Firma w mieszkaniu – trzeba wydzielić część tylko na biznes

Firma w mieszkaniu - czynsz i media mogą być kosztem podatkowym

Natomiast w sytuacji, gdy pomieszczenie (np. mieszkanie) jest wykorzystywane przede wszystkim na cele prywatne, a jedynie dodatkowo jest wykorzystywane w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia stanowią bez wątpienia wydatki o charakterze osobistym. I dlatego nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie są spełnione wymogi, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Tak uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 25 czerwca 2012 r. (nr IBPBI/1/415-379/12/ZK).

Biuro księgowe w małym mieszkanku

Rozpatrywał on pytanie księgowej prowadzącej od 2012 r. w swoim mieszkaniu biuro rachunkowe. Mieszkanie to (lokal mieszkalny, stanowiący odrębną nieruchomość wraz z prawem do gruntu) nabyła wraz z mężem w 2008 roku. Małżonkowie (współwłaściciele mieszkania) nie mają podpisanej umowy o rozdzielności majątkowej - łączy ich wspólność majątkowa. Mąż nie prowadzi własnej działalności gospodarczej. Zakup mieszkania został sfinansowany kredytem, który zaciągnięto na ten cel również w 2008 r.

Siedziba firmy znajduje się w miejscu jej zamieszkania, zgodnie z wpisem w CEIDG. Na prowadzenie działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania uzyskała zgodę Spółdzielni Mieszkaniowej. Ze względu na to, że mieszkanie ma małą powierzchnię, oprócz prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu, wynajmuje lokal użytkowy, w którym w pewnych określonych godzinach prowadzi działalność gospodarczą i przechowuje część dokumentacji księgowej.

Przez resztę czasu pracuje w lokalu mieszkalnym, który przez cały okres prowadzenia przez nią działalności gospodarczej będzie stanowić siedzibę firmy. Lokal mieszkalny składa się z czterech pomieszczeń (2 pokoje, kuchnia, łazienka) i przedpokoju o łącznej powierzchni 38,18 m². Ze względu na małą powierzchnię mieszkania żadne z pomieszczeń nie jest wyłączone z funkcji mieszkalnych, natomiast do prowadzenia działalności został w części przeznaczony mniejszy pokój o powierzchni 9 m².

Monitor Księgowego – prenumerata

Biuletyn VAT

W pokoju tym znajduje się biurko, szafa, łóżko oraz urządzenia służące prowadzeniu działalności gospodarczej (komputer, drukarka, monitor). W pokoju tym księgowa wykonuje swoją pracę, przechowuje dokumentację księgową oraz przyjmuje klientów. Pokój ten nie jest jednak wyłączony z funkcji typowo mieszkalnych, takich jak spanie, czy przechowywanie ubrań.

Zgłaszając zamiar prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu prywatnym w Urzędzie Gminy w celu ustalenia prawidłowej stawki podatku od nieruchomości księgowa uzyskała informację, że jeżeli lokal mieszkalny lub jego część został zajęty na prowadzenie działalności gospodarczej, ale powierzchnia zajmowana na prowadzenie działalności służy jednocześnie celom mieszkalnym, to będzie ona korzystała ze stawki tak jak dla budynków (lokali) mieszkalnych.

W związku z tym podatek od nieruchomości od całości mieszkania opłaca wg stawki właściwej dla budynków (lokali) mieszkalnych.

Zobacz wskaźnik: Podatki i opłaty lokalne

Księgowa zapytała organ podatkowy, czy może zaliczać do kosztów podatkowych swojej firmy:

- wydatki na spłatę kredytu mieszkaniowego i

- wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem mieszkania, do których zalicza się czynsz, opłaty za energię elektryczną, Internet,

wg wartości ustalonej od wartości początkowej lokalu mieszkalnego, odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, do ogólnej powierzchni mieszkania.

Bez wyodrębnionego pomieszczenia nie można mieć kosztów

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w ww. interpretacji uznał, że niewydzielenie z mieszkania żadnego pomieszczenia do wyłącznego używania w celach związanych z działalnością gospodarczą nie pozwala na zaliczenie jakichkolwiek wydatków związanych z tym mieszkaniem do firmowych kosztów uzyskania przychodu.

Jego zdaniem brak tego wyodrębnienia sprawia, że wydatki związane z użytkowaniem mieszkania (a w szczególności pokoju,  którym pracuje i jednocześnie mieszka), tj. czynsz, opłaty za energię elektryczną nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, bo mają charakter osobisty. Wydatki te nie spełniają więc przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, że skoro księgowa mieszka w ww. pokoju, to nie jest możliwe wyodrębnienie, które i w jakiej części, wskazane we wniosku wydatki mogą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Natomiast co do możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków z tytułu użytkowania sieci Internet, organ podatkowy stwierdził, iż gdyby stosowna umowa dot. użytkowania tej sieci została zawarta w ramach i na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, to co do zasady poniesione z tego tytułu wydatki mogłyby stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności.

Ale nie można tych wydatków na dostęp do internetu rozliczać proporcjonalnie do powierzchni mieszkania, wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Dyrektor przypomniał, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

- musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

- nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,

- musi być należycie udokumentowany.

Co do zasady kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów.

Związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań, braku nadzoru lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Istnieje grupa wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej, gdyż są to wydatki, które ponoszą osoby fizyczne, niezależnie od tego czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też takiej działalności nie prowadzą. Są to typowe wydatki osobiste, konsumpcyjne np. wydatki dotyczące zapewnienia sobie odpowiednich warunków mieszkaniowych.

Wydatki o charakterze osobistym w szczególności mogą dotyczyć funkcjonowania, eksploatacji i utrzymania własnego mieszkania (lub jednego z jego pomieszczeń) na cele prywatne.

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach prywatnego charakteru tego rodzaju wydatków nie zmienia również fakt, iż podatnik może korzystać z pomieszczenia (lub znajdujących się w nim rzeczy) przeznaczonego na zaspokojenie własnych potrzeb mieszkaniowych, prowadząc równocześnie w tym pomieszczeniu działalność gospodarczą.

Jedynie w przypadku, gdy posiadany przez podatnika lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym, nie ma przeszkód do zaliczenia wydatków związanych z jego utrzymaniem i eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast w sytuacji, gdy pomieszczenie jest wykorzystywane przede wszystkim na cele prywatne, a jedynie dodatkowo jest wykorzystywane w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia stanowią bez wątpienia wydatki o charakterze osobistym. W rezultacie nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie są spełnione wymogi, o których mowa powoływanym wcześniej art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Koszty kredytu również poza kosztami firmy

Zdaniem organu podatkowego również odsetki od kredytu na zakup tego mieszkania nie mogą być zaliczone do kosztów biura rachunkowego.

Przedmiotowy kredyt nie został bowiem zaciągnięty w ramach, ani na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Również jego spłata nie dotyczy składnika majątku związanego z działalnością gospodarczą i jest niezależna od tego, księgowa prowadzi działalność gospodarczą. Brak jest tym samym związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem wydatków na spłatę odsetek od tego kredytu, a uzyskiwaniem przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej. 

Tak uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 25 czerwca 2012 r. (nr IBPBI/1/415-378/12/ZK) w tym samym stanie faktycznym.

Na firmę przeznacz całe mieszkanie lub przynajmniej jeden cały pokój

Trzeba wiedzieć (wynika, to pośrednio z ww. interpretacji), że zupełnie inaczej jest, gdy przeznaczy się wyłącznie na firmę całe mieszkanie lub przynajmniej jedno z jego pomieszczeń.

Wtedy nie ma wątpliwości, które wydatki są ponoszone na cele związane z działalnością gospodarczą i można je zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Całe mieszkanie przeznaczyła na siedzibę firmy inna księgowa, której pytania rozpatrywał ten sam Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacje z 18 czerwca 2012 r. – nr IBPBI/1/415-324/12/ZK i IBPBI/1/415-325/12/ZK).

Ona ma prawo zaliczać do kosztów odsetki od kredytu zaciągniętego (również wraz z mężem) na zakup tego mieszkania.

Ma również prawo do zaliczania do kosztów wydatki eksploatacyjne związane z tym lokalem (energia, woda, nieczystości etc.).

Odsetki od kredytu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej w dwojaki sposób:

1) odsetki od kredytu naliczone i zapłacone przed oddaniem przedmiotowego lokalu do użytkowania powiększają wartość początkową tego środka trwałego, zgodnie z art. 22g ust. 1 pkt 1 i ust. 3 ustawy o PIT i podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności pośrednio – poprzez odpisy amortyzacyjne (wg stawki 2,5% właściwej dla lokali niemieszkalnych), dokonywane od miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek ten został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

2) odsetki od kredytu zapłacone po oddaniu tego składnika majątku do użytkowania podlegają bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu.

Polecamy: Ile zapłacisz PIT przy sprzedaży domu, mieszkania lub działki?

Polecamy: Zwrot VAT za materiały budowlane - poradnik

Zgodnie z Wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, lokale mieszkalne (rodzaj 122) amortyzuje się przy zastosowaniu stawki 1,5%, natomiast lokale niemieszkalne (rodzaj 121) według stawki 2,5%. 

Odnośnie stawki amortyzacji organ podatkowy zauważył, że dla określenia stawki właściwej do amortyzacji wskazanego we wniosku lokalu mieszkalnego, stanowiącego środek trwały w prowadzonej działalności gospodarczej, decydujące znaczenie ma sposób faktycznego wykorzystania tego składnika majątku, a nie figurujące w dokumentach jego przeznaczenie. Zakwalifikowanie środka trwałego do odpowiedniego rodzaju Klasyfikacji Środków Trwałych nie może bowiem zależeć jedynie od faktu dochowania przez podatnika obowiązku, bądź nie dokonania zgłoszenia zmiany użytkowania lokalu mieszkalnego.

Dlatego jeżeli lokal mieszkalny wykorzystywany jest w całości na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (prowadzenie biura rachunkowego), to zmianie uległa funkcja tego lokalu, posiadającego pierwotnie charakter mieszkalny, na użytkowy. Oznacza to, iż prawidłową stawką do jego amortyzacji jest stawka wynosząca 2,5%, właściwa dla lokali niemieszkalnych.