Przedsiębiorca na studiach. Co może wliczyć w koszty?

• Odliczenia od kosztów uzyskania przychodu
• Wydatki na edukację przedsiębiorcy – różne interpretacje podatkowe
• Odlicz od kosztów, ale zadbaj o dokumentację
• Studia, kursy językowe, szkolenia, a nawet kurs prawa jazdy!
• Wydatki na naukę przedsiębiorcy muszą spełniać określone kryteria

Czy wydatki związane np. z rozpoczęciem studiów lub zapisaniem się na kurs językowy mogą obniżyć podatek przedsiębiorcy? Tak, ale pod pewnymi warunkami i z odpowiednią dokumentacją. Wyjaśniamy, które wydatki mogą być zaliczone jako koszt uzyskania przychodu, a które fiskus w ramach kontroli podatkowej  może podważyć.

Odliczenia od kosztów uzyskania przychodu

Odliczenie od kosztów uzyskania przychodu pozwala osobom prowadzącym działalność gospodarczą zmniejszyć swoje zobowiązanie podatkowe, dzięki uwzględnieniu pewnych kosztów związanych z osiągnięciem tego przychodu. W polskim prawie podatkowym (ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli ustawie o PIT) odliczenia te są uregulowane w rozdziale 2 (artykuły 22-26a).

Główna podstawa prawna odliczeń od kosztów uzyskania przychodu znajduje się w artykule 22 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem, "kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

- Koszty, które można odliczyć od przychodu, muszą być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą lub innym źródłem przychodów. Mogą obejmować takie wydatki jak zakup materiałów, opłaty za usługi, wynagrodzenia dla pracowników, opłaty amortyzacyjne za środki trwałe, koszty podróży służbowych, opłaty za ubezpieczenia społeczne oraz inne wydatki, które są niezbędne do generowania przychodów – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

W artykule 23 ustawy o PIT znajduje się katalog wydatków, które nie mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodów. Są to na przykład wydatki związane z zakupem dóbr luksusowych, wydatki na cele reprezentacyjne, grzywny i kary, koszty związane z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych, wydatki na cele prywatne itp. Nie ma w nim wzmianki o edukacji. Jednak mimo tego interpretacje organów podatkowych nie zawsze były przychylne tego typu wydatkom.

Wydatki na edukację przedsiębiorcy – różne interpretacje podatkowe

Kiedy mówimy o wydatkach na edukację dla przedsiębiorców, zazwyczaj zakładamy, że są one uznawane za koszty uzyskania przychodów. To logiczne, ponieważ zdobycie nowych umiejętności i wiedzy może zdecydowanie pomóc w prowadzeniu działalności gospodarczej. Jednak paradoksalnie prawo podatkowe nie zawsze było tak przychylnie nastawione wobec przedsiębiorców.

Przykładem może być interpretacja podatkowa IPPB1/415-575/13-2/AM, w której urząd podatkowy nie uznał nakładów finansowych na przewód doktorski przedsiębiorcy za koszty uzyskania przychodów. Zostały one za to uznane za wydatki osobiste, które nie miały wpływu na prowadzoną działalność gospodarczą.

Dopiero od niedawna fiskus wydaje się bardziej otwarty na potrzeby przedsiębiorców, jeśli chodzi o odliczanie kosztów edukacji. Jednak nadal istnieją pewne ograniczenia i warunki.

Odlicz od kosztów, ale zadbaj o dokumentację

Aby dokonać odliczeń od kosztów uzyskania przychodu, należy prawidłowo udokumentować te koszty. Organom podatkowym zależy, aby wydatki te były związane z działalnością gospodarczą. Dlatego przedsiębiorcy i osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą zachować faktury, umowy, rachunki oraz inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Nie wszystkie koszty można odliczyć w całości. Istnieją limity i ograniczenia odnośnie niektórych rodzajów wydatków. Na przykład, odliczenia od kosztów uzyskania przychodu w przypadku wydatków na samochód prywatny są ograniczone według określonych stawek.

- Ogólna zasada odliczeń kosztów na szeroko pojętą naukę i podnoszenie kwalifikacji jest prosta: wydatek musi służyć osiągnięciu lub utrzymaniu przychodów, lub zabezpieczeniu źródła tych przychodów. Musi być też właściwie udokumentowany, nie może należeć do wydatków zakazanych i nie może mieć cech wydatku prywatnego – dodaje Krzysztof Wojtas.

Studia, kursy językowe, szkolenia, a nawet kurs prawa jazdy!

Jeśli chodzi o wydatki na naukę, pod tym pojęciem rozumie się np. wydatki na studia wyższe, podyplomowe, opłaty za kursy językowe czy kursy prawa jazdy. Co więcej, w koszt uzyskania przychodu można zaliczyć również wydatki na materiały edukacyjne, podręczniki itp. Muszą one jednak bezpośrednio lub pośrednio wpłynąć na osiągane przychody albo zachowanie źródła przychodów.

Jeśli w ramach działalności gospodarczej zachodzi potrzeba podróżowania w celu uczestnictwa w kursach, konferencjach lub szkoleniach, istnieje możliwość odliczenia kosztów związanych z podróżą, zakwaterowaniem i wyżywieniem. Jednakże aby to zrobić, trzeba udokumentować, że te wydatki były bezpośrednio związane z edukacją i miały wpływ na rozwój zawodowy. Oznacza to, że podróż musiała być nieodzowna dla udziału w kursie lub szkoleniu, a także przyczyniła się do zwiększenia kompetencji zawodowych.

- Mając to na uwadze, warto zachować w prostej formie elektronicznej wszystkie rachunki, bilety czy faktury związane z podróżą, by móc udowodnić, że koszty te były związane z edukacją i prowadzoną działalnością gospodarczą. Dzięki temu możliwe będzie skorzystanie z możliwości odliczenia tych wydatków, co może okazać się nie tylko wsparciem dla rozwoju zawodowego, ale także korzyścią podatkową dla firmy – tłumaczy Krzysztof Wojtas.

Wydatki na naukę przedsiębiorcy muszą spełniać określone kryteria

Aby spać spokojnie i nie martwić się o ewentualne problemy z interpretacją odliczeń w razie kontroli skarbowej, trzeba pamiętać, że kierunek edukacji musi być ściśle związany z zakresem prowadzonej działalności gospodarczej. Studia, kursy czy literatura muszą mieć charakter specjalistyczny, nie mogą być ogólnego rodzaju, ponieważ w przeciwnym razie mogą zostać uznane za koszty osobiste. Jeżeli natomiast przedsiębiorca chce odliczyć wydatki na kurs prawa jazdy, musi udowodnić, że jest mu ono niezbędne do realizacji działalności.

- Moim zdaniem warto zachować ostrożność i prawidłowo udokumentować takie wydatki, aby uniknąć problemów podczas ewentualnej kontroli podatkowej. Aby mieć dostęp do tych plików w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca, dobrze jest przechowywać je w formie elektronicznej. E-faktury i e-archiwa to wygoda, bezpieczeństwo i oszczędność miejsca oraz pieniędzy, a elektroniczny obieg dokumentów staje się niemal niezbędnym narzędziem w czasach pracy zdalnej i wykonywania obowiązków służbowych z różnych lokalizacji – mówi Krzysztof Wojtas.

Prawo na to pozwala. Nakłady finansowe związane z edukacją można wliczyć w koszty prowadzenia firmy. Kluczem jest udowodnienie, że te wydatki wpłynęły na dochody z działalności gospodarczej. Dlatego też warto prowadzić dokładną dokumentację i korzystać z możliwości, jakie daje prawo podatkowe. Ostatecznie kontynuacja nauki może okazać się nie tylko źródłem wiedzy, ale także oszczędności podatkowych.