Ewidencja księgowa środka trwałego o przedłużonym okresie używania

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop) zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowych zgodnie z przepisami rachunkowości w taki sposób, który zapewni określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za okres podatkowy. Ma to istotne znaczenie w szczególności w organizacjach non profit, których dochód przeznaczony na cele określone w art. 17 ust. 1 pkt 4 updop jest zwolniony z podatku.

Księgi rachunkowe tych podmiotów powinny umożliwić więc ustalenie przychodów i kosztów podatkowych - w tym wyodrębnienie przychodów i kosztów w celu ustalenia dochodu zwolnionego. Wymaga to prowadzenia szczegółowej analityki do kont głównych.

W opisanej sytuacji - niezależnie od tego, czy ostatecznie organizacja przekracza roczny okres użytkowania maszyny, czy też nie - ewidencja do celów podatkowych będzie się różniła od ewidencji do celów rachunkowych.

Przepisy updop dają możliwość zaliczenia bezpośrednio w koszty wartości środka trwałego o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł, jeżeli przewidywany okres jego używania jest równy lub krótszy niż rok. Jeżeli organizacja skorzystała z tej możliwości, a faktyczny okres używania maszyny przekroczył rok - ma obowiązek, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:

• zaliczyć te składniki do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia,

• zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych,

• stosować te stawki amortyzacji w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych,

• wpłacić (w terminie do 20. dnia tego miesiąca) do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu podatkowym; odsetki od różnicy należy naliczać według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych.

W przypadku rozliczeń do celów rachunkowych nie ma takiej możliwości jak w przypadku rozliczeń podatkowych. Według definicji zawartej w przepisach ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. W danym przypadku bardzo istotne znaczenie ma sformułowanie „o okresie ekonomicznej użyteczności”, który jest poza dyspozycją jednostki. Okres ekonomicznej użyteczności zależy przede wszystkim od warunków technicznych środka trwałego. Przepisy updop mówią natomiast o środkach trwałych, które będą używane przez okres dłuższy niż rok. A zatem to, jak długo dany środek trwały będzie „używany”, zależy od decyzji jednostki - bez względu na to, jaki jest jego faktyczny „okres ekonomicznej użyteczności”. Oznacza to, że do celów rachunkowych - niezależnie od tego, czy organizacja przewiduje używanie maszyny przez 10 miesięcy, czy dłużej - zalicza się ją do środków trwałych.