Nieprawidłowości w gospodarce finansowej jednostek sfery budżetowej

Najważniejszą z przyczyn występowania uchybień w gospodarce finansowej jednostek sektora finansów publicznych jest stworzenie nieskutecznych procedur w zakresie kontroli finansowej oraz brak potrzeby, w ocenie zarządzających, dostosowania tych procedur do faktycznych potrzeb jednostki. W artykule przedstawiamy wybrane przykłady nieprawidłowości z różnego zakresu funkcjonowania jednostek.

Gospodarka finansowa jednostek sektora finansów publicznych jest związana z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Tak więc w praktyce wszystkie obszary funkcjonowania jednostek są zawsze w pewnym stopniu powiązane z co najmniej jednym z tych procesów i podlegają kontroli finansowej, bez której żadna jednostka nie może funkcjonować. Kontrola finansowa nie powinna ograniczać się jedynie do weryfikacji i badania dokumentów finansowo-księgowych, ale stanowić całościowy system zapewniający prawidłowe gospodarowanie środkami publicznymi. System ten, czyli procedury i mechanizmy obowiązujące w jednostce, powinny gwarantować legalne, gospodarne, celowe, rzetelne, przejrzyste i jawne wykorzystanie środków publicznych.

Przyczyny nieprawidłowości

Możliwościom powstawania nieprawidłowości sprzyja brak nadzoru, komunikacji oraz rozliczania pracowników z wykonania powierzonych zadań, a także egzekwowania od nich odpowiedzialności za prawidłową realizację tych zadań. Jedną z najważniejszych zasad obowiązujących przy wykonywaniu kontroli finansowej jest to, że powinna być ona przeprowadzona w jak najkrótszym odstępie czasu w stosunku do działalności kontrolowanej. Ustalenie niezgodności pomiędzy wykonaniem i wyznaczeniem, dokonane w czasie bardzo odległym od faktycznego wykonania, nie może dać praktycznego rezultatu. Dlatego też skuteczność kontroli wewnętrznej jest dużo wyższa niż dokonywanej przez zewnętrzne instytucje kontrolne. Ponadto ujawnianie przypadków nieprawidłowo wykonywanych zadań wskazuje, że system kontroli wewnętrznej działa sprawnie.

Czynnikami sprzyjającymi powstawaniu uchybień jest również szczupła obsada kadrowa komórek organizacyjnych, duże obciążenie części pracowników obowiązkami służbowymi przy niewielkim obciążeniu innych, brak rotacji na stanowiskach służbowych oraz powierzanie jednemu pracownikowi zbyt dużego zakresu kompetencji. W takim przypadku należałoby przeanalizować strukturę organizacyjną jednostki i znaleźć błędy popełnione w trakcie jej formalizacji albo przeobrażenia w funkcjonowaniu jednostki, które w niej nastąpiły pod wpływem zmian w otoczeniu.

Nieprawidłowości w gospodarce finansowej jednostek sektora finansów publicznych powstają również w wyniku błędnie prowadzonej dokumentacji finansowo-księgowej oraz niewłaściwego jej zabezpieczania i przechowywania. Skutkiem takiego działania są nierzetelne dane prezentowane w sprawozdawczości budżetowej.

Warto również wspomnieć o zaniedbaniach organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego, polegających na braku wystarczającej wiedzy o źródłach dochodów i kierunkach możliwych do realizacji wydatków ze środków publicznych.

Z orzecznictwa

Kierownik jednostki, z racji pełnionej funkcji, powinien znać zasady wydatkowania środków publicznych i konsekwencje ich naruszenia, a w razie wątpliwości interpretacyjnych powinien dokładnie przeanalizować przepisy przed podjęciem decyzji, nie ograniczając się do dania wiary jednej opinii lub tej opinii, która była zgodna z jego oczekiwaniami.

(Orzeczenie GKO z 26 lipca 2004 r., nr akt DF/GKO/Odw.-32/43-45/RN-10-12/2004/521 - niepublikowane)

Za uchybienie obowiązkom w zakresie gospodarki finansowej uznać należy bezgraniczne zaufanie do podległych pracowników odnośnie do przestrzegania przez nich obowiązujących przepisów i dokonywania prawidłowej ich interpretacji i zaniechanie dokonania weryfikacji wniosków przedstawionych przez komisję przetargową i podstawowych czynności kontrolnych.

(Orzeczenie GKO z 7 marca 2005 r., nr akt DF/GKO/Odw.-120/163/2004/1376 - niepublikowane)

Oczywiście najlepiej byłoby, aby gospodarka finansowa jednostek sektora finansów publicznych prowadzona była bezbłędnie, ale tak idealnego stanu pewnie nigdy nie da się osiągnąć.

O nieprawidłowościach w gromadzeniu dochodów, realizacji wydatków oraz gospodarowaniu mieniem w jednostkach świadczą uchybienia, które zostały zaprezentowane we wrześniowym Poradniku Rachunkowości Budżetowej (9/2008) pt. „Nieprawidłowości w gospodarce finansowej jednostek sfery budżetowej”. Omówiono w nim ponad 300 uchybień z różnego zakresu funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych, w tym spraw organizacyjnych, rachunkowości i sprawozdawczości, gospodarowania środkami pieniężnymi, rozrachunków, gromadzenia dochodów z tytułu podatków i dochodów niepodatkowych, realizacji wydatków, sporządzania planów finansowych oraz rozliczeń z jednostkami, gospodarowania składnikami majątkowymi oraz inwentaryzacji aktywów i pasywów. Zapoznanie się z treścią przedstawionych w nim nieprawidłowości oraz praktycznymi rozwiązaniami w celu ich uniknięcia może być pomocne w ustaleniu dziedzin gospodarki finansowej jednostek najbardziej narażonych na nieprawidłowe wykonanie zadań. Nieprawidłowości w jednostkach sektora finansów publicznych zaprezentowane w Poradniku będą dla Państwa niewątpliwie interesującą lekturą.

Wybrane nieprawidłowości

W tabeli przedstawiamy wybrane nieprawidłowości z różnego zakresu funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych oraz podajemy, jak je wyeliminować w zgodzie z obowiązującym prawem. Korzystajmy zatem z doświadczeń innych, abyśmy sami mogli uniknąć odpowiedzialności za błędy.

Tabela. Przykładowe nieprawidłowości w gospodarce finansowej jednostek

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawy prawne

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 144, poz. 900)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 72, poz. 422)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 112, poz. 761)