Czy wydatki na telefon, laptop oraz wyposażenie biura dla członka zarządu są dla spółki kosztem podatkowym?

Na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako ustawa o PDOP), kwestie kosztów uzyskania przychodów należy analizować w oparciu o art. 15 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodów należą wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł. Jako kosztów podatkowych nie uznaje się jednakże tych wydatków, które zostały wprost wskazane przez ustawodawcę w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.

Dla oceny dopuszczalności kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na określone świadczenia dla osób należących do organów spółki, należy zwrócić uwagę na treść art. 16. ust. 1 pkt 38a ustawy o PDOP. Na gruncie przywołanej regulacji, za koszt uzyskania przychodów nie uważa się wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych na rzecz tych osób z tytułu pełnionych funkcji.  

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 368 § 1 Kodeksu spółek handlowych, zarząd zobowiązany jest do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentacji. Zarząd nie jest zatem organem stanowiącym Spółki. Oznacza to, że wyłączenie zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o PDOP nie będzie miało zastosowania do członków organów zarządzających. W związku z powyższym, przedmiotowe wyłączenie nie znajdzie w tej sytuacji zastosowania, a wydatki poniesione na wyposażenie biura, telefon oraz laptop dla członków zarządu będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów po spełnieniu ogólnych przesłanek materialnoprawnych określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP. 

Z uwagi na fakt, że wskazane powyżej koszty nie zostały zawarte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodu, określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, należy ocenić czy zostają one poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł.

Korzystanie przez członka zarządu z infrastruktury biurowej oraz laptopa i telefonu do celów związanych z wykonywaniem powierzonych mu przez spółkę zadań z pewnością ma związek z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą. Co więcej, umożliwienie, czy też usprawnienie wykonywania przez członków zarządu obowiązków polegających na zarządzaniu i kierowaniu spółką może przyczynić się do zwiększenia osiąganych przez nią przychodów. Wydatki poniesione na infrastrukturę biurową, oraz sprzęt elektroniczny dla członka zarządu będą więc mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Zasygnalizować jednak należy, że wskazane wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tylko w przypadku, gdy członek zarządu korzysta z biura i sprzętu jedynie do celów związanych z wykonywaniem nałożonych na niego obowiązków zarządczych (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26.6.2017 r., znak 0111-KDIB2-1.4010.69.2017.2.BJ, a także interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 1.3.2016 r., znak IPPB6/4510-449/15-2/AG i z 21.2.2014 r., znak IPPB3/423-946/13-2/KK). 

Przemysław Szwed, Młodszy Konsultant Podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.