REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ewidencjonować w księgach rachunkowych materiały z logo firmy przekazane kontrahentom

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Kędziora
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Koszty materiałów zakupionych w celu przekazania ich kontrahentom należy ujmować jako koszty działalności operacyjnej jednostki. W zależności od tego, czy są to koszty reklamy czy koszty reprezentacji, będą one stanowiły (bądź nie) koszty uzyskania przychodów.

Dla celów podatku dochodowego istotne jest ustalenie, czy przekazywane prezenty są kosztem reklamy czy kosztami reprezentacji. Koszty reklamy są kosztami uzyskania przychodu, natomiast koszty reprezentacji są wymieniane wśród kosztów niestanowiących kosztów podatkowych. Ustawy podatkowe nie zawierają definicji reprezentacji, dlatego należy posłużyć się definicją słownikową. W jednej z ostatnio wydanych interpretacji podatkowych Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (nr ILPB3/423-96/09-5/MC) z 27 maja 2009 r. wskazuje się, że:

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

„Słownik języka polskiego” pod redakcją profesora Stanisława Dubisza definiuje reprezentację jako okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, należy uznać, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Celem wydatków na reprezentację jest m.in. kształtowanie i utrwalanie określonego wizerunku zewnętrznego firmy w oczach klientów, kontrahentów i opinii publicznej.

Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

 

Poczęstunek może być kosztem>>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 

Przepisy podatkowe wskazują też, że drobne upominki dla klientów nie mają charakteru reprezentacji, gdyż trudno je uznać za okazałe czy wystawne. W kwestii tej wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 4 stycznia 2008 r., nr IP-PB3-423-308/07-2/GJ:

REKLAMA

(...) W przypadku gadżetów o niewielkiej wartości, wydawanych masowo potencjalnym klientom, trudno raczej przypisać im funkcję reprezentacyjną. Ich obecność w rzeczywistości gospodarczej jest tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku, a logo jako znak graficzny przedsiębiorstwa (firmy) czy produktu stanowi jedynie swojego rodzaju informację handlową. (...)

Natomiast w przypadku przekazywania przez Wnioskodawcę gadżetów o wyższej wartości (Wnioskodawca nie określa rodzaju rozdawanych materiałów nazwanych „gadżetami”) wyselekcjonowanym klientom lub potencjalnym klientom, mimo iż będą one oznakowane logo firmy lub logo produktu, gdy celem wydatku jest tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i budowa odpowiednich relacji z klientami, wydatki takie będą miały charakter reprezentacyjny i w efekcie na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Mając powyższe na uwadze, Organ wydając interpretację, nie może jednoznacznie stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie gadżety mają charakter reprezentacyjny czy reklamowy. Ocena charakteru wydatku możliwa jest bowiem na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ich jednostkowej wartości, ustalenia kręgu obdarowanych itp. i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą, może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie. Z tego względu nie można uznać za prawidłowe stanowiska Spółki, że w każdym wypadku wydatek poniesiony na zakup materiałów oznaczonych logo producenta będzie stanowił koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (...)

 

Kiedy zdjąć z ewidencji bilansowej składniki majątku przeznaczone do nieodpłatnego przekazania>>

 

Analogiczne stanowisko można znaleźć w interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Warszawie z 30 stycznia 2009 r., nr IPPB5/423-233/08-2/MW, w której dodatkowo się stwierdza, że:

w przypadku upominków o niewielkiej wartości należy stwierdzić, iż co do zasady drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego - ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania.

WAŻNE!

Umieszczenie znaku firmowego na jakimkolwiek produkcie przekazywanym kontrahentowi nie przesądza o jego charakterze reklamowym. Tym samym nie przesądza o możliwości zaliczenia jego wartości do kosztów uzyskania przychodów. Jednak jeżeli wręczane prezenty będą:

• opatrzone w sposób trwały logo firmy,

• jednostkowa wartość prezentów będzie stosunkowo niska,

• prezenty nie będą miały charakteru okazałości oraz

• rozdysponowanie prezentów będzie miało charakter masowy,

to wydatki poniesione na ich nabycie będą stanowić (na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym) koszt uzyskania przychodów. Warunkiem jest jednak to, by wydatki te zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Nieodpłatne przekazanie towarów z logo - VAT

Wszelkie nieodpłatne przekazanie na cele inne niż związane z przedsiębiorstwem należy uznać za dostawę towarów i opodatkować (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Od tego obowiązku ustawodawca zwalnia (art. 7 ust. 3 ustawy o VAT) przekazywane drukowane materiały reklamowe i informacyjne oraz prezenty o małej wartości i próbki. Organy podatkowe jednoznacznie stoją na stanowisku, że każde przekazanie towaru (niebędące prezentem o małej wartości, próbką czy drukowanym materiałem), które wiąże się z przeniesieniem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel, a podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT, powinno być opodatkowane (np. interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Warszawie z 21 stycznia 2009 r., nr IPPP3-443-95/08-2/JF).

 

Przekazanie nagród kontrahentom nie podlega VAT>>

 

Innego zdania są sądy administracyjne. Zgodnie ze stanowiskiem sądów podatnik nie musi naliczać należnego VAT od nieodpłatnego przekazania towarów, jeżeli przekazanie to miało służyć działalności opodatkowanej przedsiębiorstwa (np. wyrok WSA w Gdańsku z 12 maja 2009 r., sygn. akt I SA/Gd 208/09, lub wyrok WSA w Poznaniu z 27 kwietnia 2009 r., sygn. akt I SA/Po 78/09).

Prezentami małej wartości (art. 7 ust. 4 ustawy o VAT) są przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

• o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

• których przekazania nie ujęto w ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości obdarowanych osób, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Próbka (art. 7 ust. 7 ustawy o VAT) to niewielka ilość towaru reprezentująca określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.

Jeżeli zatem przekazywane przez Państwa ręczniki z logo nie mieszczą się w definicji drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych (oczywiście tego warunku ręczniki nie spełniają), prezentu o małej wartości czy próbki, to w celu uniknięcia ewentualnych sporów z organami podatkowymi należy takie przekazanie opodatkować VAT, wystawiając fakturę wewnętrzną. Wyliczony od ceny nabycia netto VAT należny będzie kosztem uzyskania przychodu (art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

 

Nieodpłatne przekazanie towarów z logo - ewidencja

Koszty reprezentacji i reklamy zalicza się w ewidencji księgowej do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje na kontach zespołu 4 lub/i kontach zespołu 5 w cenach zakupu, cenach nabycia lub po koszcie wytworzenia.

Należy zaznaczyć, że podmiot gospodarczy nie ma ustawowego obowiązku ujmowania w księgach rachunkowych odrębnie kosztów reprezentacji i odrębnie kosztów reklamy. Jednostka może ustalić w zakładowym planie kont, że zarówno koszty reprezentacji, jak i reklamy ujmuje się np. na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”, lub też może stosować do ich ewidencji oddzielne konta analityczne. Należy jednak pamiętać, że ewidencja szczegółowa powinna m.in. umożliwiać ustalenie wysokości kosztów nieuznawanych przez przepisy prawa podatkowego za koszty uzyskania przychodów. W tym celu zasadne jest wyodrębnienie kosztów reklamy - będącej kosztami podatkowymi oraz kosztów reprezentacji - niestanowiącej kosztów uzyskania przychodów (np. 409-1 „Pozostałe koszty rodzajowe - reklama”, 409-2 „Pozostałe koszty rodzajowe - reprezentacja”).

PRZYKŁAD

Podmiot gospodarczy wręcza kontrahentom upominki w postaci ręczników oznaczonych logo firmy. Faktura VAT dokumentująca zakup ręczników opiewała na kwotę 6100 zł brutto (250 ręczników x 20 zł + VAT 1100 zł). Upominki zostały przekazane bezpośrednio z zakupu. W zakładowym planie kont jednostka ustaliła, że koszty reprezentacji ujmowane są na oddzielnym koncie analitycznym, prowadzonym w ramach kont zespołu 4. Jednostka nie prowadzi ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób obdarowanych. W związku z tym należy ustalić VAT należny z tytułu nieodpłatnego przekazania.

Ewidencja księgowa

1. Faktura VAT dokumentująca zakup ręczników:

- wartość netto 5 000,00 zł

Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”

- podatek VAT naliczony 1 100,00 zł

Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”

- kwota brutto

Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” 6 100,00 zł

2. Zarachowanie wartości ręczników w koszty:

Wn konto 409 „Pozostałe koszty” 5 000,00 zł

Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 5 000,00 zł

3. Wystawienie faktury wewnętrznej w związku z nieodpłatnym przekazaniem towarów z logo firmy (250 szt x 20 zł x 22%):

Wn konto 403 „Podatki i opłaty” 1 100,00 zł

Ma konto 222 „Rozliczenie podatku VAT należnego” 1 100,00 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28, art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 69, poz. 587

• art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 69, poz. 587

• art. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

Anna Kędziora

konsultant podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA