Wydatki na aranżację lokalu (biura) - kiedy w kosztach uzyskania przychodów

Budowa i aranżacja powierzchni biurowych a koszty podatkowe

Powyższe stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 lutego 2022r., znak 0111-KDIB1-1.4010.626.2021.1.SH.

W powołanej interpretacji przedmiotem działalności wnioskodawcy jest m.in. wznoszenie powierzchni biurowych pod wynajem oraz wynajem budynków niestanowiących jego własności. Wnioskodawca ponosi nakłady na wykończenie i wyposażenie powierzchni, które będą zajmowane przez najemców – przeprowadza tzw. prace aranżacyjne. Prace te nie zwiększają wartości użytkowej budynku, gdyż co do zasady mogą być wykorzystane tylko przez konkretnego najemcę, na potrzeby którego są przeprowadzane. Prace aranżacyjne mieszczą się w ramach standardowej praktyki na rynku wynajmu nieruchomości komercyjnych i są ukierunkowane na znalezienie najemców na długoletnie okresy. W interpretacji podkreślono, że najemcy uczestniczą w koszcie aranżacji na jeden z dwóch sposobów, poprzez:

• odsprzedaż jednorazową lub etapami poniesionych nakładów (dodatkowa opłata przy pierwszym czynszu lub odrębna faktura przenosząca wartość wydatków w zakresie uzgodnionym w umowie między stronami),
• obciążenie wkalkulowane w czynsz lub wyszczególnione na fakturze jako dodatkowy element czynszu.

Aranżacja powierzchni biurowych – kiedy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

W związku z powyższym wnioskodawca powziął wątpliwość czy koszty poniesione na prace aranżacyjne najmowanych powierzchni biurowych, nie rozliczane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne, stanowić będą koszty uzyskania przychodów bezpośrednio czy pośrednio związane z przychodami i kiedy należy je zaliczyć w koszty uzyskania przychodów.

W opinii wnioskodawcy, koszty wynikające z otrzymanych faktur, które następnie podlegają w części lub w całości refakturowaniu - jednorazowemu, czy też sukcesywnie w okresie trwania prac - stanowią koszty bezpośrednio związane z przychodami i powinny być zaliczone do kosztów podatkowych w dacie uzyskania odpowiadających im przychodów.

Natomiast, w sytuacji, gdy nie dochodzi do refakturowania tylko zwiększenia przychodów z czynszu z tytułu najmu, to koszty temu towarzyszące stanowią koszt pośrednio związany z przychodem, rozliczany w dacie poniesienia - bez konieczności rozliczenia kosztu na przestrzeni okresu trwania umowy najmu.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że stanowisko przedstawione przez wnioskodawcę jest w części prawidłowe. Jak wskazał, wydatki na aranżację najmowanych powierzchni, które nie są rozliczane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne, przeprowadzone pod konkretnego najemcę i odsprzedane mu, będą stanowić koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami i należy je zaliczyć w koszty uzyskania przychodów w dacie uzyskania odpowiadających im przychodów.

Wydatki na aranżację lokalu wkalkulowane w czynsz

Jednakże nie zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy co do momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na aranżację, które nie są objęte odrębną odsprzedażą nakładów tylko wkalkulowane w czynsz.

Zdaniem wnioskodawcy, koszty te należy rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu w dacie przekazania lokalu najemcy. W opinii organu, należy postąpić zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 4e CIT, w myśl którego za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), a nie jak wskazał wnioskodawca w dacie przekazania lokalu najemcy.

Podsumowując wskazać trzeba, że moment ujęcia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów uzależniony jest od tego, w jakiej formie wnioskodawca otrzyma ich zwrot tj. czy na podstawie wystawionej refaktury kosztów, czy poprzez ich wkalkulowanie w czynsz należny od najemcy.

Katarzyna Kliszczewska, konsultant podatkowy w Taxeo Komorniczak i Wspólnicy sp. k.