REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wyeliminować fałszywe e-faktury?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Fałszywe e-faktury można wyeliminować
Fałszywe e-faktury można wyeliminować
Armstrong
Armstrong

REKLAMA

REKLAMA

Fałszywe e-faktury są coraz bardziej powszechnym zjawiskiem w obrocie gospodarczym. Czy zatem istnieje skuteczny sposób na wyeliminowanie przestępczości opartej na rozsyłaniu fałszywych e-faktur lub zarażonych wirusami komputerowymi plików?

Fałszywe e-faktury

Od kiedy w Polsce zliberalizowano przepisy w zakresie posługiwania się elektroniczną formą faktury, przedsiębiorcy coraz chętniej odchodzą od papierowego dokumentowania sprzedaży. Masowi wystawcy faktur również skutecznie przekonują swoich klientów do odbierania rozliczeń w postaci elektronicznej. Niestety zjawisko upowszechniania fakturowania elektronicznego coraz częściej wykorzystywane jest przez cyberprzestępców. W roku 2014 wyraźnie nasiliły się przypadki otrzymywania maili imitujących korespondencję dużych operatorów telekomunikacyjnych oraz dostawców mediów.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Dotąd zidentyfikowano kilka rodzajów takich ataków. Dominują te, w których e-mail imitujący korespondencję dobrze znanego nadawcy, zawiera plik ze złośliwym oprogramowaniem. Celem przestępców jest zainfekowanie komputera szkodliwym programem (np. w celu kradzieży tożsamości użytkownika lub innych wrażliwych danych). W innych atakach podejmowane są próby wyłudzenia od odbiorcy pieniędzy. Zwykle w podobnym do oficjalnej korespondencji mailu załączona jest imitacja faktury lub wezwanie do zapłaty, przy czym w dokumencie wskazany jest rachunek bankowy oszusta.

Często adresy, z których nadawane są fałszywe e-faktury, są jedynie bardzo podobne do prawdziwych adresów nadawców. Zdarzało się jednak i tak, że fałszywe lub zarażone faktury odbierano z domen operatorów, a adresy nadawców były takie same jak te, z których wysyłane są prawdziwe e-faktury. Wówczas nieuważnego odbiorcę dzieli jedynie krok od stania się ofiarą – jest, bowiem chroniony jedynie przez zainstalowane oprogramowanie antywirusowe. W tym miejscu warto dodać, że zazwyczaj (choć nie jest to bezwzględną regułą) zarażone e-faktury mają rozszerzenia zip lub exe. Prawdziwe e-faktury masowych wystawców mają zazwyczaj rozszerzenie pdf.

Nie jest prawdą, że fałszywa korespondencja lub fałszywe e-faktury dotykają przede wszystkim odbiorców. Ci, oczywiście, ponoszą wszelkie konsekwencje wynikające z zarażenia sieci i własnych komputerów oraz skutecznych wyłudzeń pieniędzy. Nadawcy jednak też ponoszą z tego tytułu poważne konsekwencje. Fałszywa e-faktura nadana z domeny operatora i wykorzystująca jego znaki towarowe bezpośrednio dotyka jego reputacji. Poza tym, każda fala dystrybucji fałszywych e-faktur pociąga za sobą konieczność wzmożenia działań infolinii, której pracownicy muszą odpowiadać na zgłoszenia zdenerwowanych klientów. Wreszcie, coraz bardziej świadomi klienci również zaczynają działać.

REKLAMA

Po pierwsze, zastanawiają się nad powrotem do faktur papierowych, co nie opłaca się zarówno im, jak i wystawcom. Po drugie, zaczynają aktywniej wykorzystywać filtry poczty elektronicznej, które coraz częściej lokują maile z prawdziwymi fakturami w spamie czyli katalogu niechcianej i pomijanej poczty. Operatorzy już dziś skarżą się na to, że coraz więcej klientów dzwoni na infolinie, by prosić o ponowne przesłanie mailem poprawnie wysłanej faktury. Obsługa tego procesu w pełnej skali dużo kosztuje a zabiera czas klienta, konsultanta infolinii oraz często dodatkowo pracownika operacyjnego, który wysyła ponownie e-fakturę. Zresztą w takich sytuacjach ponownie wysłane e-faktury często znowu trafiają do spamu adresata. W kontekście masowego stosowania e-faktur zjawisko to zaczyna być problemem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jedno rozwiązanie

Istnieje co najmniej jedno skuteczne rozwiązanie, które eliminuje zagrożenia związane z otrzymywaniem fałszywych faktur oraz e-faktur z wirusami. To bezpieczna strona www czyli serwis internetowy, który świadczy usługi elektronicznego listonosza w obiegu faktur między firmami. Do serwisu trafiają z jednej strony faktury nadawców, którzy przed wysłaniem dokumentów muszą zostać zarejestrowani i zweryfikowani. Przesłane faktury odbierane są bezpośrednio z serwisu, a nie z poczty elektronicznej. Wsparcie komunikacji przez e-mail w tym przypadku ogranicza się jedynie do powiadomień: adresata o tym, że ma do odebrania fakturę, a nadawcy – o fakcie odbioru faktury przez adresata. Konieczność rejestracji nadawcy w serwisie i weryfikacja danych rejestrowych eliminuje możliwość przesyłania przez serwis zainfekowanych plików. Bo każda próba przesłania imitacji faktury np. z fałszywym kontem wierzyciela, skutkowałaby szybkim wykryciem sprawcy.

Wykorzystanie serwisu internetowego do wymiany e-faktur między firmami i konsumentami buduje przestrzeń zaufania. Co więcej, z perspektywy przedsiębiorstw, elektroniczny listonosz daje możliwości integracji z użytkowanymi systemami informatycznymi. Z jednej strony system rozliczeń lub sprzedaży u dostawcy może automatycznie wysyłać fakturę do serwisu. Natomiast po stronie odbiorcy system finansowo-księgowy może automatycznie te faktury odbierać i rejestrować, tak by ułatwić pracę księgowym. W następnym kroku, po sprawdzeniu, faktury są wprowadzane do firmowego procesu przetwarzania dokumentów, czyli akceptacji, księgowania i archiwizacji.

Jest bardzo prawdopodobne, że bezpieczne rozwiązania wymiany faktur elektronicznych między nadawcą a odbiorcą, będą szybko zyskiwały popularność nie tylko ze względu na usprawnienie pracy, ale również ze względu na rosnącą lawinowo ilość cyberataków. Faktury elektroniczne mają wiele zalet, ale aby je w pełni wykorzystać warto zmienić powszechne przesyłanie faktur pocztą elektroniczną na autoryzowaną, uniwersalną i bezpieczną strefę wzajemnego zaufania.

Bogdan Zatorski, ekspert konsultingu w Sage Sp. z o.o.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Sage sp. z o.o
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA