Czy można zaliczyć do kosztów wydatki na szkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego programu komputerowego

Koszty związane z wdrożeniem oprogramowania, poza kosztami szkolenia pracowników, zwiększają wartość początkową oprogramowania. Wydatki poniesione na przeszkolenie pracowników, którzy będą obsługiwać zakupiony wcześniej specjalistyczny program, można zaliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania. W szczególności są to koszty montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji. Kwotę należną zbywcy pomniejsza się o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Ponieważ wymieniając katalog kosztów związanych z nabyciem środka trwałego, ustawodawca posłużył się terminem „w szczególności”, oznacza to, że katalog ten ma charakter otwarty. Dlatego też koszty wdrożenia systemu komputerowego poniesione przez Państwa spółkę do dnia przyjęcia systemu do użytkowania i wprowadzenia go do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych powinny stanowić element wartości początkowej nabytego prawa, licencji na użytkowanie programów komputerowych.

Nieco inaczej będzie się przedstawiała kwestia rozliczenia kosztów poniesionych na szkolenie pracowników związane z obsługą wdrożonego programu. Koszty te nie powinny zwiększać jego wartości początkowej, powinny natomiast zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio, w dacie ich poniesienia.

Takie stanowisko potwierdzają również organy podatkowe. W piśmie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Nowym Tomyślu z 13 listopada 2003 r., nr ZD/423-1/03, czytamy, że:

Koszty związane ze szkoleniem pracowników w zakresie obsługi systemu przez pracowników udziałowca niemieckiego, który już wcześniej u siebie wdrożył system SAP, nie powinny zwiększać wartości początkowej nabytego prawa majątkowego. Tutejszy organ podziela stanowisko Spółki, iż wydatki związane ze szkoleniem pracowników w zakresie obsługi wdrażanego systemu, takie jak: koszty noclegów, pobytu pracowników za granicą (diety), używania samochodów osobowych do wyjazdów służbowych, wynagrodzenia za okres szkolenia, nie mieszczą się w ramach definicji ceny nabycia wartości niematerialnych i prawnych, w tym przypadku praw majątkowych.

Również Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu w piśmie z 26 października 2004 roku, nr ZD/423-218/04), stwierdził, że:

Koszty związane ze szkoleniem pracowników w zakresie obsługi systemu nie powinny zwiększać wartości początkowej nabytego prawa majątkowego, nie mieszczą się bowiem w ramach definicji ceny nabycia wartości niematerialnych i prawnych, w tym przypadku praw majątkowych. Wobec powyższego będą one obciążać koszty uzyskania przychodu, w momencie ich poniesienia.

Rafał Styczyński

doradca podatkowy