenia JPK_VAT z  deklaracją. Ustawą z  dnia 21 listopada 2024 r. o  zmianie ustawy o  gospodarce opakowaniami i  odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw do ustawy o  podatku od towarów i  usług została wprowadzona konieczność rozliczenia systemu kaucyjnego w  deklaracji VAT. Uznano w  efekcie za konieczne wprowadzenie zmiany w  JPK_VAT z  deklaracją w  tym zakresie.

W związku z  uwagami przedsiębiorców przekazywanymi w toku konsultacji publicznych projektu rozporządzenia, Ministerstwo przedstawiło wyjaśnienia w  raporcie z  konsultacji, wśród nich wskazujemy m.in., że:

1. Rozporządzenie nie zakłada wymogu korygowania ewidencji sprzedaży/zakupu o  uzupełnienie nr KSeF faktur, którym na dzień przesłania ewidencji ten numer nie został nadany. Wyjątek stanowi obowiązek korekty, wyłącznie przypadku, jeśli faktury ujmowane w  ewidencji sprzedaży wystawione w  trybie offline24 uzyskają numer KSeF już po złożeniu JPK_VAT z  deklaracją. Należy jednak zakładać, że przypadki, kiedy nastąpi zbieg terminu złożenia JPK_VAT z  deklaracją (do 25. dnia następnego miesiąca) z  brakiem uzyskania numeru KSeF dla faktur wystawionych w  trybie offline24 (do 15. dnia następnego miesiąca), będą sporadyczne.
2. Ujmowanie w  JPK_VAT w  ewidencji zakupu faktur z  nadanym numerem KSeF nie powinno stanowić nadmiernego obciążenia dla podatników. Przykładowo w  oprogramowaniu Ministerstwa Finansów e-mikrofirma zostaną zapewnione rozwiązania, które pozwolą na automatyczne zasilanie JPK_VAT z  deklaracją fakturami otrzymanymi w  KSeF, wraz z  nadanym numerem KSeF. Wyeliminuje to konieczność manualnego przenoszenia numeru KSeF do pliku. W  systemach komercyjnych można przewidzieć możliwości sprawdzenia powiązań systemów księgowych z  KSeF. Wprowadzenie konkretnych rozwiązań technicznych zależy od firmy wdrażającej u danego podmiotu system KSeF oraz rozwiązania księgowego i  informatycznego.
3. Rozporządzenie dotyczy ewidencji JPK_VAT z  deklaracją składanych za okresy rozliczeniowe od 1 lutego 2026 r. Rozwiązania wprowadzone tym rozporządzeniem w  jednej dacie jest korzystne, eliminuje niepotrzebne koszty po stronie podatników jakie byłyby związane z  ewentualnym fazowaniem obowiązków JPK_VAT w  związku z  fazowaniem obowiązków KSeF w 2026 r.
4. Robocze wersje struktur logicznych JPK_VAT z  deklaracją podlegały konsultacjom od 27 czerwca 2026 r., następnie zostały udostępnione 17 września 2025 r. na stronie podatki.gov.pl, aby zapewnić stabilny proces ich implementacji w  narzędziach do wysyłki plików JPK.
5. W przypadku błędów w  plikach JPK_VAT z  deklaracją, tak jak dotychczas, zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 109 ust. 3e-3g ustawy o  podatku od towarów i  usług podatnik po zidentyfikowaniu błędów w  złożonym pliku może go skorygować. Możliwość skorygowania przez podatnika błędów w  JPK_VAT z  deklaracją istnieje również, gdy błędy te zostaną stwierdzone przez naczelnika urzędu skarbowego, w  wyniku wezwania do ich usunięcia. Przypadki takie będą rozpatrywane – jak dotychczas – indywidualnie.

Zatem kary za błędnie wypełnione pliki JPK_VAT z  deklaracją nie mają charakteru automatycznego i  mogą zostać nałożone dopiero w  sytuacji, gdy podatnik nie skoryguje ich odpowiednio po uprzednim wezwaniu przez naczelnika urzędu skarbowego. Rozporządzenie, stanowiące załącznik do komunikatu(wersja przekazana do publikacji), oczekuje na publikację w  Dzienniku Ustaw. Zobacz: Wykaz aktów oczekujących na ogłoszenie