REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak monitorować sytuację płatniczą kontrahenta w niepewnych czasach

Subskrybuj nas na Youtube
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Nasza firma nawiązała współpracę z kontrahentem, który w przeszłości miał spore problemy finansowe. Były one spowodowane głównie błędnymi decyzjami w obszarze zarządzania. O tej niefortunnej przeszłości dowiedzieliśmy się jednak już po podpisaniu umowy o współpracy. Teraz pozostaje nam więc jedynie śledzenie bieżącej sytuacji płatniczej kontrahenta.
Nie ukrywam, że nasze obawy są związane także z obecną niepewną sytuacją na rynku finansowym. Gdzie i na jakich zasadach można na bieżąco badać sytuację płatniczą kontrahenta (zarówno potencjalnego, jak i tego, z którym już współpracujemy)?

RADA

REKLAMA

Jeżeli podejrzewają Państwo, że firma, z którą współpracują, traci płynność finansową lub istnieją obawy, że w najbliższym czasie będzie mieć trudności finansowe, można skorzystać z usługi monitorowania kontrahenta w odpowiednim Biurze Informacji Gospodarczej (BIG). Po podpisaniu umowy z konkretnym BIG będą Państwo otrzymywali informacje o każdej zmianie w bazie dłużników, która dotyczy przedsiębiorcy zgłoszonego do monitorowania. Obecnie w Polsce funkcjonują trzy Biura Informacji Gospodarczej. Są to: InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie, Europejski Rejestr Informacji Finansowej Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie oraz Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Wszystkie te instytucje mają w swojej ofercie usługę monitorowania na bieżąco zgłoszonego dłużnika. Zostały one pokrótce scharakteryzowane w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podstawowym czynnikiem determinującym rozwój przedsiębiorstwa są sprawdzeni i wiarygodni kontrahenci, którzy wywiązują się z zobowiązań płatniczych na czas. Aby uniknąć zatorów płatniczych, warto przed nawiązaniem współpracy i podpisaniem umowy handlowej czy kontraktu zweryfikować partnera biznesowego w odpowiednim Biurze Informacji Gospodarczej. Fakt, iż rzetelnie wywiązuje się on z innych płatności, zwiększa prawdopodobieństwo, że również płatności z tytułu naszego kontraktu ureguluje w terminie.

Przed podjęciem współpracy

Zadaniem BIG-ów jest przyjmowanie, przechowywanie i udostępnianie informacji gospodarczych, tj. informacji o rzetelnym lub nierzetelnym wywiązywaniu się z zobowiązań płatniczych konsumentów i przedsiębiorców. Działają one na podstawie ustawy z 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych. Umożliwiają przedsiębiorcom weryfikowanie rzetelności płatniczej potencjalnych klientów i kontrahentów oraz odzyskiwanie długów w prostszy i łagodniejszy sposób.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W Polsce funkcjonują trzy Biura Informacji Gospodarczej:

• InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie,

• Europejski Rejestr Informacji Finansowej Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie,

• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą we Wrocławiu.

Na potrzeby tej porady przeanalizowaliśmy usługi wszystkich trzech wymienionych Biur. Wyniki tej analizy, wraz z przykładowymi rozwiązaniami dla przedsiębiorstw, opisujemy poniżej.

Monitorowanie kontrahenta na bieżąco

REKLAMA

Jeżeli firma, z którą współpracujemy, traci płynność finansową lub istnieją obawy, że w najbliższym czasie będzie mieć trudności finansowe, można skorzystać z usługi monitorowania kontrahenta w BIG. W tym przypadku przedsiębiorca otrzymuje informacje o każdej zmianie w bazie Biura, która dotyczy przedsiębiorcy zgłoszonego do monitorowania.

Usługa ta pozwala zaprzestać współpracy z kontrahentem, którego sytuacja płatnicza się pogorszyła, lub kontynuować ją, jeśli jest stabilna. Umożliwia także w bezpieczniejszy sposób nawiązać współpracę z tym kontrahentem, którego sytuacja płatnicza zmieniła się na pozytywną.

Szczegółowe rozwiązania w tym zakresie, obowiązujące we wszystkich trzech funkcjonujących w Polsce BIG-ach, prezentujemy w przykładach 1-3.

PRZYKŁAD 1

Prowadzona przez Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. baza danych pozwala na weryfikację rzetelności przedsiębiorców. Pobierane przez klientów KRD raporty zawierają informacje o tym, czy dany przedsiębiorca widnieje w rejestrze, kto go w nim umieścił oraz z jakiego powodu. Przy formułowaniu zapytania należy podać NIP poszukiwanego przedsiębiorcy.

Informację o przedsiębiorcy można uzyskać przez bezpośrednią wizytę w siedzibie KRD (koszt jednorazowego sprawdzenia to 25 zł brutto) oraz korespondencyjnie (koszt 36 zł brutto) lub przez Internet (koszt 25 zł brutto). W tym celu należy wypełnić odpowiedni wniosek dostępny bezpośrednio w KRD lub na jego stronie internetowej.

Dla przedsiębiorców, którzy posiadają abonament w KRD, ustawa „jest tańsza” - sprawdzenie jednego przedsiębiorcy kosztuje wówczas od 3,66 zł do 12,20 zł brutto.

REKLAMA

KRD oferuje także bieżące nadzorowanie kondycji finansowej przedsiębiorcy. W tym celu należy podpisać umowę abonamentową. Korzystając z usługi monitorowania kontrahenta w KRD, można także kontrolować sytuację gospodarczą w swojej branży, obserwując konkurentów. Proces stałego śledzenia informacji o aktualnym bądź potencjalnym kontrahencie odbywa się automatycznie. W momencie pojawienia się dłużnika w rejestrze system natychmiast informuje o tym użytkownika (np. e-mailem). Koszt takiej usługi jest uzależniony od wykupionego przez klienta abonamentu (kształtuje się on w granicach od 6,10 zł do 30,50 zł brutto za każdą dobę monitorowania). Do tego należy jeszcze doliczyć koszt jednorazowej opłaty aktywacyjnej w wysokości 366 zł brutto.

Dość ciekawą opcją w ramach monitorowania na bieżąco jest specjalny system weryfikacji kontrahentów za pomocą telefonów komórkowych z funkcją WAP. W ramach tej usługi, bez udziału komputera, klient może mieć dostęp do bazy KRD (połączenie następuje poprzez system WAP). Z wykorzystaniem telefonu komórkowego klient dowie się, czy interesujący go przedsiębiorca jest w bazie KRD, jaka jest łączna kwota jego zadłużenia oraz liczba wierzycieli. Połączenie poprzez WAP zostanie odnotowane w systemie i przez 7 dni klient ma możliwość poznania, po zalogowaniu się na stronie www, bardziej szczegółowych danych (nazwy wierzycieli, danych dokumentów, na podstawie których dłużnik trafił do rejestru, itp.), zgodnie z wybranym abonamentem.

 

PRZYKŁAD 2

Zbliżony do KRD zakres usług dotyczących sprawdzania kontrahentów proponuje InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A. Tutaj sprawdzenie informacji o wiarygodności płatniczej kontrahenta/przedsiębiorcy następuje w trzech bazach danych:

• InfoMonitora (baza własna zawierająca informacje gospodarcze o przedsiębiorcach i konsumentach z rynku pozabankowego),

• Związku Banków Polskich (jest to baza „Bankowy Rejestr Dłużników”, prowadzona przez Związek Banków Polskich, zawierająca informacje o przedsiębiorcach i konsumentach z rynku bankowego; w tej bazie sprawdzanie odbywa się jednak tylko pod warunkiem posiadania upoważnienia przedsiębiorcy, którego dotyczy zapytanie, w celu uzyskania danych stanowiących tajemnicę bankową - upoważnienie ważne jest 30 dni),

• Biura Informacji Kredytowej (zawiera ona informacje o konsumentach z rynku bankowego).

W tym przypadku to klient dokonuje wyboru odpowiedniego abonamentu obejmującego konkretną bazę/bazy o dłużnikach, z których zamierza korzystać. W tym celu podpisuje on odpowiednią umowę abonamentową lub umowę strategiczną (przy większej ilości pobieranych informacji gospodarczych niż w cenniku umowy abonamentowej). Bez umowy może natomiast dokonywać pojedynczych sprawdzeń.

Abonament miesięczny, w zależności od wybranej opcji, kosztuje od 122 do 707,60 zł brutto (do tego należy jeszcze doliczyć opłatę aktywacyjną w wysokości 242,78 zł brutto). Podobnie jak w przypadku KRD, w bazach InfoMonitora istnieje możliwość dokonywania jednorazowych sprawdzeń (cena pojedynczego sprawdzenia to 42,70 zł brutto), a także monitorowania na bieżąco informacji gospodarczych o wybranym przedsiębiorcy (opłaty naliczane są za każdy dzień monitorowania - są one także uzależnione od zakupionego przez klienta abonamentu).

Informacje gospodarcze są przekazywane klientowi w tzw. raporcie o przedsiębiorcy. Dokument ten zawiera informacje na temat dłużnika/przedsiębiorcy, o jego zobowiązaniach i wierzycielach. Raport o przedsiębiorcy można uzyskać bezpośrednio w biurze InfoMonitora, przez Internet (logując się za pomocą uzyskanego od InfoMonitora identyfikatora oraz hasła), a także wykorzystując połączenie serwer-serwer (połączenie sieciowe).

PRZYKŁAD 3

Podobne do poprzednich BIG-ów zasady udostępniania informacji gospodarczych o kontrahentach proponuje Europejski Rejestr Informacji Finansowej Biuro Informacji Gospodarczej S.A. Tutaj także wynikiem sprawdzenia kontrahenta w bazie ERIF jest odpowiedni raport, stanowiący obraz zobowiązań pieniężnych poszukiwanego podmiotu. Raport ten zawiera informacje na temat kontrahenta, o jego zobowiązaniach i wierzycielach (podana jest w nim suma wszystkich zaległości dłużnika, daty ich powstania, nazwy wierzycieli, czy kwestionowano zadłużenie itp.).

System monitorowania kontrahentów w ERIF również oparty jest na umowie abonamentowej (pojedyncze sprawdzenie odbywa się bez umowy). Dzięki niemu w sposób ciągły można monitorować jednego lub pewną grupę kontrahentów. Każda zmiana na koncie kontrahenta, wzorem poprzedników, jest natychmiast wysyłana klientowi (pocztą elektroniczną).

W ramach bazy ERIF sprawdzanie kontrahentów odbywa się w dwóch zasadniczych pakietach. Pierwszy z nich to pakiet domino (ceny: za 50 sprawdzeń 366 zł brutto, za 100 sprawdzeń 610 zł brutto, sprawdzenie pojedynczego kontrahenta bez umowy 36,60 zł brutto). Pakiet ten proponuje moduł umożliwiający szybkie weryfikowanie potencjalnego klienta lub pojedyncze sprawdzenie obecnego kontrahenta, a także moduł pozwalający zlecać miesięczny monitoring wybranych klientów i kontrahentów oraz konkurencji według numeru NIP. Klient sam ustala listę kontrahentów do monitorowania, a także, w ramach wybranego modułu, dowolnie dodaje lub usuwa monitorowane rekordy. Z kolei pakiet prewencja to koncepcja zakładająca połączenie usług BIG-u z usługami firmy windykacyjnej (sprawdzanie kontrahentów oraz możliwość zlecenia windykacji). Koszt takiego pakietu to 1091,90 zł brutto na rok.

Ciekawym rozwiązaniem proponowanym przez ERIF są rejestry branżowe. Tutaj wymiana danych na temat przeterminowanych zobowiązań następuje w ramach pogrupowanych branż (np. rejestr dłużników branży drzewnej, rejestr dłużników branży motoryzacyjnej, rejestr dłużników firm transportowych, rejestr dłużników branży paliwowej).

Korzyści dla rzetelnych

Warto podkreślić, że oprócz informacji negatywnych BIG-i posiadają również bazę informacji pozytywnych, czyli o terminowym regulowaniu płatności przez przedsiębiorców i konsumentów. Umieszczenie informacji pozytywnej jest dość skomplikowane, jednak warto przejść tę drogę i uwiarygodnić się w oczach kontrahenta, z którym planuje się kontakty handlowe.

Miękka windykacja

Mianem miękkiej windykacji określa się w praktyce gospodarczej łagodny sposób na odzyskiwanie długów i mobilizowanie płatników do regularnego i terminowego wywiązywania się z zobowiązań. Metoda ta sprawdza się w różnych sytuacjach, szczególnie gdy przyczyną powstania zaległości są:

• brak dyscypliny płatniczej,

• brak efektywnych metod egzekwowania zadłużenia,

• poczucie bezkarności konsumentów i przedsiębiorców.

Wszystkie opisane w przykładach Biura Informacji Gospodarczej dysponują odpowiednimi narzędziami, które pomagają w przeprowadzeniu procesu miękkiej windykacji. Należą do nich przykładowo:

• formularz wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do BIG,

• pieczątka do wykorzystywania na własnych dokumentach finansowych z informacją o zamiarze umieszczenia dłużnika w ewidencji,

• powiadomienie o umieszczeniu informacji gospodarczej na jego temat w BIG.

• ustawa z 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych - Dz.U. Nr 50, poz. 424; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1378

Stanisław Woźniak

specjalista w zakresie zarządzania finansami

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

Zarządzanie finansami i procesami finansowo-księgowymi w rosnącym przedsiębiorstwie

W dzisiejszej gospodarce efektywne zarządzanie finansami i procesami finansowymi stanowi kluczowy czynnik sukcesu dla rozwijających się przedsiębiorstw. Praktyka biznesowa pokazuje, że sam wzrost obrotów nie zawsze przekłada się na poprawę kondycji finansowej firmy. Nieumiejętnie zarządzany rozwój może prowadzić do paradoksalnej sytuacji, w której zwiększającym się przychodom towarzyszą spadająca rentowność i problemy z płynnością finansową.

Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

REKLAMA

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Prof. Modzelewski wyjaśnia jak to możliwe

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

REKLAMA

Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

REKLAMA