Jak dokumentować usługę transportową o charakterze ciągłym

RADA

Wystawienie faktury z datą 1 października jest prawidłowe. Firma powinna dokumentować usługę zbiorczą fakturą za cały miesiąc, na zasadach szczególnych przewidzianych dla usług transportowych. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Sposób fakturowania przedstawiony w pytaniu jest prawidłowy, gdyż świadczone przez firmę usługi należy rozpatrywać w kategorii „sprzedaży o charakterze ciągłym”. Mimo że przepisy nie definiują na potrzeby VAT tego pojęcia, to jednak w zakresie dokumentowania tego typu usług się nim posługują w § 9 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur. Przepis dopuszcza w tym przypadku możliwość określenia daty sprzedaży poprzez podanie jedynie miesiąca i roku jej dokonania. Aby ustalić, kiedy sprzedaż ma charakter ciągły, zdaniem organów skarbowych należy daną czynność rozpatrywać zgodnie z zasadami prawa cywilnego, odnosząc się do pojęcia zobowiązania o charakterze ciągłym.

Podstawową cechą sprzedaży o charakterze ciągłym jest zatem wykonywanie określonej czynności w sposób stały lub powtarzalny (trwały) przez stronę zobowiązaną do jej wykonania.

Oznacza to, że świadczenie usługi transportowej w sposób przedstawiony w pytaniu można uznać za sprzedaż o charakterze ciągłym. W takiej sytuacji istnieje możliwość dokumentowania jej jedną zbiorczą fakturą za cały miesiąc, w którym została ona wykonana. Określa się w niej jedynie miesiąc i rok wykonania usługi. Co do zasady fakturę taką należy wystawić nie później niż 7 dnia od dnia zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży (§ 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur).

W przypadku usług transportowych firma transportowa je wykonująca musi jednak uwzględnić przewidziane dla nich szczególne zasady ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego oraz sposób ich udokumentowania. Należy je określać zgodnie z zasadami obowiązującymi dla usługi transportowej.

Dla usług transportowych ustawodawca określił szczególny moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, i to niezależnie od tego, czy mają one charakter usług ciągłych, czy nie. Powstaje on z chwilą otrzymania zapłaty, nie później jednak niż w trzydziestym dniu od dnia wykonania usługi (art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. a) ustawy). Jeżeli usługi transportu rozliczane są łącznie w przedziałach miesięcznych, należy przyjąć, że moment ich wykonania przypada w ostatnim dniu miesiąca. W tym przypadku data wystawienia faktury pozostaje bez wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego.

WAŻNE!

Datą wykonania usługi transportowej, która ma charakter ciągły, jest ostatni dzień miesiąca, w którym była świadczona.

Wskazuje na to również zasada określona w § 15 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur. Na jego podstawie faktury dokumentujące m.in. świadczenie usług transportowych świadczący usługę wystawia nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego w VAT. Może wystawić faktury na 30 dni przed jego powstaniem. Oznacza to, że usługodawca nie wiedząc, kiedy nastąpi zapłata należności za usługę, fakturę potwierdzającą wykonanie usługi może wystawić nie wcześniej niż w dniu wykonania usługi (jej zakończenia), czyli dla sprzedaży o charakterze ciągłym będzie to ostatni dzień danego miesiąca.

Wystawienie przez Panią faktury z datą 1 października za usługi świadczone we wrześniu należy zatem uznać za prawidłowe. Obowiązek podatkowy od usług wyznaczać będzie jednak nie data wystawienia faktury, tylko data otrzymania zapłaty albo - w przypadku jej braku - ostatecznie 30 dzień od dnia wykonania usługi. W każdym jednak przypadku powstanie obowiązek wystawienia faktury przy otrzymaniu zapłaty (o ile wcześniej nie została ona wystawiona).

Przykład

Firma świadczyła we wrześniu usługi transportowe o charakterze ciągłym. Za moment ich wykonania przyjmuje ostatni dzień września. Fakturę może wówczas wystawić w przedziale czasowym od 30.09 do 30.10, wykazując w niej łączną wartość sprzedaży za cały wrzesień. W dacie sprzedaży firma powinna podać: wrzesień 2008 r.

• art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. a) ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

• § 9 ust.1 pkt 3, § 15 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 542

Mariusz Darecki

ekspert w zakresie VAT