Kiedy świadczenia na rzecz pracowników podlegają VAT

rada

Nieodpłatny dowóz pracowników nie podlega VAT tylko w przypadku, gdy występują trudności w zapewnieniu innych odpowiednich środków transportu lub gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa. Natomiast w przypadku gdy do nowej siedziby pracownicy będą mogli bez problemów dojechać transportem publicznym, bezpłatny dojazd będzie podlegał opodatkowaniu VAT. Dowóz pracowników do pracy ma również skutki w podatku dochodowym. Udostępnienie mieszkań służbowych będzie podlegało VAT, gdy w związku ze świadczeniem tych usług pracodawca może odliczyć VAT. Szczegóły w uzasadnieniu.

uzasadnienie

Nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracownika podlega VAT, jeżeli podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi czynnościami w całości lub w części.

Dowóz pracowników

Usługa dowozu (transportu) pracowników do pracy nie jest realizowana na cele osobiste pracowników, a tym samym nie podlega VAT, gdy występują trudności w zapewnieniu innych odpowiednich środków transportu lub gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa. To znaczy, gdy pracownicy nie mogą korzystać z publicznych środków transportu. Taki sposób opodatkowania usług dowozu pracowników wskazał ETS w sprawie C-258/95 Julius Filibeck Sohne GmbH & Co.KG a Finanzamt Neustadt (Niemcy). Trybunał określił kilka warunków, których spełnienie powoduje, że dowóz uznaje się za czynność podlegającą VAT:

1) gdy jest to czynność odpłatna -- musi istnieć ścisły i bezpośredni związek pomiędzy wykonywaną usługą dowozu a wynagrodzeniem, które jest określone w kwocie pieniężnej;

2) gdy jest to usługa świadczona bez wynagrodzenia -- to charakter prowadzonej przez podatnika działalności lub inne usprawiedliwione trudności wymuszają na nim zapewnienie transportu pracownikom.

Powyższe oznacza również, że gdy warunki wymienione w pkt 1 i 2 nie są spełnione, to nieodpłatny przewóz pracowników podlega opodatkowaniu VAT.

Podobne stanowisko do zawartego w powołanym powyżej orzeczeniu ETS reprezentują niektóre organy podatkowe.

Przykładowo można przytoczyć pismo Naczelnika I Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 30 września 2004 r. (nr ZP/443-240/04) lub pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Zgorzelcu z 22 września 2004 r. (nr US.PP-443- -58/04). W pierwszym z nich czytamy: „Miejsce prowadzenia działalności (w szczególności przeniesienie zakładu do innej miejscowości -- przyp. autora) oraz trzyzmianowy system pracy wymusza na pracodawcy zapewnienie transportu dla pracowników. W tym przypadku usługi dowozu pracowników do miejsca pracy nie są wykonywane na potrzeby inne niż związane z prowadzoną działalnością Wnioskującej. W związku z powyższym, nieodpłatny dowóz pracowników do pracy nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług”. Organ podatkowy potwierdził zatem brak opodatkowania VAT przewozu pracowników, gdy pracownicy nie mają możliwości dotarcia do miejsca pracy środkami komunikacji podmiejskiej.

Natomiast w piśmie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Zgorzelcu czytamy: „Zauważyć należy bowiem, iż wykonywanie przez Spółkę powyższych czynności na rzecz swoich pracowników stanowi realizację obowiązku wynikającego z przepisów prawa pracy, którego źródłem są między innymi zakładowe układy zbiorowe pracy. A zatem świadczenie usług w zakresie bezpłatnego dowozu pracowników do i z pracy, stanowiące realizację przedmiotowego obowiązku, nie stanowi świadczenia na cele osobiste pracownika, a związane jest, jak słusznie wskazuje Spółka we wniosku, z zaspokajaniem jego potrzeb pracowniczych. W takiej sytuacji czynności tych nie można uznać również za świadczenie usług niezwiązanych z prowadzonym przedsiębiorstwem”.

Z powyższego wynika, że nieodpłatny przewóz pracowników nie podlega opodatkowaniu VAT, również gdy obowiązek zapewnienia pracownikom transportu jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów prawa pracy, a przede wszystkim - z zakładowych układów zbiorowych.

Podsumowując, nieodpłatny dowóz pracowników do zakładu pracy nie podlega VAT, gdy:

• występują trudności w zapewnieniu innych odpowiednich środków transportu (jest utrudniony dostęp do komunikacji publicznej) przy zmianie miejsca wykonywania pracy (zmiany miejsca siedziby firmy),

• gdy charakter prowadzonej działalności (np. roboty budowlane w terenie) wymusza na pracodawcy zapewnienie transportu dla pracowników,

• obowiązek zapewnienia dowozu wynika np. z zakładowych układów zbiorowych.

PRZYKŁAD

Spółka wybudowała zakład produkcyjny na obrzeżach miasta. Przy zakładzie nie ma przystanku komunikacji miejskiej. Najbliższy przystanek znajduje się 5 km od zakładu pracy. W związku z tym, że nie ma bezpośredniego transportu publicznego, nieodpłatny dowóz pracowników nie podlega VAT.

Załóżmy jednak, że od lipca br. Zakład Komunikacji Miejskiej przedłuży trasy autobusów. Przystanek będzie przy zakładzie pracy. Od lipca br. nieodpłatny dowóz będzie już więc podlegał opodatkowaniu VAT.

Mimo że dowóz pracowników nie podlega VAT, pracodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT od poniesionych wydatków na transport, gdyż jest to czynność związana z działalnością firmy opodatkowaną VAT.

Na takim stanowisku stoją również sądy. WSA w Warszawie w wyroku z 13 lipca 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 3630/06) w podobnej sprawie stwierdził: „Inwestycja (...) stanowi nieodpłatne świadczenie usług przez spółkę na rzecz gminy. Jest to czynność niepodlegająca opodatkowaniu VAT, ale podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, ponieważ realizacja inwestycji pozostaje w związku z prowadzonym przez spółkę przedsiębiorstwem”.

Jeżeli do nowej siedziby pracownicy będą mogli bez problemów dojechać transportem publicznym, a pracodawca będzie zapewniał pracownikom bezpłatny dojazd do nowego miejsca pracy lub obciążał dojeżdżających pracowników kosztami transportu, to ww. świadczenie należy opodatkować VAT. W przypadku czynności nieodpłatnych obowiązek taki istnieje, gdy przy nabyciu towarów i usług związanych ze świadczeniem transportu przysługuje prawo do odliczenia VAT.

Niektóre urzędy skarbowe stoją na stanowisku, iż nieodpłatne świadczenie usług transportowych na rzecz własnych pracowników zawsze podlega opodatkowaniu VAT, gdy pracodawca może odliczyć VAT związany ze świadczeniem dowozu. Stanowisko to jest jednak błędne, gdyż w przypadku gdy pracodawca jest zobowiązany zapewnić transport, dokonuje świadczenia na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem.

Gdy pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikom dojazdu do pracy lub zwrotu kosztów takiego dojazdu, to tego rodzaju świadczenie na rzecz pracowników nie będzie korzystało ze zwolnienia z pdof. Wartość otrzymywanego świadczenia w postaci dowożenia oraz odwożenia z miejsca pracy będzie dla pracowników przychodem ze stosunku pracy. Przychód należy ustalić na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy o updof.

Mieszkania służbowe

W przypadku udostępniania pracownikom mieszkań służbowych nie mamy do czynienia ze świadczeniem mającym zaspokajać potrzeby pracownicze, związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej spółki. Jest to świadczenie na cele osobiste pracowników. W tym kontekście nie powinno się dokonywać rozróżnienia, czy była to czynność świadczona odpłatnie, czy też nie. W każdym przypadku usługa nieodpłatna będzie opodatkowana VAT, gdy w związku z tym świadczeniem można go odliczyć. Gdy nie przysługuje odliczenie -- udostępnienie mieszkań służbowych nie podlega VAT.

PRZYKŁAD

Spółka udostępnia swoim pracownikom mieszkania, które wynajmuje od Jana Kowalskiego. Jan Kowalski jest zwolniony z VAT i wystawia rachunki za najem. W związku z tym spółce nie przysługuje prawo do odliczenia VAT. Dlatego udostępnienie mieszkań pracownikom nie podlega VAT.

• art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług -- Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 74, poz. 444

Agnieszka Chrobak

ekspert w zakresie VAT