Na jakiej podstawie zaksięgować zakup materiałów biurowych, na które nie ma faktury ani paragonu

RADA

Nie, nie może Pan ująć tego zakupu na podstawie dowodu wewnętrznego. Zakup materiałów biurowych powinien zostać udokumentowany zewnętrznym dokumentem księgowym. Forma tego dokumentu zależy od statusu sprzedawcy. Jeśli nie dysponuje Pan fakturą, rachunkiem, paragonem, umową ani pokwitowaniem (jednak to nie wynika z pytania), to w ogóle nie może Pan ująć tych zakupów w pkpir, ponieważ nie ma żadnego dowodu, który potwierdziłby ich poniesienie.

UZASADNIENIE

Zapisu w pkpir na podstawie dowodu wewnętrznego można dokonać wtedy, gdy dowód dotyczy m.in. zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego. Pomijając fakt, że zakup nie nastąpił w takiej jednostce, skupić się należy na tym, co należy rozumieć przez pojęcie „materiału pomocniczego”. Zgodnie ze słowniczkiem zawartym w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia pkpir materiał pomocniczy to taki materiał, który nie będąc materiałem podstawowym, jest zużywany w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddaje wyrobowi (w tym także usłudze) swoje właściwości. Tego rodzaju materiały podlegają ujęciu w kolumnie 10 księgi i powinny być uwzględniane w spisie z natury. Takiego rodzaju materiałem mogą więc być np. kosmetyki nabyte przez osobę prowadzącą salon fryzjerski. Służą one bowiem wykonywaniu usług fryzjerskich. Trudno jednak uznać za takie - materiały biurowe, które wprawdzie są związane z funkcjonowaniem firmy, ale jednak najczęściej nie są związane z wykonywaniem konkretnych usług, tylko są zużywane na potrzeby wewnętrzne. Tego rodzaju materiały stanowią „pozostałe wydatki” i jako takie powinny być ujmowane w kolumnie 13 księgi.

Dlatego w opisanej sytuacji nie należy dokumentować zakupów materiałów biurowych na podstawie dowodów wewnętrznych. Zakup ten powinien dokumentować zewnętrzny dowód zakupu, czyli wystawiony przez sprzedawcę. Jeśli jest to osoba prowadząca działalność gospodarczą, to w zależności od tego, czy jest, czy nie podatnikiem VAT, powinna to być faktura VAT albo rachunek. Gdy nie jest to osoba prowadząca działalność gospodarczą (co ma miejsce w tym przypadku), dowodem księgowym potwierdzającym zakup może być umowa kupna-sprzedaży (por. postanowienie Urzędu Skarbowego w Pabianicach z 27 sierpnia 2007 r., nr USIA/415-23/07) albo przynajmniej pokwitowanie przyjęcia zapłaty za określone przedmioty.

Możliwość posłużenia się w tym przypadku takim nietypowym dowodem wynika z przepisów rozporządzenia. Dopuszcza ono bowiem dokonywanie zapisów w pkpir na podstawie dowodów niewymienionych wprost w przepisach, takich jak faktury czy rachunki, pod warunkiem że dowody takie zawierają pewne minimum danych. Wykaz tych danych został wymieniony w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Właśnie na tej podstawie nawet umowa cywilnoprawna, dowód wpłaty lub pokwitowanie mogą stanowić pełnowartościowy dowód księgowy (por. decyzja Izby Skarbowej w Białymstoku z 28 czerwca 2006 r., nr PBI/4110/i/18/MA/06).

Ponadto materiały biurowe mogą być wpisane do księgi na podstawie paragonu. Warunkiem jest jednak, aby paragon zawierał następujące dane: datę, stempel (oznaczenie) sprzedawcy, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu kupujący musi podać swoje dane (tj. nazwę i adres) oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Należy zauważyć, że uproszczony sposób dokumentowania zakupu materiałów i niektórych innych wydatków (np. środków czystości, bhp, materiałów biurowych) dotyczy zakupów dokonywanych w jednostkach handlu detalicznego, a nie od osób, które twierdzą, że takiej działalności nie prowadzą. Tylko w takiej sytuacji zakupy mogą być dokumentowane paragonami.

Podsumowując, należy stwierdzić, że jeśli Czytelnik nie dysponuje fakturą, rachunkiem, paragonem, umową ani pokwitowaniem, to nie może ująć tych zakupów w pkpir, ponieważ nie ma żadnego dowodu, który potwierdziłby ich poniesienie.

• § 3 pkt 1 lit. c), § 12 ust. 3 pkt 2, § 14 ust. 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy,

właścicielka kancelarii podatkowej