Jak wprowadzić dodatkowe konto do planu kont organizacji

Organizacje non profit - jako podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych - powinny posiadać „politykę rachunkowości”, której podstawowym składnikiem jest plan kont. Prawidłowo zdefiniowany plan kont ułatwia zarządzanie organizacją oraz umożliwia rzetelne sporządzenie sprawozdania finansowego. Organizacja może ewoluować i wtedy nawet najprecyzyjniej zdefiniowany plan kont wymaga wprowadzenia nowego konta.

Istnieje sporo przykładowych planów kont dla organizacji pozarządowych, które zawierają wszystkie konta syntetyczne niezbędne do prawidłowej ewidencji zdarzeń gospodarczych oraz sporządzania sprawozdań finansowych.

Po zapoznaniu się ze specyfiką danej organizacji, należy zdefiniować plan kont umożliwiający ewidencję księgową oraz pozyskiwanie danych do sprawozdań i rozliczeń z urzędami (jeżeli organizacja prowadzi działalność gospodarczą i/lub zatrudnia pracowników).

Zakładowy plan kont jest pisemnym dokumentem ustalanym i aktualizowanym przez kierownika jednostki i zawiera:

• wykaz kont księgi głównej,

• przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,

• zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Dla ułatwienia księgowania i analizy danych do kont syntetycznych powinno się zdefiniować poziomy kont analitycznych.

Przykład Organizacja prowadzi kasę w złotych i w walucie obcej. Konto „Kasa” posiada następującą analitykę:

100-1 „Kasa w walucie polskiej”,

100-2 „Kasa w walucie obcej”.

W praktyce do kont rozrachunków z dostawcami i odbiorcami dołącza się, jako poziom analityki - katalog kontrahentów, a do kont rozrachunków z pracownikami - katalog pracowników. W jednostkach, w których występują transakcje walutowe, do odpowiednich kont dołącza się, jako poziom analityki - katalog walut. Uzupełnianie tego typu analityki nie wymaga odrębnej procedury i dokonywane jest z reguły przez pracownika księgującego zdarzenia na kontach rozrachunkowych. Jeżeli organizacja jest duża i posiada kilkuosobowy dział księgowości, aktualizacji katalogu kontrahentów, pracowników i walut może dokonywać dedykowany pracownik.

Przykład Organizacja zatrudnia 3 pracowników. Konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” posiada jeden poziom analityki - katalog pracowników:

- 1 „Jan Kowalski”,

- 2 „Piotr Nowak”,

- 3 „Zofia Pawlak”.

Nawet najlepiej zdefiniowany plan kont może wymagać rozbudowy lub uzupełnienia. Przyczyny mogą być różne - np. nowe konto bankowe lub rozpoczęcie przez organizację prowadzenia działalności gospodarczej.

Procedura dopisywania kont syntetycznych do planu kont zależy od specyfiki jednostki, struktury zatrudnienia w dziale księgowości oraz kompetencji pracowników tego działu.

W małych organizacjach księgowość prowadzona jest z reguły przez jedną osobę - samodzielną księgową lub przez dedykowanego pracownika biura rachunkowego, obsługującego daną jednostkę. W takim przypadku to osoba księgująca - w porozumieniu z kierownikiem jednostki - dopisuje brakujące konto syntetyczne.

Duże organizacje non profit posiadają rozbudowane działy finansowo-księgowe, gdzie uzupełnianie kont syntetycznych wykonywane jest przez lub na zlecenie głównej księgowej, kierowników działu - również w porozumieniu z kierownikiem jednostki.

Przykład Organizacja CIS rozpoczęła działalność handlową. Dział księgowości składa się z głównej księgowej i dwóch pracowników księgowości. Zgodnie z procedurą wprowadzania dodatkowego konta w jednostce główna księgowa dokonuje uzupełnienia planu kont oraz powiadamia kierownika jednostki o konieczności aktualizacji planu kont stanowiącego element polityki rachunkowości.

Zawsze po dokonaniu zmian w zakładowym planie kont należy pamiętać o aktualizacji dotychczasowej dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości.

Aktualizację dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości można przeprowadzić w formie zastosowania aneksu lub połączenia dotychczasowych zasad z nowymi, w formie jednolitego tekstu.

Podstawa prawna:

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316

Hanna Stefańska