Jak określić termin realizacji zamówienia publicznego

rada

Jeżeli termin 45 dni był terminem ostatecznym, to odrzucenie oferty nie byłoby konieczne. Wykonawca nie powinien jednak czerpać z tego tytułu dodatkowych korzyści w ocenie ofert, a jego oferta powinna być traktowana tak, jakby podał termin 45 dni. Oczywiście zamawiający ma prawo domagać się zakończenia prac w zaoferowanym, krótszym terminie. Szczegóły w uzasadnieniu.

uzasadnienie

Aby udzielić precyzyjnej odpowiedzi, należałoby dokładniej znać intencje zamawiającego oraz zapisy specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zachodzą bowiem dwie możliwości. Podany termin 45 dni może być terminem maksymalnym, ostatecznym, do którego prace muszą zostać zakończone. Jednak może on także być precyzyjnie wyznaczonym dniem, w którym powinna zostać zakończona realizacja zamówienia.

O wiele bardziej prawdopodobny wydaje się wariant pierwszy, gdyż zazwyczaj zamawiającemu zależy na wykonaniu prac w pewnym nieprzekraczalnym terminie. Chce on, aby realizacja zamówienia zakończyła się do określonego dnia. Jest to typowe dla jednorazowych dostaw lub usług, ale przede wszystkim dla większości robót budowlanych.

PRZYKŁAD

Zamawiający zastrzegł, że budowa drogi musi zostać zakończona w terminie nie przekraczającym 2 tygodni od podpisania umowy. Wcześniejsza realizacja jest jak najbardziej dopuszczalna, a nawet wskazana.

Możliwe jest także, aby w określonych sytuacjach dzień zakończenia realizacji zamówienia został wyznaczony precyzyjnie. Ma to miejsce zazwyczaj przy usługach świadczonych w sposób ciągły, ale znane są przypadki, kiedy z określonych względów zamawiający zainteresowany jest tym, aby zamówienie nie zostało zrealizowane wcześniej, niż tego oczekiwał.

PRZYKŁAD

Zamawiający zastrzegł, że świadczenie usług monitoringu ma zakończyć się 1 rok po zawarciu umowy. Z zastrzeżenia wynika, że wcześniejsze zakończenie realizacji zamówienia naruszałoby warunki zamówienia.

Niestety, z treści pytania nie wynika jednoznacznie, która sytuacja miała miejsce u zamawiającego. Można podejrzewać, że zamawiający posłużył się typowym i powszechnym skrótem myślowym pod hasłem „45 dni od dnia podpisania umowy”, rozumiejąc to: „w terminie nieprzekraczającym 45 dni od dnia podpisania umowy”. Oczywiście jest to jedynie przypuszczenie, ale zamawiający nie przedstawił żadnych okoliczności wskazujących na odmienne rozwiązanie. Takie formułowanie zapisów dotyczących terminu realizacji zamówienia jest często spotykane, choć może rodzić niejasności i wskazane byłoby stosowanie precyzyjniejszych zapisów.

Można zatem przypuszczać, że skrócenie tego terminu odpowiada zamawiającemu, pozwalając na szybsze zakończenie rozbudowy ośrodka. W tej sytuacji odrzucenie nie byłoby konieczne, ponieważ termin wyznaczony przez zamawiającego był terminem maksymalnym, a nie precyzyjnym. Wykonawca nie powinien jednak czerpać z tego tytułu dodatkowych korzyści w ocenie ofert, a jego oferta powinna być traktowana tak, jakby podał termin 45 dni. Oczywiście zamawiający ma prawo domagać się zakończenia prac w zaoferowanym, krótszym terminie.

Na przyszłość warto jednak zadbać o precyzyjniejsze zapisy specyfikacji istotnych warunków zamówienia i określić konsekwencje podania innych terminów. Oto sugestie przydatnych zapisów:

Zamówienie należy zrealizować w terminie nieprzekraczającym 45 dni od dnia udzielenia zamówienia (podpisania umowy).

Podanie terminu dłuższego niż 45 dni spowoduje odrzucenie oferty ze względu na niezgodność jej treści z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych.

Jeżeli wykonawca poda termin krótszy niż 45 dni, jego oferta pozostanie ważna, jednak zostanie oceniona tak, jakby podał termin 45 dni. Do umowy wpisany zostanie zaoferowany krótszy termin.

Powszechną praktyką jest wpisywanie do formularza ofertowego (lub jego wzoru) przez zamawiającego terminu realizacji (jeżeli ma on być niezmienny i nie podlega ocenie) lub nie- wymaganie podania go w ogóle - określając go ściśle w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pozwala to uniknąć podobnych niejasności, jakie miały miejsce u Państwa.
Podstawa prawna

l art. 89 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych - j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 560

Michał Machowski

pracownik samorządowy, prawnik