Mylne wprowadzenie na stan otrzymanego sprzętu

W księgach rachunkowych wykazany sprzęt ujęto 31 grudnia 2005 r., w tym: dwie pozycje wpisano do ewidencji środków trwałych jako wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej 3500 zł (w 2006 r. wyksięgowano te pozycje z ewidencji ze względu na to, że pomoce naukowo-dydaktyczne bez względu na wartość ujmuje się jako pozostałe środki trwałe w używaniu do całkowitego umorzenia w dniu przyjęcia na stan). Kontrola zakwestionowała zapisy ujęcia w ewidencji środków trwałych i ewidencji wartości niematerialnych i prawnych elementów z dostawy z grudnia 2005 r. W wystąpieniach pokontrolnych zalecono skorygować zapisy w księgach dotyczące wprowadzenia otrzymanego sprzętu. W jaki sposób można dokonać korekty zapisu? Sporządzenie polecenia księgowania na chwilę obecną, dotyczącego roku 2005 i 2006, spowoduje niezgodność sprawozdań ze stanem faktycznym (bilans, sprawozdania GUS).

Tak, rzeczywiście należy postąpić zgodnie z zaleceniem kontroli i dokonać korekty zapisów. Jednostka otrzymała protokół przekazania sprzętu 22 grudnia 2005 r. Po tej dacie główny księgowy powinien wyegzekwować od pracowników merytorycznych odpowiednie załatwienie sprawy i udokumentowanie, co dalej dzieje się z tym sprzętem (komputery, oprogramowanie, drukarki), gdyż otrzymane pomoce nie muszą od razu być używane, mogą być np. przyjęte do magazynu lub zagospodarowane w inny sposób.

ZAPAMIETAJ!

Otrzymanie protokołu przekazania sprzętu nie jest równoznaczne z przyjęciem sprzętu do używania.

Dopiero na podstawie dokumentu potwierdzającego przyjęcie pomocy naukowych do używania można było ich wartość zaewidencjonować na koncie 013 - „Pozostałe środki trwałe”, czyli w opisanym przypadku w styczniu 2006 r.

Pierwotne księgowania należy skorygować. Niestety, korekty tej bezpośrednio nie można zaksięgować w roku 2005 i 2006, ponieważ księgi rachunkowe są trwale zamknięte.

Zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi można dokonać jedynie na podstawie polecenia księgowania, a zatem nieodpłatne otrzymanie pomocy dydaktycznych należy prawidłowo zaksięgować w księgach roku 2007, sporządzając polecenie księgowania z zaznaczeniem, jakiego roku księgowanie dotyczy, i wskazaniem konkretnej pozycji księgowej.

Następnie trzeba sporządzić korektę stosownych sprawozdań i bilansów za te okresy, a w księgach roku 2007 wykazywać dane zgodnie z ich ewidencją księgową (oczywiście po korekcie).

Stwierdzenie, że księgowanie takie spowoduje niezgodność sprawozdań ze stanem faktycznym (bilans, sprawozdania GUS), jest nieprawdziwe, ponieważ bez dokonania korekty wykazywane w sprawozdaniach dane są niezgodne z rzeczywistością. Błędnie zostały sporządzone również bilanse. Ewidencja księgowa także nie odzwierciedla stanu faktycznego, dlatego konieczne jest sprostowanie błędnych zapisów.

Ponadto zwracam uwagę na dokładne przeanalizowanie wszystkich zapisów księgowych w latach poprzednich, żeby podczas ich korygowania nie pominąć żadnego z nich (mam na myśli księgowania dotyczące otrzymanych pomocy dydaktycznych).

Podstawy prawne

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)