Deklaracje elektroniczne i udzielanie pełnomocnictw

Warunki składania deklaracji elektronicznych

Jak wiadomo, deklaracje składane elektronicznie powinny zawierać:

1) dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach (dostępne na www.e-deklaracje.gov.pl),

2) jeden podpis elektroniczny - powinien to być bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu; należy pamiętać, że jak dotąd jedynie zeznanie roczne PIT-37 za 2008 r. podatnicy mogli złożyć bez zabezpieczenia go bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Zatem podatnicy lub płatnicy mogą składać deklaracje drogą elektroniczną. Muszą jednak posiadać bezpieczny podpis elektroniczny. Podpis ten jest zawsze wydawany na konkretną osobę fizyczną. Dlatego też w przypadku podatników będących osobami prawnymi do złożenia deklaracji drogą elektroniczną wymagane jest albo posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego przez wszystkie osoby upoważnione do podpisywania deklaracji w imieniu danej osoby prawnej, albo upoważnienie innej osoby (udzielenie pełnomocnictwa) posiadającej bezpieczny podpis elektroniczny (np. księgowej w firmie lub osoby z biura rachunkowego obsługującego firmę).

Bezpieczny podpis elektroniczny

Procedura uzyskiwania bezpiecznego podpisu elektronicznego jest czasochłonna i kosztowna. W Polsce są tylko trzy centra certyfikacyjne, do których można się zgłosić po wydanie certyfikatu. Należy tam przedstawić szereg dokumentów, tj. aktualny wyciąg z KRS, dowód tożsamości i poświadczony notarialnie podpis osoby, która będzie podpisywała dokumenty elektroniczne (certyfikaty są bowiem imienne). Należy też podpisać umowę i wnieść opłatę za usługę certyfikacji. Koszt certyfikatu ważnego 1 rok waha się w granicach 400 zł. Przedłużenie ważności certyfikatu to kolejne koszty, z tym że niższe, mieszczące się w granicach 100 zł.

Nic więc dziwnego, że korzystniej jest udzielić pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji elektronicznych osobie, która dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym, niż samemu zabiegać o jego uzyskanie.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznych

Przed 8 kwietnia 2009 r. również udzielenie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji elektronicznych było skomplikowane. Zgodnie z poprzednio obowiązującymi przepisami należało najpierw złożyć zawiadomienie o zamiarze udzielenia pełnomocnictwa. Później należało elektronicznie złożyć zgłoszenie o udzieleniu upoważnienia, a następnie należało czekać miesiąc na zaświadczenie z urzędu skarbowego o zgodności danych między pisemnym zawiadomieniem a elektronicznym zgłoszeniem.

8 kwietnia 2009 r. sytuacja się zmieniła. Został uchylony art. 3c Ordynacji podatkowej. Obecnie do udzielenia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji elektronicznych wystarczy, aby podatnik (lub płatnik) przesłał do urzędu skarbowego wypełniony formularz UPL-1, czyli formularz „Pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej”. Jeżeli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwa do podpisania tej deklaracji muszą udzielić wszystkie te osoby. W takiej sytuacji każda osoba upoważniona do podpisywania deklaracji musi osobno złożyć formularz UPL-1. Wymagane jest więc złożenie tylu formularzy, ile jest osób, których podpis jest wymagany na deklaracji.

Procedura odwołania takiego pełnomocnictwa również nie jest skomplikowana. Wystarczy, że podatnik złoży w urzędzie skarbowym wypełniony druk zawiadomienia OPL-1, czyli formularz „Zawiadomienia o odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej”. W tym przypadku wystarczy, że odwołanie pełnomocnictwa złoży jedna z osób, która udzieliła upoważnienia. Nie muszą tego robić wszystkie osoby. Nie ma bowiem takiego wymogu ustawowego.

Po zmianach udzielenie (i odwołanie) pełnomocnictwa, np. pełnomocnikowi z biura rachunkowego, będzie więc zdecydowanie łatwiejsze.

• art. 80a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 57, poz. 466

• rozporządzenie Ministra Finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie wzoru pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz wzoru zawiadomienia o odwołaniu tego pełnomocnictwa - Dz.U. Nr 57, poz. 470

Ewa Sławińska

konsultant podatkowy