REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak monitorować sytuację płatniczą kontrahenta w niepewnych czasach

Subskrybuj nas na Youtube
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Nasza firma nawiązała współpracę z kontrahentem, który w przeszłości miał spore problemy finansowe. Były one spowodowane głównie błędnymi decyzjami w obszarze zarządzania. O tej niefortunnej przeszłości dowiedzieliśmy się jednak już po podpisaniu umowy o współpracy. Teraz pozostaje nam więc jedynie śledzenie bieżącej sytuacji płatniczej kontrahenta.
Nie ukrywam, że nasze obawy są związane także z obecną niepewną sytuacją na rynku finansowym. Gdzie i na jakich zasadach można na bieżąco badać sytuację płatniczą kontrahenta (zarówno potencjalnego, jak i tego, z którym już współpracujemy)?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Jeżeli podejrzewają Państwo, że firma, z którą współpracują, traci płynność finansową lub istnieją obawy, że w najbliższym czasie będzie mieć trudności finansowe, można skorzystać z usługi monitorowania kontrahenta w odpowiednim Biurze Informacji Gospodarczej (BIG). Po podpisaniu umowy z konkretnym BIG będą Państwo otrzymywali informacje o każdej zmianie w bazie dłużników, która dotyczy przedsiębiorcy zgłoszonego do monitorowania. Obecnie w Polsce funkcjonują trzy Biura Informacji Gospodarczej. Są to: InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie, Europejski Rejestr Informacji Finansowej Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie oraz Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Wszystkie te instytucje mają w swojej ofercie usługę monitorowania na bieżąco zgłoszonego dłużnika. Zostały one pokrótce scharakteryzowane w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podstawowym czynnikiem determinującym rozwój przedsiębiorstwa są sprawdzeni i wiarygodni kontrahenci, którzy wywiązują się z zobowiązań płatniczych na czas. Aby uniknąć zatorów płatniczych, warto przed nawiązaniem współpracy i podpisaniem umowy handlowej czy kontraktu zweryfikować partnera biznesowego w odpowiednim Biurze Informacji Gospodarczej. Fakt, iż rzetelnie wywiązuje się on z innych płatności, zwiększa prawdopodobieństwo, że również płatności z tytułu naszego kontraktu ureguluje w terminie.

Przed podjęciem współpracy

Zadaniem BIG-ów jest przyjmowanie, przechowywanie i udostępnianie informacji gospodarczych, tj. informacji o rzetelnym lub nierzetelnym wywiązywaniu się z zobowiązań płatniczych konsumentów i przedsiębiorców. Działają one na podstawie ustawy z 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych. Umożliwiają przedsiębiorcom weryfikowanie rzetelności płatniczej potencjalnych klientów i kontrahentów oraz odzyskiwanie długów w prostszy i łagodniejszy sposób.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W Polsce funkcjonują trzy Biura Informacji Gospodarczej:

• InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie,

• Europejski Rejestr Informacji Finansowej Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie,

• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą we Wrocławiu.

Na potrzeby tej porady przeanalizowaliśmy usługi wszystkich trzech wymienionych Biur. Wyniki tej analizy, wraz z przykładowymi rozwiązaniami dla przedsiębiorstw, opisujemy poniżej.

Monitorowanie kontrahenta na bieżąco

REKLAMA

Jeżeli firma, z którą współpracujemy, traci płynność finansową lub istnieją obawy, że w najbliższym czasie będzie mieć trudności finansowe, można skorzystać z usługi monitorowania kontrahenta w BIG. W tym przypadku przedsiębiorca otrzymuje informacje o każdej zmianie w bazie Biura, która dotyczy przedsiębiorcy zgłoszonego do monitorowania.

Usługa ta pozwala zaprzestać współpracy z kontrahentem, którego sytuacja płatnicza się pogorszyła, lub kontynuować ją, jeśli jest stabilna. Umożliwia także w bezpieczniejszy sposób nawiązać współpracę z tym kontrahentem, którego sytuacja płatnicza zmieniła się na pozytywną.

Szczegółowe rozwiązania w tym zakresie, obowiązujące we wszystkich trzech funkcjonujących w Polsce BIG-ach, prezentujemy w przykładach 1-3.

PRZYKŁAD 1

Prowadzona przez Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. baza danych pozwala na weryfikację rzetelności przedsiębiorców. Pobierane przez klientów KRD raporty zawierają informacje o tym, czy dany przedsiębiorca widnieje w rejestrze, kto go w nim umieścił oraz z jakiego powodu. Przy formułowaniu zapytania należy podać NIP poszukiwanego przedsiębiorcy.

Informację o przedsiębiorcy można uzyskać przez bezpośrednią wizytę w siedzibie KRD (koszt jednorazowego sprawdzenia to 25 zł brutto) oraz korespondencyjnie (koszt 36 zł brutto) lub przez Internet (koszt 25 zł brutto). W tym celu należy wypełnić odpowiedni wniosek dostępny bezpośrednio w KRD lub na jego stronie internetowej.

Dla przedsiębiorców, którzy posiadają abonament w KRD, ustawa „jest tańsza” - sprawdzenie jednego przedsiębiorcy kosztuje wówczas od 3,66 zł do 12,20 zł brutto.

REKLAMA

KRD oferuje także bieżące nadzorowanie kondycji finansowej przedsiębiorcy. W tym celu należy podpisać umowę abonamentową. Korzystając z usługi monitorowania kontrahenta w KRD, można także kontrolować sytuację gospodarczą w swojej branży, obserwując konkurentów. Proces stałego śledzenia informacji o aktualnym bądź potencjalnym kontrahencie odbywa się automatycznie. W momencie pojawienia się dłużnika w rejestrze system natychmiast informuje o tym użytkownika (np. e-mailem). Koszt takiej usługi jest uzależniony od wykupionego przez klienta abonamentu (kształtuje się on w granicach od 6,10 zł do 30,50 zł brutto za każdą dobę monitorowania). Do tego należy jeszcze doliczyć koszt jednorazowej opłaty aktywacyjnej w wysokości 366 zł brutto.

Dość ciekawą opcją w ramach monitorowania na bieżąco jest specjalny system weryfikacji kontrahentów za pomocą telefonów komórkowych z funkcją WAP. W ramach tej usługi, bez udziału komputera, klient może mieć dostęp do bazy KRD (połączenie następuje poprzez system WAP). Z wykorzystaniem telefonu komórkowego klient dowie się, czy interesujący go przedsiębiorca jest w bazie KRD, jaka jest łączna kwota jego zadłużenia oraz liczba wierzycieli. Połączenie poprzez WAP zostanie odnotowane w systemie i przez 7 dni klient ma możliwość poznania, po zalogowaniu się na stronie www, bardziej szczegółowych danych (nazwy wierzycieli, danych dokumentów, na podstawie których dłużnik trafił do rejestru, itp.), zgodnie z wybranym abonamentem.

 

PRZYKŁAD 2

Zbliżony do KRD zakres usług dotyczących sprawdzania kontrahentów proponuje InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A. Tutaj sprawdzenie informacji o wiarygodności płatniczej kontrahenta/przedsiębiorcy następuje w trzech bazach danych:

• InfoMonitora (baza własna zawierająca informacje gospodarcze o przedsiębiorcach i konsumentach z rynku pozabankowego),

• Związku Banków Polskich (jest to baza „Bankowy Rejestr Dłużników”, prowadzona przez Związek Banków Polskich, zawierająca informacje o przedsiębiorcach i konsumentach z rynku bankowego; w tej bazie sprawdzanie odbywa się jednak tylko pod warunkiem posiadania upoważnienia przedsiębiorcy, którego dotyczy zapytanie, w celu uzyskania danych stanowiących tajemnicę bankową - upoważnienie ważne jest 30 dni),

• Biura Informacji Kredytowej (zawiera ona informacje o konsumentach z rynku bankowego).

W tym przypadku to klient dokonuje wyboru odpowiedniego abonamentu obejmującego konkretną bazę/bazy o dłużnikach, z których zamierza korzystać. W tym celu podpisuje on odpowiednią umowę abonamentową lub umowę strategiczną (przy większej ilości pobieranych informacji gospodarczych niż w cenniku umowy abonamentowej). Bez umowy może natomiast dokonywać pojedynczych sprawdzeń.

Abonament miesięczny, w zależności od wybranej opcji, kosztuje od 122 do 707,60 zł brutto (do tego należy jeszcze doliczyć opłatę aktywacyjną w wysokości 242,78 zł brutto). Podobnie jak w przypadku KRD, w bazach InfoMonitora istnieje możliwość dokonywania jednorazowych sprawdzeń (cena pojedynczego sprawdzenia to 42,70 zł brutto), a także monitorowania na bieżąco informacji gospodarczych o wybranym przedsiębiorcy (opłaty naliczane są za każdy dzień monitorowania - są one także uzależnione od zakupionego przez klienta abonamentu).

Informacje gospodarcze są przekazywane klientowi w tzw. raporcie o przedsiębiorcy. Dokument ten zawiera informacje na temat dłużnika/przedsiębiorcy, o jego zobowiązaniach i wierzycielach. Raport o przedsiębiorcy można uzyskać bezpośrednio w biurze InfoMonitora, przez Internet (logując się za pomocą uzyskanego od InfoMonitora identyfikatora oraz hasła), a także wykorzystując połączenie serwer-serwer (połączenie sieciowe).

PRZYKŁAD 3

Podobne do poprzednich BIG-ów zasady udostępniania informacji gospodarczych o kontrahentach proponuje Europejski Rejestr Informacji Finansowej Biuro Informacji Gospodarczej S.A. Tutaj także wynikiem sprawdzenia kontrahenta w bazie ERIF jest odpowiedni raport, stanowiący obraz zobowiązań pieniężnych poszukiwanego podmiotu. Raport ten zawiera informacje na temat kontrahenta, o jego zobowiązaniach i wierzycielach (podana jest w nim suma wszystkich zaległości dłużnika, daty ich powstania, nazwy wierzycieli, czy kwestionowano zadłużenie itp.).

System monitorowania kontrahentów w ERIF również oparty jest na umowie abonamentowej (pojedyncze sprawdzenie odbywa się bez umowy). Dzięki niemu w sposób ciągły można monitorować jednego lub pewną grupę kontrahentów. Każda zmiana na koncie kontrahenta, wzorem poprzedników, jest natychmiast wysyłana klientowi (pocztą elektroniczną).

W ramach bazy ERIF sprawdzanie kontrahentów odbywa się w dwóch zasadniczych pakietach. Pierwszy z nich to pakiet domino (ceny: za 50 sprawdzeń 366 zł brutto, za 100 sprawdzeń 610 zł brutto, sprawdzenie pojedynczego kontrahenta bez umowy 36,60 zł brutto). Pakiet ten proponuje moduł umożliwiający szybkie weryfikowanie potencjalnego klienta lub pojedyncze sprawdzenie obecnego kontrahenta, a także moduł pozwalający zlecać miesięczny monitoring wybranych klientów i kontrahentów oraz konkurencji według numeru NIP. Klient sam ustala listę kontrahentów do monitorowania, a także, w ramach wybranego modułu, dowolnie dodaje lub usuwa monitorowane rekordy. Z kolei pakiet prewencja to koncepcja zakładająca połączenie usług BIG-u z usługami firmy windykacyjnej (sprawdzanie kontrahentów oraz możliwość zlecenia windykacji). Koszt takiego pakietu to 1091,90 zł brutto na rok.

Ciekawym rozwiązaniem proponowanym przez ERIF są rejestry branżowe. Tutaj wymiana danych na temat przeterminowanych zobowiązań następuje w ramach pogrupowanych branż (np. rejestr dłużników branży drzewnej, rejestr dłużników branży motoryzacyjnej, rejestr dłużników firm transportowych, rejestr dłużników branży paliwowej).

Korzyści dla rzetelnych

Warto podkreślić, że oprócz informacji negatywnych BIG-i posiadają również bazę informacji pozytywnych, czyli o terminowym regulowaniu płatności przez przedsiębiorców i konsumentów. Umieszczenie informacji pozytywnej jest dość skomplikowane, jednak warto przejść tę drogę i uwiarygodnić się w oczach kontrahenta, z którym planuje się kontakty handlowe.

Miękka windykacja

Mianem miękkiej windykacji określa się w praktyce gospodarczej łagodny sposób na odzyskiwanie długów i mobilizowanie płatników do regularnego i terminowego wywiązywania się z zobowiązań. Metoda ta sprawdza się w różnych sytuacjach, szczególnie gdy przyczyną powstania zaległości są:

• brak dyscypliny płatniczej,

• brak efektywnych metod egzekwowania zadłużenia,

• poczucie bezkarności konsumentów i przedsiębiorców.

Wszystkie opisane w przykładach Biura Informacji Gospodarczej dysponują odpowiednimi narzędziami, które pomagają w przeprowadzeniu procesu miękkiej windykacji. Należą do nich przykładowo:

• formularz wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do BIG,

• pieczątka do wykorzystywania na własnych dokumentach finansowych z informacją o zamiarze umieszczenia dłużnika w ewidencji,

• powiadomienie o umieszczeniu informacji gospodarczej na jego temat w BIG.

• ustawa z 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych - Dz.U. Nr 50, poz. 424; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1378

Stanisław Woźniak

specjalista w zakresie zarządzania finansami

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA