Jak monitorować sytuację płatniczą kontrahenta w niepewnych czasach

RADA

Jeżeli podejrzewają Państwo, że firma, z którą współpracują, traci płynność finansową lub istnieją obawy, że w najbliższym czasie będzie mieć trudności finansowe, można skorzystać z usługi monitorowania kontrahenta w odpowiednim Biurze Informacji Gospodarczej (BIG). Po podpisaniu umowy z konkretnym BIG będą Państwo otrzymywali informacje o każdej zmianie w bazie dłużników, która dotyczy przedsiębiorcy zgłoszonego do monitorowania. Obecnie w Polsce funkcjonują trzy Biura Informacji Gospodarczej. Są to: InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie, Europejski Rejestr Informacji Finansowej Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie oraz Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Wszystkie te instytucje mają w swojej ofercie usługę monitorowania na bieżąco zgłoszonego dłużnika. Zostały one pokrótce scharakteryzowane w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podstawowym czynnikiem determinującym rozwój przedsiębiorstwa są sprawdzeni i wiarygodni kontrahenci, którzy wywiązują się z zobowiązań płatniczych na czas. Aby uniknąć zatorów płatniczych, warto przed nawiązaniem współpracy i podpisaniem umowy handlowej czy kontraktu zweryfikować partnera biznesowego w odpowiednim Biurze Informacji Gospodarczej. Fakt, iż rzetelnie wywiązuje się on z innych płatności, zwiększa prawdopodobieństwo, że również płatności z tytułu naszego kontraktu ureguluje w terminie.

Przed podjęciem współpracy

Zadaniem BIG-ów jest przyjmowanie, przechowywanie i udostępnianie informacji gospodarczych, tj. informacji o rzetelnym lub nierzetelnym wywiązywaniu się z zobowiązań płatniczych konsumentów i przedsiębiorców. Działają one na podstawie ustawy z 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych. Umożliwiają przedsiębiorcom weryfikowanie rzetelności płatniczej potencjalnych klientów i kontrahentów oraz odzyskiwanie długów w prostszy i łagodniejszy sposób.

W Polsce funkcjonują trzy Biura Informacji Gospodarczej:

• InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie,

• Europejski Rejestr Informacji Finansowej Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie,

• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą we Wrocławiu.

Na potrzeby tej porady przeanalizowaliśmy usługi wszystkich trzech wymienionych Biur. Wyniki tej analizy, wraz z przykładowymi rozwiązaniami dla przedsiębiorstw, opisujemy poniżej.

Monitorowanie kontrahenta na bieżąco

Jeżeli firma, z którą współpracujemy, traci płynność finansową lub istnieją obawy, że w najbliższym czasie będzie mieć trudności finansowe, można skorzystać z usługi monitorowania kontrahenta w BIG. W tym przypadku przedsiębiorca otrzymuje informacje o każdej zmianie w bazie Biura, która dotyczy przedsiębiorcy zgłoszonego do monitorowania.

Usługa ta pozwala zaprzestać współpracy z kontrahentem, którego sytuacja płatnicza się pogorszyła, lub kontynuować ją, jeśli jest stabilna. Umożliwia także w bezpieczniejszy sposób nawiązać współpracę z tym kontrahentem, którego sytuacja płatnicza zmieniła się na pozytywną.

Szczegółowe rozwiązania w tym zakresie, obowiązujące we wszystkich trzech funkcjonujących w Polsce BIG-ach, prezentujemy w przykładach 1-3.

PRZYKŁAD 1

Prowadzona przez Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. baza danych pozwala na weryfikację rzetelności przedsiębiorców. Pobierane przez klientów KRD raporty zawierają informacje o tym, czy dany przedsiębiorca widnieje w rejestrze, kto go w nim umieścił oraz z jakiego powodu. Przy formułowaniu zapytania należy podać NIP poszukiwanego przedsiębiorcy.

Informację o przedsiębiorcy można uzyskać przez bezpośrednią wizytę w siedzibie KRD (koszt jednorazowego sprawdzenia to 25 zł brutto) oraz korespondencyjnie (koszt 36 zł brutto) lub przez Internet (koszt 25 zł brutto). W tym celu należy wypełnić odpowiedni wniosek dostępny bezpośrednio w KRD lub na jego stronie internetowej.

Dla przedsiębiorców, którzy posiadają abonament w KRD, ustawa „jest tańsza” - sprawdzenie jednego przedsiębiorcy kosztuje wówczas od 3,66 zł do 12,20 zł brutto.

KRD oferuje także bieżące nadzorowanie kondycji finansowej przedsiębiorcy. W tym celu należy podpisać umowę abonamentową. Korzystając z usługi monitorowania kontrahenta w KRD, można także kontrolować sytuację gospodarczą w swojej branży, obserwując konkurentów. Proces stałego śledzenia informacji o aktualnym bądź potencjalnym kontrahencie odbywa się automatycznie. W momencie pojawienia się dłużnika w rejestrze system natychmiast informuje o tym użytkownika (np. e-mailem). Koszt takiej usługi jest uzależniony od wykupionego przez klienta abonamentu (kształtuje się on w granicach od 6,10 zł do 30,50 zł brutto za każdą dobę monitorowania). Do tego należy jeszcze doliczyć koszt jednorazowej opłaty aktywacyjnej w wysokości 366 zł brutto.

Dość ciekawą opcją w ramach monitorowania na bieżąco jest specjalny system weryfikacji kontrahentów za pomocą telefonów komórkowych z funkcją WAP. W ramach tej usługi, bez udziału komputera, klient może mieć dostęp do bazy KRD (połączenie następuje poprzez system WAP). Z wykorzystaniem telefonu komórkowego klient dowie się, czy interesujący go przedsiębiorca jest w bazie KRD, jaka jest łączna kwota jego zadłużenia oraz liczba wierzycieli. Połączenie poprzez WAP zostanie odnotowane w systemie i przez 7 dni klient ma możliwość poznania, po zalogowaniu się na stronie www, bardziej szczegółowych danych (nazwy wierzycieli, danych dokumentów, na podstawie których dłużnik trafił do rejestru, itp.), zgodnie z wybranym abonamentem.