REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów

Subskrybuj nas na Youtube
Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów
Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Podróże służbowe są chlebem powszednim zakładów pracy. Ustawodawca dość szczegółowo wyznacza zasady rozliczania delegacji pracowników, o czym świadczą chociażby tzw. limity. Jednak co w przypadku, gdy ww. limity zostaną przekroczone? Jak rozliczyć delegację pracownika, który poniósł wyższe koszty w związku z podróżą służbową?

Dieta jako przychód pracownika i koszt pracodawcy

Diety oraz inne otrzymane przez pracownika należności z tytułu podróży służbowych stanowią co do zasady przychód ze stosunku pracy, a więc podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Natomiast po stronie pracodawcy zobligowanego do ich wypłacenia, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

REKLAMA

Autopromocja

Wysokość diet i innych należności

REKLAMA

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określa sztywno stawki dla tzw. budżetówki oraz minimalne stawki należności z tytułu delegacji dla wszystkich pracowników.

Zgodnie z art. 775 § 3-4  Kodeksu pracy przedsiębiorcy prywatni mogą określić zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Pamiętając oczywiście o tym, by nie były niższe od stawek pracowników budżetówki. Przy braku wewnątrzzakładowych regulacji, stosuje się wprost przepisy rozporządzenia.

Rozliczenie delegacji

Pracownik rozlicza swoją podróż służbową w terminie 14 dni od daty jej zakończenia. Dołącza dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, jak np. bilety, rachunki, a gdy jest to niemożliwe – oświadczenie o poniesionych wydatkach i przyczynie braku dokumentów.  Na tej podstawie pracodawca dokonuje rozliczeń podatkowych i składkowych.

REKLAMA

Należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej stawek strefy budżetowej korzystają ze zwolnienia i nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymał dietę w wysokości równej limitom bądź niższą, otrzymana należność nie zostanie obniżona o zaliczkę na podatek dochodowy i składkę ZUS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) stanowi, że koszty uzyskania przychodów to  koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. O ile poniesione koszty delegacji pracownika są powiązane z działalnością pracodawcy i są właściwie udokumentowane oraz istnieje związek przyczynowy pomiędzy kosztami a uzyskanym przychodem to mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Deregulacja zawodów księgowych i finansowych w 2014r. - PDF

Leasing - Raport INFOR - PDF

Przekroczenie limitów

W przypadku, gdy wypłacona pracownikowi dieta przekracza wysokość stawek diet dla pracowników budżetówki, ze zwolnienia korzysta jedynie kwota ustalona w rozporządzeniu. Nadwyżka stanowi przychód ze stosunku pracy zatrudnionego i podlega opodatkowaniu. Płatnik zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Według Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 lutego 2013 r. (IBPBII/1/415-1006/12/BJ), ze zwolnienia od podatku będzie korzystała wyłącznie część nieprzekraczająca diety z tytułu podróży służbowej, określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Zauważono, że wewnątrzzakładowe regulacje mogą przewidywać korzystniejsze warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż określone przepisami rozporządzenia, a pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu w kwocie wyższej niż przewidziana przepisami rozporządzenia. Zwolniona od podatku będzie jednak tylko część otrzymanej należności. Nadwyżka ponad wartość limitowanej diety podlega opodatkowaniu. Ze zwolnienia korzysta wyłącznie limitowana część diety, także wtedy, gdy pracownik nie rozliczy się z delegacji w przewidzianym terminie.

Pracownik w związku z jednodniową krajową podróżą służbową otrzymał dietę w wysokości 30 zł. Miał zapewniony obiad. Wypłacono także koszt podróży komunikacją miejską w wysokości 6 zł.

Ze zwolnienia z podatku dochodowego korzysta kwota 21 zł. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu wynosi 6 zł, a więc cała kwota będzie zwolniona z podatku. Według rozporządzenia limitowana wysokość diety wynosi 30 zł, przy czym zapewniony bezpłatny obiad stanowi 50% wysokości diety. Pozostała część, tj. 15 zł zostanie opodatkowana.


Kiedy limity nie muszą być bezwzględnie stosowane?

Wyjątkowa jest sytuacja, kiedy pracodawca nie wypłaca diet, a ponosi całkowicie koszty podróży służbowej. Zdaniem WSA w Warszawie (wyrok z 3 października 2013 r., sygn. akt III SA/Wa 937/13) „limity zwolnienia z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) nie mają zastosowania w przypadkach, kiedy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej, w tym diet, w formie ryczałtowej, a ponosi bezpośrednio całe koszty podróży służbowej”.

Zakład pracy działając na podstawie wewnątrzzakładowego regulaminu w całości pokrywał koszty podróży służbowej pracowników o ile były udokumentowane fakturami wystawionymi na zakład pracy. Należy zaznaczyć, że obowiązujące wówczas rozporządzenia utraciły moc prawną. Sąd uznał, że po stronie pracownika nie powstaje żaden podlegający opodatkowaniu przychód. Zapewnienie przez zakład pracy całodziennego wyżywienia jest kosztem pracodawcy i nawet jeżeli przekracza wysokość diety nie może być traktowane jako przychód pracownika.  

Ilona Stefaniak

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA