Dla uznania pisma za doręczone adresatowi w sposób zastępczy konieczne są dowody, że poczta próbowała je doręczyć. W tym celu na tzw. zwrotce muszą być odpowiednie adnotacje - uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie.
Do WSA trafiła skarga na odmowę uwzględnienia odwołania. Skarżący prowadzi działalność handlową na jednym z pasaży handlowych Warszawy. Przedsiębiorca ten postanowił wystąpić o zwrot opłaty targowej wraz z odsetkami za okres 1999–2002. Podał nie tylko adres zamieszkania, ale także miejsce wykonywania działalności. Wniosek nie przyniósł oczekiwanego przez handlowca rezultatu. Co więcej, nie dotarła do niego decyzja w tej sprawie. Kilka miesięcy po jej wydaniu skarżący złożył odwołanie. Jednak Samorządowe Kolegium Odwoławcze się nim nie zajęło wskazując, że dawno już upłynął termin do wniesienia dowołania.
A wszystko przez doręczenie zastępcze. Organy wysłały decyzję na adres zamieszkania wnioskodawcy pocztą. Ponieważ domownik oświadczył, że adresat tam nie mieszka, więc decyzja trafiła na 7 dni do urzędu pocztowego (obecnie termin ten wynosi 14 dni). Następnie została odesłana do nadawcy. Organ zaś uznał, że decyzja została doręczona w trybie zastępczym przewidzianym w Ordynacji podatkowej.
Sprawa trafiła do WSA. Skarżący twierdził, że doręczenie nie było skuteczne. W skrzynce pocztowej nie pozostawiono awizo, a poza tym decyzję można było doręczyć w miejscu pracy.
Sąd przyznał rację skarżącemu i uchylił zaskarżone postanowienie. Podkreślił, że dla wyjaśnienia, czy doręczenie w trybie art. 150 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r., nr 8, poz. 60 z późn. zm.) było skuteczne, potrzebna była tzw. zwrotka. Zgodnie z przepisem poczta musi podjąć próby doręczenia, np. pozostawiając awizo. Wszystkie okoliczności dotyczące podejmowanych prób doręczenia powinny być opisane przez pocztę na zwrotce, np. że domownik nie przyjął przesyłki, w skrzynce pocztowej pozostawiono awizo. W tym przypadku tego nie uczyniono. A ponieważ zwrotka nie została prawidłowo wypełniona, doręczenia nie można uznać za skuteczne, konkludował sąd.
