Kategorie

Zasady dokonywania korekt błędnych zapisów księgowych

Wprowadzając korekty błędnych zapisów księgowych, mamy najczęściej na uwadze samą korektę – myśl, żeby wyeliminować z ksiąg rachunkowych błędny zapis. Kierując się takimi intencjami, uchodzi naszej uwadze znaczenie informacji płynących z samych zapisów ujętych na określonych stronach niektórych kont. Warto zastanowić się, jakie występują wewnętrzne powiązania danych liczbowych strony DT lub CT i jak mogą one zostać zniekształcone przez zapisy korygujące błędy. Przestrzeganie pewnych zasad korygowania błędów ułatwia sprawowanie kontroli.

Podstawą wszelkich korekt jest konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób bezbłędny, co zapewnia rzetelność, ciągłość zapisów oraz procedur obliczeniowych w danym okresie sprawozdawczym.

Mówiąc o błędach i ich korektach, należy rozróżnić:

1) korekty w dowodach źródłowych,

2) korekty zapisów ujętych w księgach rachunkowych.

UWAGA

Inne zasady poprawiania błędów należy stosować w przypadku dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych oraz własnych. Korekta w tych dowodach dokumentowana jest odpowiednim dokumentem (fakturą korygującą VAT lub, w nielicznych przypadkach, notą korygującą) zawierającym uzasadnienie poprawki. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być korygowane tylko w taki sposób, który umożliwi odczytanie wcześniejszych treści i liczb. Nad skreśloną treścią lub liczbą wpisuje się więc poprawne dane, dodatkowo opatrzone datą i podpisem osoby upoważnionej do wprowadzenia korekty. Błędne zapisy mogą być poprawione na dowodach źródłowych przed wprowadzeniem ich do systemu finansowo-księgowego. Znajdzie to swoje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych w postaci prawidłowych księgowań i kwot. Korekty w dowodach źródłowych przed wprowadzeniem zapisów do systemu finansowo-księgowego nie mają również wpływu na treść ekonomiczną wynikającą z istoty danego konta, urządzenia księgowego. Skorygowane zgodnie z ustawą o rachunkowości błędne dane na dowodzie księgowym pozostają w postaci informacji. Nie należy jej przypisywać jakiegoś szczególnego znaczenia. W obawie przed informacją o powodach błędu lub błędzie niepoprawny dokument bywa kasowany, a niekiedy anulowany.

UWAGA

Nie każdy dokument i nie w każdym momencie można skasować (porwać) lub anulować i wystawić kolejny, nowy. O tym, jakie dowody i kiedy mogą być anulowane, powinny stanowić zapisy w zasadach (polityce) rachunkowości.

Sposób korygowania błędów

Sposób korygowania błędów został zdefiniowany w art. 25 ustawy o rachunkowości na dwa sposoby.

Błędne zapisy są wynikiem:

1) ujęcia operacji księgowej na niewłaściwych kontach analitycznych - nieprawidłowo na jednym lub równocześnie na kilku kontach,

2) zapisu księgowego w niewłaściwej kwocie,

3) „czeskiego błędu” - zaksięgowane kwoty są niezgodne z dowodem księgowym - błąd polega na przestawieniu kolejności cyfr,

4) ujęcia zdarzenia gospodarczego równocześnie w błędnej wartości i na niewłaściwym koncie,

5) pominięcia zapisu księgowego,

6) wprowadzenia zapisu księgowego po raz drugi na te same lub inne konta,

7) dwukrotnego lub błędnego wprowadzenia zapisu korygującego.

UWAGA

Bez względu na powody powstania nieprawidłowości stwierdzone błędy w zapisach księgowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych zapisu korygującego na podstawie dowodu korygującego.

Wszelkie korekty wprowadza się do ksiąg rachunkowych zapisami dodatnimi albo ujemnymi. W każdym korygującym zapisie księgowym należy bezwzględnie zachować zasadę podwójnego zapisu.

Reklama

Storno czarne ma postać zapisów dodatnich po przeciwnej stronie konta, na którym pierwotnie ujęto zapis błędny. Można powiedzieć, że storno to „rozlicza” wcześniej zapisaną wartość, niemniej obie kwoty powodują zawyżenie obrotów strony DT i CT danego konta.

Zaletą korygującego zapisu ujemnego (czerwonego) jest pozostawienie sum według stanu przed błędnym zapisem - pod warunkiem że wystornowany jest cały zapis pierwotny, a nie np. różnica. Przy obu rodzajach storna saldo końcowe wykazuje wartość jak przed pierwszym zapisem.

Dla uzyskania określonych treści ekonomicznych oraz możliwości ich weryfikowania z treściami i sumami wynikającymi z innych urządzeń księgowych w wielu przypadkach wskazane jest zastosowanie dodatkowo zapisu technicznego czerwonego lub czarnego. Taka forma dodatkowej korekty jest niezbędna wówczas, gdy system rachunkowości informatycznej nie pozwala na wprowadzanie zapisów w wartościach ujemnych. Podobnie zapis ten jest stosowany wtedy, gdy zachodzi konieczność zachowania tzw. czystości zapisów.

Zapis techniczny jest wprowadzany:

1) na podstawie zapisu w zasadach (polityce) rachunkowości danej jednostki gospodarczej,

2) wówczas, gdy występuje wewnętrzny obowiązek weryfikacji (porównania) oraz zgodności odpowiednich treści z różnych korespondujących ze sobą urządzeń księgowych,

3) wówczas, gdy jest wymagane powiązanie danych księgowych z kont z danymi w określonych pozycjach sprawozdawczości.

Zasadniczo najlepiej jednak korygować błędne zapisy księgowe, stornując cały uprzedni nieprawidłowy zapis i wprowadzając drugi - prawidłowy. Wszelkie storna częściowe „przez różnicę” do wartości prawidłowej lub po stronie przeciwnej do zapisu pierwotnego powodują, że ta sama treść ekonomiczna z kilku urządzeń księgowych jest nieporównywalna, mniej czytelna lub wręcz bezużyteczna i wskazująca na bałagan w zapisach. Często jest to powodem kolejnych korekt, a wówczas sumy zapisów stron DT lub CT nie dają już prawidłowych informacji o wartościach ekonomicznych wynikających z kont.

 

Przystępując do wprowadzania korekt zapisów księgowych, należy zwrócić uwagę na właściwe udokumentowanie samego zapisu korygującego. Korekty nieprawidłowych zapisów księgowych w wielu przypadkach są wprowadzane i dokumentowane nieprawidłowo oraz niezbyt jasno.

Najczęściej jako korygujące występują dowody polecenia księgowania (PK), które nie zawierają kompletnych, wystarczających do identyfikacji błędu informacji, np:

1) jaki dowód podlega korekcie (faktura, PK),

2) pod jaką pozycją w dzienniku znajduje się błędny zapis lub dowód,

3) dlaczego wprowadzana jest korekta,

4) jak wyglądał zapis pierwotny,

5) jaka jest data wystawienia korygującego dowodu PK i pod jaką datą dowód zaksięgowano,

6) podpisy osób akceptujących korektę oraz ujmujących poprawkę w księgach rachunkowych.

Więcej na ten temat w Biuletynie Rachunkowości

Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z naszych programów >>
INFORLEX Klasyfikacja Budżetowa – program dla księgowych jednostek budżetowych
INFORLEX Klasyfikacja Budżetowa – program dla księgowych jednostek budżetowych
Tylko teraz
Źródło: Biuletyn Rachunkowości
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    3 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Program motywacyjny opcji menedżerskich jako finansowy katalizator w okresie pandemii

    Koszty oraz specyfika programu motywacyjnego opcji na akcje i warrantów subskrypcyjnych - wycena opcji menedżerskich zgodnie z MSSF 2.

    Ulga na zabytki w PIT i ryczałcie od 2022 roku

    Ulga na zabytki. Od 2022 r. ma zostać wprowadzona nowa ulga podatkowa dla podatników podatku PIT (płacących podatek wg skali podatkowej i 19% stawki podatku) oraz podatników ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, będących właścicielami lub współwłaścicielami zabytków nieruchomych (zabytkowych nieruchomości wpisanych do rejestru lub ewidencji zabytków). Odliczone od dochodu (przychodu - w przypadku ryczałtu) będą mogły być wydatki na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane (także wpłaty na fundusz remontowy wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej) dotyczące ww. zabytkowej nieruchomości. Odliczeniu będą mogły podlegać także wydatki na odpłatne nabycie ww. zabytkowej nieruchomości - pod warunkiem, że podatnik poniósł na ten zabytek wydatek o charakterze remontowo-konserwatorskim. Ulga na zabytki jest przewidziana w projekcie (z 26 lipca br.) nowelizacji wielu ustaw podatkowych (w tym ustawy o PIT), przygotowanego w ramach tzw. Polskiego Ładu. Nowe przepisy mają obowiązywać od 1 stycznia 2022 r., tak jak większość innych zmian w PIT.

    Podatek dochodowy: co można wliczyć w firmowe koszty?

    Wrzucić w koszty, czy nie wrzucić? Oto jest pytanie, które zadaje sobie każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą. Odpowiedź ma niebagatelne znaczenie, bo decyduje o wysokości podatku dochodowego. Poza tym nieprawidłowe zakwalifikowanie wydatku może narazić przedsiębiorcę na kłopoty z urzędem skarbowym.

    Polski Ład. Nowe ulgi podatkowe

    Ulgi podatkowe Polskiego Ładu. Wsparcie od fiskusa dostaną sponsorzy przekazujący pieniądze na sport, kulturę i naukę, a także kupujący zabytki. Preferencje mają sprzyjać również rozwojowi firm i ekspansji na nowe rynki.

    Wspólne rozliczenie PIT - zmiany od 2022 roku

    Wspólne rozliczenie PIT. Przygotowany w ramach tzw. Polskiego Ładu projekt (z 26 lipca br.) nowelizacji wielu ustaw podatkowych (w tym ustawy o PIT) przewiduje m.in. istotne zmiany w zakresie wspólnego rozliczenia podatku dochodowego przez małżonków oraz osób samotnie wychowujących dzieci. Nowe przepisy mają obowiązywać od 1 stycznia 2022 r., tak jak większość innych zmian w PIT.

    Czynności opodatkowane PCC a zwolnienie z VAT

    Opodatkowanie PCC a VAT. Jakie są skutki zwolnienia z podatku VAT jednej ze stron czynności cywilnoprawnej dla jej opodatkowania podatkiem od czynności cywilnoprawnych?

    Dział podatkowy w firmie - 6 globalnych trendów

    Dział podatkowy w firmie. Działy podatkowe mogą odegrać strategiczną rolę w procesie transformacji biznesowej. Zdaniem połowy liderów działów podatkowych pandemia zwiększyła produktywność pracowników. Na podstawie rozmów z liderami działów podatkowych, eksperci Deloitte wyróżnili sześć trendów, które będą definiować pracę specjalistów podatkowych i finansowych.

    Nowe Prawo własności przemysłowej - szykują się duże zmiany

    Prawo własności przemysłowej. Zmiany w zakresie zgłaszania wzorów użytkowych, ochrony wzorów przemysłowych, znaków towarowych, oznaczeń geograficznych i wynalazków przewiduje projekt (UD263) nowego Prawa własności przemysłowej, który został opublikowany w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. Projekt ten jest przygotowywany w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii i ma zostać przyjęty przez rząd w IV kwartale 2021 roku.

    Polski Ład - co się zmieni w podatkach?

    Polski Ład - zmiany w podatkach. Przedstawiamy raport nt. podatkowych zmian w Polskim Ładzie, przygotowany przez prof. Adama Mariańskiego, przewodniczącego Krajowej Rady Doradców Podatkowych. Profesor Adam Mariański analizuje w nim projekt zmian przepisów podatkowych i wskazuje które z proponowanych przez Ministerstwo Finansów rozwiązań są korzystne dla podatników, a które doprowadzą do zwiększenia obciążeń podatkowych i pogłębienia się nierówności.

    Abolicja podatkowa dla firm wracających z zagranicy

    W ramach Nowego Ładu rząd zapowiada wprowadzenie amnestii fiskalnej dla przedsiębiorców wracających do Polski z zagranicy. Od lipca do końca roku 2022 będzie można zgłosić osiągnięty w przeszłości dochód, który nie został opodatkowany. Rząd zapewnia przedsiębiorców, że gdy wrócą do Polski z majątkiem i dochodami, nie będą ścigani za unikanie opodatkowania.

    Opodatkowanie VAT usługi najmu świadczonej na rzecz unijnego kontrahenta

    VAT od najmu. O ile w przypadku świadczenia usług najmu nieruchomości na rzecz podatnika mającego siedzibę na terenie Polski ulega wątpliwości, że usługa ta podlega opodatkowaniu w Polsce, o tyle takie wątpliwości pojawiają się często w przypadku świadczenia ww. usług na rzecz podmiotów mających siedzibę prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium UE.

    Ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych

    Ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych. Krajowa Administracja Skarbowa od początku epidemii COVID-19 wydała już około 90 tys. decyzji o przyznaniu ulg na łączną kwotę ok. 8,1 mld zł.

    Co wchodzi w skład ksiąg rachunkowych?

    Księgi rachunkowe. Z jakich elementów składają się księgi rachunkowe? Jak prowadzić konta księgi głównej oraz konta ksiąg pomocniczych? Co powinno zawierać zestawienie obrotów i sald?

    Zwrot akcyzy zawartej w cenie paliwa rolniczego -zmiany od 2022 roku

    Zwrot akcyzy od paliwa rolnikom 2022. Rada Ministrów przyjęła 30 lipca projekt nowelizacji ustawy o zwrocie akcyzy zawartej w cenie paliwa rolniczego. Nowe przepisy zwiększą m.in. limit oleju napędowego, zużywanego na 1 ha upraw rolnych.

    Wzrost otwartych postępowań restrukturyzacyjnych

    Restrukturyzacja przedsiębiorstw. Gospodarka z nadziejami, ale firmy wciąż mają problemy. Rynek restrukturyzacyjny odnotował bezprecedensowy wskaźnik otwartych postępowań na poziomie 460 w kwartale.

    Zasady opodatkowania nieruchomości komercyjnych

    Podatek od nieruchomości komercyjnych. Kto podlega opodatkowaniu? Co stanowi podstawę opodatkowania? Kiedy przysługuje zwolnienie z podatku od nieruchomości komercyjnych?

    Jak rząd powinien wspierać biznes - rekomendacje AICPA® i CIMA®

    Jak rząd powinien wspierać biznes. Association of International Certified Professional Accountants, reprezentujące AICPA & CIMA, wzywa polski rząd do podjęcia dalszych kroków w zakresie wspierania odbudowy gospodarczej w Polsce poprzez wdrażanie programów dla sektora MŚP w obszarze cyfryzacji i nowych technologii, wzmacnianie kluczowych zasobów Polski, takich jak wysoko wykwalifikowana pula talentów oraz wspieranie przedsiębiorstw w ich dążeniach do zrównoważonego rozwoju. Sugestie oraz rekomendacje dotyczące dalszego wsparcia przez polski rząd biznesu i rozwoju przemysłu zostały opracowane czerpiąc z szerokiego doświad¬czenia i dogłębnej, specjalistycznej wiedzy członków Instytutu Rachunkowości Zarządczej CIMA w Polsce.

    Zasady rozliczania kryptowalut w PIT

    Kryptowaluty a PIT. W ostatnich latach inwestycje w kryptowaluty rozwijają się bardzo dynamicznie. Już nie tylko bitcoin, ale dziesiątki innych walut wirtualnych pojawiają się na portalach inwestycyjnych. Warto przyjrzeć się jak wyglądają podstawowe zasady podatkowego rozliczenia dochodu z obrotu krytpowalutami.

    Podatki 2022 - co nowego dla firm?

    Podatki 2022 - co nowego dla firm? W przedstawionym przez rząd projekcie zmian w systemie podatkowym pozytywnie ocenić można m. in. rozszerzenie estońskiego CIT, zmiany w VAT i koncepcję spółki holdingowej. Projekt przewiduje też jednak szereg niekorzystnych rozwiązań i firmy będą musiały liczyć się ze wzrostem obciążeń - oceniają eksperci z KPMG. Wprowadzanie fundamentalnych zmian w systemie w tak krótkim czasie, w warunkach pandemii, niepokoi biznes.

    Likwidacja odliczenia składki zdrowotnej od podatku

    Składka zdrowotna. Jedną z najważniejszych dla osób prowadzących działalność gospodarczą zmian, zaplanowanych w Polskim Ładzie, jest likwidacja możliwości odliczenia zapłaconej składki zdrowotnej od podatku – wynika z analizy przygotowanej przez doradców podatkowych z Kancelarii Ożóg Tomczykowski.

    Stawka 5% VAT dla dostaw towarów na wynos

    Stawka VAT - jedzenie na wynos. W sprawach toczących się przy udziale Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach w sprawach połączonych I FSK 1290/18, I FSK 1678/18, I FSK 1461/18, I FSK 1749/18, I FSK 1516/18, I FSK 1649/18 wskazał, że dla dostaw towarów na wynos zastosowanie znajduje stawka 5% VAT.

    Upadłości i restrukturyzacje firm w 2021 roku

    Upadłości i restrukturyzacje firm. W pierwszej połowie 2021 r. sądy ogłosiły upadłość wobec 201 firm. 36 proc. z nich było notowanych w Krajowym Rejestrze Długów już rok przed ogłoszeniem upadłości przez sąd, a w dniu bankructwa 58 proc. Znacznie większa liczba przedsiębiorstw została objęta postępowaniem restrukturyzacyjnym - aż 1064.

    Opłata koncesyjna dla magazynów energii i zmiana opłaty dla offshore

    Wysokość opłat koncesyjnych dla magazynowania energii elektrycznej oraz zmiana wysokości opłaty koncesyjnej na wytwarzanie energii w morskich farmach wiatrowych zostanie uregulowana w III kwartale br.; nastąpi to w rozporządzeniu Rady Ministrów - wynika z wykazu prac legislacyjnych i programowych rządu.

    VAT e-commerce - nowe regulacje podatkowe w transgranicznej sprzedaży

    VAT e-commerce. Pakiet e-commerce to nic innego, jak szereg zmian w ustawie o podatku od towarów i usług w międzynarodowym handlu elektronicznym i imporcie w relacjach B2C. Adresowany jest do przedsiębiorców, którzy dokonują transgranicznych dostaw towarów i świadczą transgraniczne usługi unijnym konsumentom w transakcjach B2C.

    Uwalnianie pieniędzy z rachunku VAT w 2021 roku

    Uwalnianie pieniędzy z rachunku VAT. W pierwszych sześciu miesiącach 2021 r. wpłynęło prawie 20% mniej wniosków o uwolnienie środków zgromadzonych na rachunku VAT w porównaniu z analogicznym okresem ub.r. Jednak z danych resortu finansów wynika, że zgodzono się uwolnić kwotę prawie 80% większą niż wcześniej. W analizowanych okresach wydano niemal po tyle samo odmów. Ale w tym roku zablokowano znacznie więcej środków. Ostatnio negatywne postanowienia dotyczą głównie wnioskodawców bez wiodącego PKD.