Prawo bilansowe pozwala na jednorazową amortyzację programów komputerowych o małej wartości.
Zgodnie z prawem bilansowym, program komputerowy o małej wartości może być jednorazowo odpisany w koszty działalności operacyjnej. Należy w związku z tym pamiętać, że każda firma powinna indywidualnie ustalić własne zasady kwalifikowania do kategorii aktywów o małej wartości i zapisać jej w swojej polityce rachunkowości.
Przykładowa ewidencja jednorazowego odpisu w koszty może w księgach rachunkowych być uwidoczniona w następujący sposób: Wn konto zespołu 4 „Koszty według rodzajów” / Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”.
Jeżeli natomiast taka minimalna wartość zostanie przekroczona, a program komputerowy spełni warunki z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, należy go wprowadzić do ewidencji na konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”. Jest tak najczęściej w przypadku, gdy firmy korzystają z takich programów na podstawie umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub z tzw. licencji. Podstawą amortyzacji takiego składnika majątku będzie wtedy prawidłowo ustalona wartość początkowa. Powinna ona obejmować cenę zapłaconą dostawcy, koszty instalacji, uruchomienia i testowania programu.
Do wartości początkowej należy więc zaliczyć koszty związane z nabyciem naliczone do dnia przekazania programu do używania. Od tego momentu zgodnie z ustawą o rachunkowości można też rozpocząć amortyzację wartości niematerialnych i prawnych. Jej stawki powinny uwzględniać przewidywalny okres korzystania z programu. Amortyzację wprowadza się do ewidencji zapisem np. Wn konto 400 „Amortyzacja”/Ma konto 060 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”.
Należy jednak wspomnieć jeszcze o dwóch innych przypadkach, w których amortyzacja programu komputerowego nie będzie podlega tym zasadom. Pierwszy wariant to zakup program komputerowego, który jest integralną częścią środka trwałego, bez którego środek trwały nie jest kompletny i zdatny do użytku. W takim przypadku program nie będzie podlegał samodzielnej amortyzacji.
Natomiast w drugim przypadku nie będzie on w ogóle podlegał amortyzacji bilansowej. Związane jest to z wytworzeniem przez firmę programu komputerowego we własnym zakresie.
