Rozliczenie dotacji w jednostkach samorządu terytorialnego

HANNA BARAŃSKA

Z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogą być udzielane dotacje:

1) posiadające charakter podmiotowy:

• publicznym i niepublicznym jednostkom systemu oświaty (art. 80 i 90 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty),

• instytucjom kultury (art. 12 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej),

• samodzielnym zakładom opieki zdrowotnej (art. 55 ust. 1 ustawy z 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej);

2) przedmiotowe dla zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych, przeznaczone na dopłaty do określonych rodzajów wyrobów lub usług (art. 174 ust. 1 uofp);

3) celowe albo pomoc rzeczowa dla innych jednostek samorządu terytorialnego (art. 175 ust. 1 uofp);

4) celowe na realizację zadań jednostki samorządu terytorialnego przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych (art. 176 ust. 1 uofp).

Ustawa o finansach publicznych nie zawiera szczególnych regulacji dotyczących zasad udzielania dotacji, dlatego też należy przyjąć, że w tym zakresie obowiązują ogólne zasady dokonywania wydatków ze środków publicznych, określone w art. 35 tej ustawy, tj. dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Nierozliczenie dotacji przekazanej z budżetu jednostki samorządu terytorialnego lub nieterminowe rozliczenie tej dotacji albo nieustalenie kwoty dotacji podlegającej zwrotowi do budżetu, zgodnie z art. 8 pkt 2 i pkt 3 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, skutkuje odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Przez pojęcie „rozliczenie dotacji” należy rozumieć ogół czynności dotującego mających na celu merytoryczną, formalną i rachunkową kontrolę dokumentów przekazanych przez podmiot, który dotację otrzymał.

Do dotacji udzielonych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego stosuje się przepisy art. 145 i 146 uofp, regulujące zwrot dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości. Wyniki dokonanego rozliczenia stanowią podstawę ewentualnego ustalenia kwoty dotacji podlegającej zwrotowi do budżetu w razie jej wykorzystania niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrania w nadmiernej wysokości (art. 132 ust. 3 uofp). Decyzję w sprawie zwrotu dotacji wydaje dotujący (wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa), a organem odwoławczym od tych decyzji jest właściwe miejscowo samorządowe kolegium odwoławcze (art. 190 uofp).

ZAPAMIĘTAJ!

W myśl art. 145 ust. 6 uofp, wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem wyklucza prawo jej otrzymania przez kolejne 3 lata.

Rozważając związek dotacji celowej z istniejącym obecnie stanem prawnym, Główna Komisja Orzekająca w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych w orzeczeniu z 19 maja 2003 r. (sygn. DF/GKO/Odw.-177/227/2002) wyraziła pogląd, że dotacja celowa jest przeznaczona na określony cel i powinna być zrealizowana w wyznaczonym terminie. Jej wykorzystanie jest wydatkiem ze środków publicznych, a zatem granice upoważnienia do jego dokonania stanowi zakreślony termin i cel wykorzystania dotacji celowej. Po upływie wyznaczonego terminu nie ma podstaw do dokonania z dotacji określonego wydatku, bowiem środki publiczne stanowiące dotację celową nie pozostają już w dyspozycji jednostki, która ją otrzymała.

Przeznaczenie dotacji

Dotacje podmiotowe, w rozumieniu przepisu art. 106 ust. 2 pkt 2 uofp, są przeznaczone na dofinansowanie działalności bieżącej ustawowo wskazanego podmiotu. Żaden przepis w obowiązującym prawie finansowym nie upoważnia jednostki samorządu terytorialnego do kontroli beneficjentów dotacji podmiotowych. Tak więc, pomimo reżimu obowiązującego przy dokonywaniu wydatków ze środków publicznych, jednostki samorządu terytorialnego nie mają możliwości rozliczania dotacji w zakresie szerszym niż wskazane w ustawach, na podstawie których dotacje te są udzielane. W tych przypadkach ważny jest fakt prowadzenia dotowanej działalności.

Przy działalności oświatowej (np. szkoły lub innej placówki oświatowej) rozliczenie dotacji powinno co najwyżej sprowadzać się do obowiązku wykazania przez dotowany podmiot korekty planowanej liczby uczniów do liczby dzieci faktycznie uczęszczających do szkoły lub placówki - i stosownej do tego kwoty różnicy pomiędzy dotacją należną a otrzymaną. Nie może zaś oznaczać obowiązku wykazania, na co szkoła lub placówka wydatkowała środki.

Problematyka dotacji przedmiotowych wymaga bardziej złożonego postępowania niż w przypadku rozliczania udzielonej dotacji podmiotowej. Dotacja przedmiotowa odnosi się do realizacji przez podmiot dotowany konkretnych zadań, dlatego też przy określeniu jej wysokości konieczne jest ustalenie podstawy naliczenia dotacji. Przedmiot dotowania musi być określony za pomocą jednostek miary (np.: m², ha, m³, dm³, tona, wozokilometr, itp.) i stawki przypadającej na jednostkę miary. Stawki jednostkowe dotacji, ustalane przez organ jednostki samorządu terytorialnego (art. 174 ust. 4 uofp), mogą mieć postać kwotową lub procentową, zwłaszcza wtedy, gdy dotacje są odnoszone do kosztów realizacji dotowanych zadań.

Kto jest zobowiązany do złożenia sprawozdań wykorzystanej dotacji

Szczegółowość rozliczenia wykorzystania dotacji przedmiotowych, udzielonych zakładom budżetowym z przeznaczeniem na dopłaty do określonych rodzajów wyrobów lub usług, ustala zarząd jednostki samorządu terytorialnego.

ZAPAMIETAJ!

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną, kierownik samorządowego zakładu budżetowego jest zobowiązany do przekazania zarządowi jednostki samorządu terytorialnego, w terminie do 31 stycznia następnego roku, rozliczenia wykorzystanej dotacji w szczegółowości określonej przez ten zarząd (§ 52 ust. 2).

W przywołanym przepisie, jako zobowiązanych do złożenia sprawozdań wykorzystanej dotacji, nie wymieniono kierowników gospodarstw pomocniczych. Nie oznacza to jednak, że są oni zwolnieni z tego obowiązku.

Gospodarstwu pomocniczemu samorządowej jednostki budżetowej dotacje przedmiotowe przekazuje zarząd tej jednostki (§ 57 ust. 4 rozporządzenia). Dlatego też, podobnie jak w przypadku zakładów budżetowych, kierownicy gospodarstw pomocniczych są zobowiązani do przekazania zarządowi jednostki samorządu terytorialnego, za pośrednictwem kierownika jednostki budżetowej, przy której gospodarstwo pomocnicze zostało utworzone, rozliczenia wykorzystanej dotacji w szczegółowości i terminie określonym przez dotującego.

Zwroty niewykorzystanej dotacji

W przypadku stwierdzenia wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrania w nadmiernej wysokości, zarząd wydaje decyzję o zwrocie dotacji do budżetu jednostki samorządu terytorialnego wraz z odsetkami, w ustalonej wysokości (§ 52 ust. 3 rozporządzenia). Termin wyznaczony do zwrotu dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości, wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych, musi być wyznaczony nie później niż do 28 lutego roku następującego po roku, w którym udzielono dotacji (art. 145 ust. 1 w związku z art. 190 uofp).

Przykładowy wzór rozliczenia wykorzystania dotacji przedmiotowej zamieszczamy poniżej.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Na podstawie art. 176 uofp, podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki. Zlecenie zadania następuje na podstawie ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o pożytku publicznym i o wolontariacie, pod warunkiem że zadanie znajduje się w sferze zadań publicznych wymienionych w art. 4 tej ustawy. Dotacje na zadania publiczne, które nie zostały wymienione w upp, są udzielane na podstawie umowy i w trybie określonym przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego stosowną uchwałą (art. 176 ust. 1 uofp).

Odwołanie do przepisów odrębnych, zawarte w art. 11 ust. 2 upp, powoduje, że zlecanie realizacji zadań może następować w trybie i na zasadach innych niż określone w tej ustawie. Dlatego też do zlecania realizacji zadań z zakresu:

• pomocy społecznej, o których mowa w art. 4 ust. 1 upp - stosuje się przepisy ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej,

• promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - stosuje się przepisy ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (np. pośrednictwo pracy, poradnictwo zawodowe, pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy, organizacja szkoleń),

• ochrony zabytków - stosuje się przepisy ustawy z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,

a dotacji udziela się na zasadach uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego podjętej na podstawie art. 81 tej ustawy.

Bez względu na tryb udzielenia dotacji celowej z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wykorzystanie środków finansowych przekazanych na wykonanie powierzonych zadań lub wspieranie ich realizacji podlega rozliczeniu przez dotującego.

Kontrola wykorzystania dotacji

Rzetelność sprawowanej kontroli polega na dokonaniu oceny realizacji zleconego zadania, jego efektywności i jakości wykonania, prawidłowości wykorzystania dotacji oraz właściwego prowadzenia dokumentacji (art. 17 upp).

Ocena może być dokonana na podstawie sprawozdania z wykonania zadania (częściowego lub końcowego) złożonego przez dotowanego, jak również w siedzibie zleceniobiorcy lub w miejscu wykonywania zadania. Jeżeli czas jego realizacji jest dłuższy niż rok kalendarzowy, to wówczas za okres sprawozdawczy przyjmuje się rok budżetowy (Lex, Komentarz do art. 18 upp, N. Kowal, Zakamycze, 2005).

Przepisy upp określają tylko ogólne wymagania dotyczące kontroli i oceny realizacji zleconych zadań publicznych oraz obowiązków sprawozdawczych w zakresie ich wykonania (art. 17 i 18). Szczegółowe wymagania określa umowa zawarta z wykonawcą zadania.

Kontrola prowadzona w oparciu o sprawozdania złożone przez beneficjentów, w terminie 30 dni po upływie terminu, na który umowa została zawarta (art. 18 ust. 1 upp), powinna dać odpowiedź na pytania, czy:

• zadanie zostało wykonane zgodnie z zakresem rzeczowym i w terminie określonym umową,

• zawartość sprawozdania oraz załączone do niego dokumenty umożliwiają pozyskanie rzetelnych danych o osiągniętych efektach i o sposobie wykorzystania środków publicznych przekazanych na realizację zadania,

• dowody dokumentujące wykorzystanie dotacji (faktury, rachunki, delegacje, umowy, itp.) spełniają wymogi określone przez dotującego.

Kontrola prowadzona w podmiotach niezaliczanych do sektora finansów publicznych, realizujących zadania publiczne na podstawie umów zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego, powinna wskazać:

1) czy podmiot w okresie składania ofert i realizacji zadań publicznych posiadał status podmiotu prowadzącego działalność pożytku publicznego (art. 3 ust. 2 i 3 upp), w tym:

• nie podlegał wyłączeniu podmiotowemu na podstawie art. 3 ust. 4 upp,

• wykonywał działalność (nieodpłatną lub odpłatną) pożytku publicznego i czy mieści się ona w zakresie zadań publicznych określonych w ustawie,

• zapewniono rachunkowe wyodrębnienie nieodpłatnej i odpłatnej działalności pożytku publicznego, stosownie do wymogów określonych w art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości,

• wyodrębniono odpłatną działalność pożytku publicznego od działalności gospodarczej, w myśl zapisów art. 9 ust. 3 upp,

2) czy podmiot prawidłowo realizował zadania publiczne finansowane (powierzone) lub współfinansowane (wspierane) dotacjami otrzymanymi od jednostek samorządu terytorialnego, z uwzględnieniem:

• zgodności rodzaju zadania określonego w umowie z przedmiotem działalności pożytku publicznego realizowanej przez kontrolowany podmiot (określonej w statucie lub innym dokumencie),

• wypełnienia obowiązku wyodrębnienia w księgach rachunkowych środków z otrzymanej dotacji (art. 16 ust. 5 upp),

• przestrzegania przy realizacji zadania postanowień umowy (zwłaszcza dotyczących zakresu rzeczowego, terminów realizacji zadań, sprawozdawczości),

• spełnienia wymogów w zakresie przedkładania jednostce zlecającej zadania sprawozdań z ich wykonania oraz rzetelności tych sprawozdań. Ocenie należy poddać:

- dane liczbowe określające skalę działań,

- rozliczenie kosztów w ewidencji księgowej oraz rzetelność ich wykazania w sprawozdaniu,

- kompletność faktur (rachunków) ze zwróceniem szczególnej uwagi na to, czy ten sam dowód księgowy nie został wykorzystany do rozliczenia więcej niż jednej umowy;

3) czy zleceniobiorca wskazał rachunek bankowy, na który będą przekazywane dotacje, i czy rachunek ten był utrzymywany nie krócej niż do chwili dokonania ostatecznych rozliczeń ze zleceniodawcą (§ 2 ust. 3 wzoru umowy, określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 27 grudnia 2005 r.).

ZAPAMIĘTAJ!

Oceny realizacji zadania, w tym prawidłowości wykorzystania środków finansowych, otrzymanych na jego realizację, dokonuje organ administracji publicznej.

Określone zadania w zakresie gospodarki finansowej, w tym ocenę prawidłowości wykorzystania dotacji budżetowych przez wykonawców zadań publicznych, kierownik jednostki może powierzyć jej pracownikom. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki (art. 44 ust. 2 uofp).

Powierzając jednak pracownikowi jednostki obowiązek dokonywania kontroli sprawozdań z realizacji zadań publicznych, zleconych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku, trzeba pamiętać, że należy przede wszystkim zapewnić skuteczność tej kontroli. Wyznaczony pracownik musi więc być osobą kompetentną i zdolną prawidłowo przeprowadzić czynności kontrolne.

Terminy zwrotu niewykorzystanej dotacji

Dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, niewykorzystane do końca roku budżetowego, podlegają zwrotowi w terminie do 15 lutego następnego roku (art. 144 ust. 1 w związku z art. 190 uofp), a wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości - podlegają zwrotowi do budżetu, wraz odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w terminie do 28 lutego roku następującego po roku, w którym udzielono dotacji (art. 145 ust. 1 w związku z art. 190 uofp). W przypadku niewypełnienia przez beneficjenta obowiązku zwrotu dotacji w ustalonym terminie organ jednostki samorządu terytorialnego wydaje decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki (art. 146 ust. 1 w związku z art. 190 uofp).

Ujęcie w księgach rachunkowych rozliczenia dotacji

Rozliczenie dotacji przez organ administracji publicznej stanowi podstawę wpisu w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, Starostwa, Urzędu Marszałkowskiego na koncie 224 - Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami w sprawie szczególnych zasad rachunkowości budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 224 - Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych powinna zapewnić możliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji, według jednostek oraz przeznaczenia dotacji. Na stronieWn konta 224 ujmuje się wartość dotacji przekazanych przez organ dotujący, na stronieMa - wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone, w korespondencji z kontem 810.

Saldo Wn konta 224 - Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych oznacza wartość niewykorzystanych, nierozliczonych dotacji lub wartość dotacji należnych do zwrotu w roku, w którym zostały przekazane.

Rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które organ dotujący zalicza do dochodów budżetowych, są ujmowane na koncie 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

Podstawy prawne

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 560)

• Ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o pożytku publicznym i o wolontariacie (Dz.U. Nr 96, poz. 873; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 94, poz. 651)

• Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 80, poz. 542)

• Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1658)

• Ustawa z 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1290)

• Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 79, poz. 551)

• Ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. Nr 64, poz. 593; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 120, poz. 818)

• Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. Nr 99, poz. 1001; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243)

• Ustawa z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz.U. Nr 162, poz. 1568; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 126, poz. 875)

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.U. Nr 264, poz. 2207)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. Nr 116, poz. 783)