Odsetki w transakcjach handlowych

Joanna Jesionowska

W rozrachunkach z kontrahentami z tytułu zrealizowanych umów o dostawy towarów i świadczenie usług występują sytuacje, gdy zapłatę poprzedza dostawa towarów lub świadczenie usług, a następnie jej zafakturowanie. W związku z tym mamy do czynienia z należnościami u wierzyciela i zobowiązaniami u dłużnika.

Zgodnie z art. 481 kodeksu cywilnego, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Jednakże gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej niż stopa ustawowa, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy. Na mocy art. 482 § 1 wspomnianej ustawy od zaległych odsetek można żądać odsetek za opóźnienie dopiero od chwili wytoczenia o nie powództwa, chyba że po powstaniu zaległości strony zgodziły się na doliczenie zaległych odsetek do dłużnej sumy. Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony, ani nie wynika z właściwości zobowiązania, to zgodnie z art. 455 k.c. świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.

Oprócz powyższych przepisów k.c. szczególne uprawnienia wierzyciela i obowiązki dłużnika w związku z terminami zapłaty w transakcjach handlowych określa ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, która reguluje sposób ustalania przysługujących wierzycielowi odsetek za zwłokę z tytułu przedłużenia terminu płatności, w zależności od tego, czy termin zapłaty został ustalony w umowie czy też nie.

Należne odsetki w transakcjach handlowych

Zgodnie z postanowieniami tej ustawy transakcją handlową jest umowa, której przedmiotem jest odpłatne dostarczanie towaru lub odpłatne świadczenie usług, jeżeli strony tej umowy zawierają ją w związku z wykonywaną przez siebie działalnością gospodarczą lub zawodową.

W zasadzie ustawa ta normuje sytuacje, gdy zapłata następuje po 30 dniach od dostarczenia towaru lub wykonania usługi. Można powiedzieć, że ustawa ta reguluje możliwość żądania „zapłaty” za przedłużenie terminu płatności, którą są odsetki.

Odsetki za okres od 31 dnia od wykonania świadczenia do dnia płatności są w zasadzie ceną za wydłużony termin płatności, czyli za korzystanie z cudzych pieniędzy.

Ustawa reguluje dwie sytuacje, tj. kiedy w umowie określono termin płatności oraz kiedy go nie określono. Jednak tak wprowadzony podział w zasadzie różnicuje pozycje wierzyciela.

Zgodnie z art. 5 tej ustawy, jeżeli strony w umowie przewidziały termin płatności dłuższy niż 30 dni, to wierzyciel może żądać odsetek ustawowych za okres począwszy od 31 dnia po spełnieniu świadczenia niepieniężnego i doręczeniu dłużnikowi faktury do dnia zapłaty, ale nie dłuższy niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego.

Natomiast według art. 6, jeżeli termin płatności nie został określony w umowie wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za okres począwszy od 31 dnia zapłaty po spełnieniu świadczenia niepieniężnego - do dnia zapłaty, ale nie dłuższy niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego.

Za dzień wymagalności świadczenia pieniężnego uważa się dzień określony w pisemnym wezwaniu dłużnika do zapłaty, w szczególności w doręczonej dłużnikowi fakturze.

Jak wynika z powyższego, w pierwszym przypadku użyto zwrotu „wierzyciel może żądać”, zaś w drugim „wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe”. Takie określenia oznaczałyby uprzywilejowanie jednego rodzaju wierzyciela względem drugiego. Jednak powyższe unormowania należy interpretować podobnie. Nie można doprowadzać do takiego stanu, żeby istniała możliwość kwestionowania prawa wierzyciela do odsetek za korzystanie z cudzych pieniędzy tylko z tego powodu, że wierzyciel nie wystąpił z odrębnym żądaniem ich zapłaty za okres począwszy od 31 dnia po spełnieniu świadczenia niepieniężnego. Zwrot „wierzyciel może żądać odsetek za okres począwszy od 31 dnia...do dnia zapłaty” został w zasadzie użyty po to, by chronić dłużnika przed żądaniem odsetek za okres po dniu zapłaty. Nie chroni on jednak dłużnika przed żądaniem wierzyciela o zapłacenie odsetek po dniu zapłaty świadczenia głównego, ale za okres od 31 dnia do dnia zapłaty. Wierzyciel może wystąpić do dłużnika o takie odsetki do czasu, kiedy nie przedawnią się roszczenia.

Odsetki należne za opóźnienie świadczenia pieniężnego

Oprócz wyżej omówionych odsetek należy pamiętać również o odsetkach za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego. Zastosowanie ma tutaj art. 7 cytowanej ustawy, zgodnie z którym, jeżeli dłużnik w terminie określonym w umowie albo wezwaniu nie dokona zapłaty na rzecz wierzyciela, który spełnił określone w umowie świadczenie niepieniężne, wierzycielowi przysługują, bez odrębnego wezwania, odsetki w wysokości odsetek za zwłokę, określonej na podstawie art. 56 ordynacji podatkowej, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty. Powyższe oznacza, że każde przekroczenie przez dłużnika dat wymagalności zapłaty, czy to wynikających z umowy czy z wezwania do zapłaty, będzie powodowało wystąpienie odsetek za zaległości. Odsetki należą się wierzycielowi bez wezwania.

Podkreślenia wymaga fakt, iż zgodnie z art. 9 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych nie można ograniczyć praw wierzyciela określonych w ustawie. Oznacza to, że nieważne będą w umowach zapisy, że np. wierzyciel zrzeka się odsetek bądź zobowiązuje się ich nie dochodzić na drodze sądowej, czy też że zwalnia dłużnika z obowiązku zapłaty odsetek. Podobnie nieważne będą zapisy w umowie, na podstawie których zarówno odsetki zwykłe, jak i za zwłokę miałyby być ustalane w wysokości niższej niż ustawowa.

Ewidencja księgowa

Ewidencja księgowa odsetek będzie przebiegała na zasadach wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości.

Wierzyciel obciąża kontrahenta odsetkami przez wystawienie noty księgowej (obciążeniowej), zawierającej dane wymagane dla dowodów księgowych zewnętrznych własnych przekazywanych w oryginale kontrahentom.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odsetki u wierzyciela księguje się w dobro przychodów finansowych. Dotyczy to również odsetek naliczonych na dzień bilansowy po wycenie należności. Tak więc w księgach rachunkowych wierzyciela pojawią się następujące zapisy:

1) odsetki naliczone (także naliczone na dzień bilansowy przy wycenie należności): Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami”/Ma konto „Przychody finansowe”,

2) zapłata odsetek: Wn konto „Rachunek bankowy”/Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami”.

Natomiast u dłużnika odsetki księguje się w ciężar kosztów finansowych. Dotyczy to również odsetek należnych wierzycielowi zgodnie z zawartą z nim umową w wielkości ustalonej przy wycenie zobowiązań na dzień bilansowy.

Odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań z tytułu dostaw i usług zarachowuje się w ciężar kosztów finansowych, księgując:

1) odsetki należne (także należne wierzycielowi zgodnie z zawartą z nim umową, w wielkości ustalonej przy wycenie zobowiązań na dzień bilansowy): Wn konto „Koszty finansowe”/Ma konto „Rozrachunki z dostawcami”,

2) zapłata odsetek (także należne wierzycielowi zgodnie z zawartą z nim umową w wielkości ustalonej przy wycenie zobowiązań na dzień bilansowy: Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”/Ma konto „Rachunek bankowy”.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy należne odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie dotyczą zobowiązań związanych z budową środków trwałych, to zgodnie z art. 28 ust. 8 pkt 2 ustawy o rachunkowości zalicza się je do kosztów obsługi zobowiązań z tego tytułu. W związku z czym będą one zwiększać wartość środków trwałych w budowie. Dlatego też w ewidencji księgowej należy je ujmować następująco: Wn konto „Środki trwałe w budowie”/Ma konto „Rozrachunki z dostawcami” lub „Pozostałe rozrachunki”.

Odsetki w sprawozdaniu finansowym przedsiębiorstwa

Naliczone na dzień bilansowy odsetki od należności i zobowiązań z tytułu dostaw i usług wykazuje się odpowiednio:

- odsetki od należności - w aktywach bilansu, łącznie z należnością, której dotyczą - jako należności krótkoterminowe w pozycji B.II.1 lit. a lub B.II.2 lit. a, z podziałem na należności o terminie spłaty: do 12 i powyżej 12 miesięcy,

- odsetki od zobowiązań - w pasywach bilansu, łącznie z zobowiązaniem, którego dotyczą - jako zobowiązania krótkoterminowe w pozycji B.III.1 lit. a lub B.III.2 lit. d, z podziałem na zobowiązania o okresie wymagalności: do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy.

Natomiast w rachunku zysków i strat sumę odsetek wykazuje się odpowiednio w pozycji:

- przychodów finansowych: J.II (wersja kalkulacyjna) lub G.II (wersja porównawcza),

- kosztów finansowych: K.I (wersja kalkulacyjna) lub H.I (wersja porównawcza).

Należy pamiętać, że odsetki zarachowane na zwiększenie lub zmniejszenie konta „Środki trwałe w budowie” wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji A.II.2 „Środki trwałe w budowie” wraz z wartością poniesionych nakładów.

Skutki podatkowe, jakie wywołują odsetki

Odsetki mają znaczenie nie tylko dla celów rachunkowych, ale również dla podatkowych. W świetle ustaw o podatku dochodowym, tylko kwoty faktycznie otrzymanych odsetek od należności zalicza się do przychodów i wyłącznie zapłacone odsetki od zobowiązań zalicza się do kosztów uzyskania przychodów.

Wynika to z:

- art. 12 ust. 4 pkt 2 u.p.d.o.p. oraz odpowiednio art. 14 ust. 3 pkt 2 u.p.d.o.f., zgodnie z którym do przychodów nie zalicza się kwot naliczonych, lecz nieotrzymanych odsetek od należności,

- art. 16 ust. 1 pkt 11 u.p.d.o.p. oraz odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 32 u.p.d.o.f., zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów naliczonych, lecz niezapłaconych odsetek od zobowiązań.

Podstawa prawna:

• ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.),

• ustawa z 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. Nr 139, poz. 1323 z późn.zm.),

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. Nr 137, poz. 926 z późn.zm.),

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),

• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).