Kiedy e-faktury będą obligatoryjne? Jak się przygotować?

E-faktury (faktury ustrukturyzowane)

Rząd planuje wprowadzić możliwość wystawiania e-faktur, czyli faktur elektronicznych posiadających tzw. ustrukturyzowany format XML. W tym celu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą wersję jej struktury logicznej, która została opracowana z uwzględnieniem uwag zgłoszonych podczas konsultacji podatkowych z przedsiębiorcami. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2022 roku. Zanim to jednak nastąpi, realizowana będzie faza wstępna, podczas której ministerstwo wspólnie z biznesem testować będą nowe rozwiązanie. Początkowo polscy przedsiębiorcy będą mogli korzystać z niego dobrowolnie. Będzie ono działało - obok faktur papierowych, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży.

E-faktury, czyli ograniczenie nadużyć finansowych

Wprowadzane zmiany są kolejnym krokiem zmierzającym w stronę digitalizacji podatków. Proces ten obecnie ma miejsce nie tylko na terytorium Polski, ale też w innych europejskich państwach. Główną przesłanką całego projektu jest uproszczenie procesu wystawiania faktur przez przedsiębiorców, albowiem będą one sporządzane według jednego wzorca oraz dostępne będą dla kontrahentów na portalu ministerstwa. Jest jednak drugi, w opinii ekspertów, nie mniej ważny powód wprowadzania nowych przepisów.

– Dzięki nowym zmianom fiskus zyskuje kontrolę nad rozliczaniem podatku VAT, co powinno poprawić stopień wykrywania ewentualnych nadużyć podatników w tej kwestii. Nowe rozwiązanie bardzo ułatwi kontrolę skarbówki, wówczas weryfikacja, czy w przesłanych plikach JPK są uwzględnione wszystkie wystawione faktury sprzedażowe, będzie niemal natychmiastowa – przekonuje Teresa Warska, specjalista od prawa podatkowego w firmie Systim.pl.

E-faktury powinny przyspieszyć zwrot VAT

W ocenie ministerstwa, korzystanie z e-faktury powinno przyspieszyć zwrot VAT o blisko 1/3 czasu, a więc termin zwrotu skróci się o ok. 20 dni (z 60 na 40). Co ważne, e-dokument trafi do bazy danych MF i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, a zatem nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów. Korzystający z e-faktur zyskają zatem 100-proc. pewność, że trafi ona do kontrahenta, a dzięki standaryzacji dokumenty będą prostsze w użyciu. Ułatwione będą również wzajemne rozliczenia oraz księgowania faktur w systemach finansowo-księgowych. Niestety, cieniem na całym rozwiązaniu kładą się obawy przedsiębiorców o bezpieczeństwo ich danych.

– Dane z faktur mają być przechowywane w bazie danych Ministerstwa Finansów, co rodzi wiele pytań o możliwe wycieki danych poprzez ataki hakerskie, jak również kwestię dostępu do nich przez osoby nieuprawnione – konkluduje specjalistka z Systim.pl.

E-faktury mają zmniejszyć obowiązki przedsiębiorców

W założeniu e-faktury mają zmniejszyć obowiązki przedsiębiorców i tak też się stanie. Warto jednak pamiętać, na co zwraca uwagę Teresa Warska, że główny obowiązek pozostanie niezmiennie ten sam. Zmieni się tylko jego forma, która nie dla każdego musi być łatwiejsza.

– Obecnie przedsiębiorcy mogą dokumentować transakcje z innymi podatnikami w dowolny, wybrany przez siebie sposób - albo poprzez ręczne wypisywanie faktur albo poprzez dostępne programy. Niewątpliwie łatwiej będzie dostosować się do zmian tym wszystkim, którzy już teraz wystawiają faktury w formie elektronicznej – dodaje ekspertka. Na szczęście dla podatników, którzy z różnych względów nie będą zainteresowani osobistym korzystaniem z Krajowego Systemu e-faktur, przewidziano możliwość nadania uprawnień innej osobie do wglądu i wystawiania faktur w imieniu podatnika. Na podobnej zasadzie działa obecnie upoważnienie do wysyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną.

E-faktury - okres przejściowy

W 2023 roku korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne, a zatem okres przejściowy potrwa nieco ponad rok. Czy będzie to wystarczający czas na oswojenie najbardziej opornych przedsiębiorców z e-dokumentami? Przez wiele osób, które do tej pory korzystało z możliwości ręcznego wystawiania faktur, nowe rozwiązanie może być uznane za niepotrzebną komplikację. To właśnie im może być trudno przystosować się do tego typu nowinek technologicznych. W świetle powyższego istotnym elementem całej układanki będzie zatem intensywna kampania edukacyjna w tym zakresie oraz wsparcie ze strony ekspertów.

– Sądzę, że zintensyfikowana kampania informacja w sprawie działania i korzystania z systemu e-faktur będzie miała miejsce w przyszłym roku, kiedy będzie zbliżał się termin obowiązkowego korzystania z tej funkcjonalności. Podatników najbardziej będą interesowały kwestie techniczne dotyczące wystawiania faktur, ich korekty i przesyłania do programów księgowych, z których korzystają w ramach rozliczania swojej działalności – uważa Warska.

Skuteczność wprowadzanych zmian będzie zależeć w dużej mierze od dobrej woli samych przedsiębiorców, ale nie tylko. Źródło sukcesu tkwić będzie również w jakości nowego rozwiązania. Istotne będzie, aby cały proces - począwszy od wystawienia faktury do rozliczenia jej w danym okresie - był jak najbardziej zautomatyzowany i przejrzysty. Tylko wtedy zmiana sposobu dokumentowania transakcji z innymi podatnikami, dla wielu przedsiębiorców stanie się zwykłą formalnością. Na szczęście cyfryzacja jest coraz bardziej obecna w każdym aspekcie naszego życia, również tego zawodowego. Większość ludzi biznesu od dłuższego czasu przyzwyczaja się, że bez udziału odpowiedniego oprogramowania i Internetu, prowadzenie działalności gospodarczej jest praktycznie niemożliwe.