Jak poprawnie ująć w bilansie wpłaconą zaliczkę

Czytelnik dokonując przelewu wpłacił kontrahentowi zaliczkę na poczet przyszłej dostawy. Dlatego też niezależnie od tego, czy otrzymał fakturę czy nie, wpłacona kwota powinna zostać ujęta w bilansie właśnie jako zaliczka. Potwierdzeniem faktu, że firma dokonała takiej wpłaty jest wyciąg bankowy i faktura, która została przesłana w styczniu. Czytelnik w pytaniu nie podaje, co będzie przedmiotem dostawy. Jeżeli więc wpłacone środki dotyczą:

• towarów i materiałów - będą ujęte w pozycji aktywów - B.I. Zaliczki na dostawy,

• środków trwałych - będą ujęte w pozycji aktywów - A.II.3 Zaliczki na środki trwałe w budowie,

• wartości niematerialnych i prawnych - będą ujęte w pozycji aktywów - A.I.4 Zaliczki na wartości niematerialne i prawne.

Pozostaje więc kwestia wyceny. Na dzień bilansowy, czyli na 31 grudnia (w przypadku gdy rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym) wartość zaliczki na rzecz dostawców krajowych wycenia się w wartości nominalnej. Ponieważ zaliczka w przypadku czytelnika została wpłacona w walucie obcej na dzień bilansowy, jej wartość musi zostać przeliczona według kursu średniego ustalonego dla euro przez Narodowy Bank Polski. Taka konieczność wynika z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Jeżeli na skutek zmiany kursu walut nastąpił wzrost wartość, będziemy mieć do czynienia z różnicą dodatnią. Zostanie ona ujęta w księgach rachunkowych jako przychód finansowy. Jeżeli wartość należności spadła, powstała różnica jest ujemna. Zostanie ona ujęta w księgach jako koszt finansowy.

Ponieważ czytelnik nie podaje kwot, przyjmijmy założenie, że wartość zaliczki wynosi 10 tys. euro.

W dniu jej wpłaty firma przeliczała dla celów ewidencji księgowej jej wartość według kursu sprzedaży waluty stosowanego przez bank obsługujący tę firmę (w przykładzie przyjmujemy kurs - 3,8738 zł/euro). Oznacza to, że wartość zaliczki wynosiła w momencie zapłaty 38 738 zł. Z kolei na dzień bilansowy (średni kurs euro na 31 grudzień ustalony przez Narodowy Bank Polski to 3,8312 zł) jej wartość wynosi 38 312 zł. Powstała różnica ujemna w wysokości 426 zł. Wartość ta stanowi koszt finansowy.

W związku z tym w bilansie w odpowiedniej pozycji aktywów zostanie uwidoczniona zaliczka w kwocie 38 312 zł. Natomiast w rachunku zysków i strat jako koszt finansowy kwota 471 zł.

Agnieszka Pokojska

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).