Czy można zaksięgować do kosztów fakturę wystawioną w niedzielę

RADA

Nie. Niezależnie od stosowanej przez Czytelnika metody (kasowej lub memoriałowej) oraz tego, czy Czytelnik prowadzi księgę na bieżąco, dokonując wpisów codziennie, czy też dokonuje wpisów do 20. dnia miesiąca po miesiącu rozliczanym, powinien fakturę wystawioną w niedzielę zaksięgować pod datą jej wystawienia.

UZASADNIENIE

Zakup paliwa do samochodu służbowego bez wątpienia jest kosztem uzyskania przychodu (art. 22 ust. 1 updof). Dla momentu księgowania kosztów w pkpir duże znaczenie ma metoda rozliczeń, którą stosuje (kasowa lub memoriałowa). Z pytania Czytelnika nie wynika, jaką metodę wybrał do prowadzenia swojej podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli stosuje metodę kasową, to na podstawie art. 22 ust. 4 updof koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Jednocześnie na podstawie art. 22 ust. 6b updof, dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodu w przypadku podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Oznacza to, że stosując tę metodę fakturę za paliwo należy ująć w pkpir pod datą wystawienia faktury.

Jeżeli Czytelnik stosuje metodę memoriałową koszty uzyskania inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, a do takich należy zakup benzyny, powinien ująć również w dacie ich poniesienia, czyli w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu.

Z tego wynika, że niezależnie od stosowanej metody rozliczeń fakturę za paliwo należy ująć w pkpir pod datą jej wystawienia, czyli z niedzieli, a nie pod datą z poniedziałku.

Aby ustalić moment zaksięgowania tej faktury, należy jeszcze dokonać rozróżnienia między „czynnością zaksięgowania kosztu” i „datą, pod którą ujmuje się koszt w księdze”.

Przypomnijmy, że na podstawie § 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir, zapisów dotyczących pozostałych wydatków (z zastrzeżeniem § 20 i 30 rozporządzenia) należy dokonywać jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Oczywiście należy przy tym uwzględnić zasady określone w art. 22 updof. Przepis § 17 rozporządzenia o pkpir opisuje sytuacje, w której podatnik prowadzi księgę na bieżąco, dokonując do niej wpisów codziennie. W przypadku gdy Czytelnik posiada fakturę na zakup paliwa wystawioną w niedzielę, może ją zaksięgować albo w niedzielę (jeżeli prowadzi tego dnia działalność), albo w poniedziałek przed rozpoczęciem działalności. Istotne jest to, że chociaż zaksięgowania dokona w poniedziałek, to powinien fakturę ująć w księdze pod datą wystawienia faktury, czyli datą z niedzieli.

Czytelnik może jednak nie prowadzić księgi na bieżąco. Na podstawie § 30 ust. 3 rozporządzenia o pkpir może na warunkach tam określonych dokonywać zapisów w pkpir w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Również w tym przypadku, dokonując czynności zaksięgowania przedmiotowej faktury, np. w dniu 15. następującego miesiąca, będzie musiał ująć fakturę w księdze pod datą jej wystawienia.

• art. 22 ust. 1, 4-5, 5c, 6 i 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 211, poz. 1549

• § 17 ust. 2 i § 30 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Leszek Porowski

doradca podatkowy, współwłaściciel Biura Rachunkowego Porowski Consulting