Kiedy można zaliczyć do kosztów wydatki na upominki świąteczne

RADA

Nie. Jeżeli zakup dla pracowników bonów oraz paczek z okazji nadchodzących świąt zostanie sfinansowany przez Państwa spółkę z ZFŚS, to wydatków poniesionych na ten cel nie będą Państwo mogli zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 45 updop. Jeżeli jednak świadczenia te zostałyby nabyte dla części lub wszystkich pracowników i nie zostałyby sfinansowane z ZFŚS, a ze środków obrotowych spółki, to wydatki na ich nabycie można by było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop.

UZASADNIENIE

Obowiązki pracodawców w zakresie tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zostały uregulowane w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wynika z niej, że fundusz ten tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS).

Przez działalność socjalną rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

Na temat działania w zakładzie pracy ZFŚS oraz finansowania przez niego tylko działalności socjalnej wypowiadały się wielokrotnie organy podatkowe. W piśmie z 30 maja 2006 r. nr 1472/ROP1/423-95-165/06/AJ Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie stwierdził, że:

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej. (...) Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. (...) zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowych z Funduszu ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi.

Z pytania wynika, że Państwa spółka była zobowiązana do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zamierzają Państwo z tych środków sfinansować dla pracowników zakupy z okazji świąt bonów towarowych oraz paczek. Ponieważ świadczenia te trafią tylko do pracowników, których sytuacja materialna została oceniona jako najsłabsza, to działalność ta stanowi z całą pewnością działalność socjalną w rozumieniu ustawy o ZFŚS. Gdyby jednak Państwa spółka zdecydowała się na przekazanie bonów i paczek wszystkim pracownikom, nie biorąc pod uwagę ich sytuacji życiowej i materialnej, to nie powinna finansować tego typu świadczeń ze środków ZFŚS. Działania takiego nie można by było uznać za działalność socjalną. W takiej sytuacji planowane świadczenia powinny zostać sfinansowane ze środków obrotowych spółki.