REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na jakiej podstawie zaksięgować zakup materiałów biurowych, na które nie ma faktury ani paragonu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Krawczyk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzę działalność gospodarczą (pkpir + VAT). Na bazarze (gdzie są budki i kioski) zakupiłem sporo materiałów biurowych. Sprzedający nie dał mi ani faktury, ani rachunku, gdyż - jak stwierdził - nie prowadzi firmy. Czy mogę ten wydatek ująć w kolumnie 13 pkpir na podstawie dowodu wewnętrznego?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Nie, nie może Pan ująć tego zakupu na podstawie dowodu wewnętrznego. Zakup materiałów biurowych powinien zostać udokumentowany zewnętrznym dokumentem księgowym. Forma tego dokumentu zależy od statusu sprzedawcy. Jeśli nie dysponuje Pan fakturą, rachunkiem, paragonem, umową ani pokwitowaniem (jednak to nie wynika z pytania), to w ogóle nie może Pan ująć tych zakupów w pkpir, ponieważ nie ma żadnego dowodu, który potwierdziłby ich poniesienie.

UZASADNIENIE

Zapisu w pkpir na podstawie dowodu wewnętrznego można dokonać wtedy, gdy dowód dotyczy m.in. zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego. Pomijając fakt, że zakup nie nastąpił w takiej jednostce, skupić się należy na tym, co należy rozumieć przez pojęcie „materiału pomocniczego”. Zgodnie ze słowniczkiem zawartym w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia pkpir materiał pomocniczy to taki materiał, który nie będąc materiałem podstawowym, jest zużywany w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddaje wyrobowi (w tym także usłudze) swoje właściwości. Tego rodzaju materiały podlegają ujęciu w kolumnie 10 księgi i powinny być uwzględniane w spisie z natury. Takiego rodzaju materiałem mogą więc być np. kosmetyki nabyte przez osobę prowadzącą salon fryzjerski. Służą one bowiem wykonywaniu usług fryzjerskich. Trudno jednak uznać za takie - materiały biurowe, które wprawdzie są związane z funkcjonowaniem firmy, ale jednak najczęściej nie są związane z wykonywaniem konkretnych usług, tylko są zużywane na potrzeby wewnętrzne. Tego rodzaju materiały stanowią „pozostałe wydatki” i jako takie powinny być ujmowane w kolumnie 13 księgi.

REKLAMA

Dlatego w opisanej sytuacji nie należy dokumentować zakupów materiałów biurowych na podstawie dowodów wewnętrznych. Zakup ten powinien dokumentować zewnętrzny dowód zakupu, czyli wystawiony przez sprzedawcę. Jeśli jest to osoba prowadząca działalność gospodarczą, to w zależności od tego, czy jest, czy nie podatnikiem VAT, powinna to być faktura VAT albo rachunek. Gdy nie jest to osoba prowadząca działalność gospodarczą (co ma miejsce w tym przypadku), dowodem księgowym potwierdzającym zakup może być umowa kupna-sprzedaży (por. postanowienie Urzędu Skarbowego w Pabianicach z 27 sierpnia 2007 r., nr USIA/415-23/07) albo przynajmniej pokwitowanie przyjęcia zapłaty za określone przedmioty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Możliwość posłużenia się w tym przypadku takim nietypowym dowodem wynika z przepisów rozporządzenia. Dopuszcza ono bowiem dokonywanie zapisów w pkpir na podstawie dowodów niewymienionych wprost w przepisach, takich jak faktury czy rachunki, pod warunkiem że dowody takie zawierają pewne minimum danych. Wykaz tych danych został wymieniony w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Właśnie na tej podstawie nawet umowa cywilnoprawna, dowód wpłaty lub pokwitowanie mogą stanowić pełnowartościowy dowód księgowy (por. decyzja Izby Skarbowej w Białymstoku z 28 czerwca 2006 r., nr PBI/4110/i/18/MA/06).

Ponadto materiały biurowe mogą być wpisane do księgi na podstawie paragonu. Warunkiem jest jednak, aby paragon zawierał następujące dane: datę, stempel (oznaczenie) sprzedawcy, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu kupujący musi podać swoje dane (tj. nazwę i adres) oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Należy zauważyć, że uproszczony sposób dokumentowania zakupu materiałów i niektórych innych wydatków (np. środków czystości, bhp, materiałów biurowych) dotyczy zakupów dokonywanych w jednostkach handlu detalicznego, a nie od osób, które twierdzą, że takiej działalności nie prowadzą. Tylko w takiej sytuacji zakupy mogą być dokumentowane paragonami.

Podsumowując, należy stwierdzić, że jeśli Czytelnik nie dysponuje fakturą, rachunkiem, paragonem, umową ani pokwitowaniem, to nie może ująć tych zakupów w pkpir, ponieważ nie ma żadnego dowodu, który potwierdziłby ich poniesienie.

• § 3 pkt 1 lit. c), § 12 ust. 3 pkt 2, § 14 ust. 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy,

właścicielka kancelarii podatkowej

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA