REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów

Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów
Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Podróże służbowe są chlebem powszednim zakładów pracy. Ustawodawca dość szczegółowo wyznacza zasady rozliczania delegacji pracowników, o czym świadczą chociażby tzw. limity. Jednak co w przypadku, gdy ww. limity zostaną przekroczone? Jak rozliczyć delegację pracownika, który poniósł wyższe koszty w związku z podróżą służbową?

Dieta jako przychód pracownika i koszt pracodawcy

Diety oraz inne otrzymane przez pracownika należności z tytułu podróży służbowych stanowią co do zasady przychód ze stosunku pracy, a więc podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Natomiast po stronie pracodawcy zobligowanego do ich wypłacenia, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Autopromocja

Wysokość diet i innych należności

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określa sztywno stawki dla tzw. budżetówki oraz minimalne stawki należności z tytułu delegacji dla wszystkich pracowników.

Zgodnie z art. 775 § 3-4  Kodeksu pracy przedsiębiorcy prywatni mogą określić zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Pamiętając oczywiście o tym, by nie były niższe od stawek pracowników budżetówki. Przy braku wewnątrzzakładowych regulacji, stosuje się wprost przepisy rozporządzenia.

Rozliczenie delegacji

Pracownik rozlicza swoją podróż służbową w terminie 14 dni od daty jej zakończenia. Dołącza dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, jak np. bilety, rachunki, a gdy jest to niemożliwe – oświadczenie o poniesionych wydatkach i przyczynie braku dokumentów.  Na tej podstawie pracodawca dokonuje rozliczeń podatkowych i składkowych.

Należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej stawek strefy budżetowej korzystają ze zwolnienia i nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymał dietę w wysokości równej limitom bądź niższą, otrzymana należność nie zostanie obniżona o zaliczkę na podatek dochodowy i składkę ZUS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) stanowi, że koszty uzyskania przychodów to  koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. O ile poniesione koszty delegacji pracownika są powiązane z działalnością pracodawcy i są właściwie udokumentowane oraz istnieje związek przyczynowy pomiędzy kosztami a uzyskanym przychodem to mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Deregulacja zawodów księgowych i finansowych w 2014r. - PDF

Leasing - Raport INFOR - PDF

Przekroczenie limitów

W przypadku, gdy wypłacona pracownikowi dieta przekracza wysokość stawek diet dla pracowników budżetówki, ze zwolnienia korzysta jedynie kwota ustalona w rozporządzeniu. Nadwyżka stanowi przychód ze stosunku pracy zatrudnionego i podlega opodatkowaniu. Płatnik zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Według Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 lutego 2013 r. (IBPBII/1/415-1006/12/BJ), ze zwolnienia od podatku będzie korzystała wyłącznie część nieprzekraczająca diety z tytułu podróży służbowej, określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Zauważono, że wewnątrzzakładowe regulacje mogą przewidywać korzystniejsze warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż określone przepisami rozporządzenia, a pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu w kwocie wyższej niż przewidziana przepisami rozporządzenia. Zwolniona od podatku będzie jednak tylko część otrzymanej należności. Nadwyżka ponad wartość limitowanej diety podlega opodatkowaniu. Ze zwolnienia korzysta wyłącznie limitowana część diety, także wtedy, gdy pracownik nie rozliczy się z delegacji w przewidzianym terminie.

Pracownik w związku z jednodniową krajową podróżą służbową otrzymał dietę w wysokości 30 zł. Miał zapewniony obiad. Wypłacono także koszt podróży komunikacją miejską w wysokości 6 zł.

Ze zwolnienia z podatku dochodowego korzysta kwota 21 zł. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu wynosi 6 zł, a więc cała kwota będzie zwolniona z podatku. Według rozporządzenia limitowana wysokość diety wynosi 30 zł, przy czym zapewniony bezpłatny obiad stanowi 50% wysokości diety. Pozostała część, tj. 15 zł zostanie opodatkowana.


Kiedy limity nie muszą być bezwzględnie stosowane?

Wyjątkowa jest sytuacja, kiedy pracodawca nie wypłaca diet, a ponosi całkowicie koszty podróży służbowej. Zdaniem WSA w Warszawie (wyrok z 3 października 2013 r., sygn. akt III SA/Wa 937/13) „limity zwolnienia z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) nie mają zastosowania w przypadkach, kiedy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej, w tym diet, w formie ryczałtowej, a ponosi bezpośrednio całe koszty podróży służbowej”.

Zakład pracy działając na podstawie wewnątrzzakładowego regulaminu w całości pokrywał koszty podróży służbowej pracowników o ile były udokumentowane fakturami wystawionymi na zakład pracy. Należy zaznaczyć, że obowiązujące wówczas rozporządzenia utraciły moc prawną. Sąd uznał, że po stronie pracownika nie powstaje żaden podlegający opodatkowaniu przychód. Zapewnienie przez zakład pracy całodziennego wyżywienia jest kosztem pracodawcy i nawet jeżeli przekracza wysokość diety nie może być traktowane jako przychód pracownika.  

Ilona Stefaniak

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ulga na złe długi w VAT w 2024 r. Czy może z niej skorzystać podatnik stosujący metodę kasową?

Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo rzemieślnicze, ma status małego podatnika i rozlicza VAT według metody kasowej. Czy w takiej sytuacji mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową może skorzystać z ulgi na złe długi, gdy ma nieopłacone faktury?

11,532 mln uncji złota w skarbcu NBP. Ich wartość rośnie

W marcu 2024 r. wartość złota w posiadaniu Narodowego Banku Polskiego wzrosła o ponad 8,5 mld zł, choć same zasoby złota pozostały niezmienione w stosunku do lutego. Tak wynika z opublikowanych 19 kwietnia 2024 r. danych NBP o płynnych aktywach i pasywach w walutach obcych.

MF: awaria na e-Urząd Skarbowy. Twój e-PIT działa poprawnie ale trzeba się logować przez epit.podatki.gov.pl

W dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach przedpołudniowych nastąpiła przerwa w działaniu witryny urzadskarbowy.gov.pl, spowodowana najprawdopodobniej jakąś awarią. Ministerstwo Finansów poinformowało, że usługa Twój e-PIT działa poprawnie tylko, że trzeba się logować wchodząc z linka epit.podatki.gov.pl.

MF przygotowało ustawę o obowiązkowym raportowaniu ESG, implementującą dyrektywę UE

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt ustawy implementujący dyrektywę UE o obowiązkowym raportowaniu ESG. MF szacuje, że koszty dla przedsiębiorstw objętych obowiązkiem raportowania w ciągu 10 lat wyniosą 8,7 mld zł.

Twój e-PIT – przedsiębiorca musi uważać! Może pozbawić korzyści finansowych, a nawet narazić na straty

Twój e-PIT, czyli oferowana przez MF usługa jest dla podatnika bardzo wygodna, bo deklarację rozliczeniową wypełnia za niego skarbówka. Ale z racji tego, że żaden system czy urzędnik nie ma pełnej wiedzy na temat zmian jakie zachodzą w życiu podatnika, może pozbawić go wymiernych korzyści finansowych, czyli mówiąc wprost – narazić na straty.

System kaucyjny a VAT. MKiŚ ma opinię MF

Ministerstwo Klimatu i Środowiska uzyskało od Ministerstwa Finansów opinię, że VAT nie będzie naliczany dla opakowań jednorazowych, a w przypadku opakowań wielokrotnego użytku, pojawi się tylko dla tych, które nie wrócą do systemu.

Podatek dla superbogaczy, by zwalczać uchylanie się od opodatkowania

Globalny podatek od superbogatych. Francuski minister finansów Bruno Le Maire poinformował, że wraz ze swoim brazylijskim odpowiednikiem Haddadem Fernando rozpoczyna wspólną inicjatywę, by na szczycie G20 w Waszyngtonie podjąć decyzję w sprawie minimalnego opodatkowania najbogatszych osób na świecie.

PFRON 2024. Zasady obliczania wpłat

Regulacje dotyczące dokonywania wpłat na PFRON zawarte są w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Warto też pamiętać, że ustawa ta była wielokrotnie nowelizowana, z dwoma poważnymi zmianami z 2016 i 2018 roku. Jakie zasady obliczania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych obowiązują aktualnie w kwietniu 2024 roku?

Praca w Wielkiej Brytanii – czy i kiedy trzeba rozliczyć podatek w Polsce? Jak rozliczyć się z brytyjskim urzędem?

Mimo wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej nasi rodacy dalej wybierają ten kraj jako miejsce pracy. Destynacja ta jest wygodna pod wieloma względami. Jednym z nich jest łatwość dotarcia poprzez liczne połączenia samolotowe, dostępne prawie z każdego portu lotniczego w Polsce. Zebraliśmy garść informacji o rozliczeniu podatkowym w tym kraju. Warto je poznać zanim podejmiesz tam pracę.

Zmiany w e-Urzędzie Skarbowym 2024. Nie trzeba już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji podatkowych

Ministerstwo Finansów poinformowało 17 kwietnia 2024 r., że Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym (e-US). Organizacje (np. spółki, fundacje, stowarzyszenia) nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną (UPL-1), by rozliczać się elektronicznie. Serwis e-Urząd Skarbowy pozwala teraz organizacji na składanie deklaracji podatkowych online bez podpisu kwalifikowanego i bez dodatkowego umocowania dla pełnomocnika.

REKLAMA