Faktury można wysyłać mailem

Oto stan faktyczny, na podstawie którego orzekał NSA.

Ze względu na różne okoliczności (m.in. nieprawidłową pracę poczty czy firm kurierskich) spółka otrzymuje faktury i faktury korygujące nawet po kilku miesiącach od zaistnienia zdarzenia gospodarczego, którego skutkiem jest wystawienie tych dokumentów. Pracownicy firmy mogą zarejestrować w systemie fakturę lub fakturę korygującą wyłącznie po otrzymaniu oryginału takiego dokumentu. Dlatego spółka wystąpiła z wnioskiem o interpretację indywidualną w sprawie - czy możliwe byłoby przyjęcie zasady, że dokument (faktura VAT, faktura korygująca VAT) otrzymany w postaci papierowej drogą elektroniczną (za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej), lecz niebędący fakturą elektroniczną z podpisem elektronicznym, jest dokumentem uprawniającym firmę do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiego dokumentu. Jej zdaniem ma ona prawo odliczyć VAT naliczony w miesiącu otrzymania faktury przesłanej w jakikolwiek sposób, w tym faksem lub mailem.

Organy skarbowe nie zgodziły się ze zdaniem spółki. Stwierdziły, że tylko tradycyjna faktura jest fakturą, zaś dokument w formacie PDF nie ma mocy prawnej. Spółka wniosła skargę do sądu. WSA w Krakowie stwierdził, że skarga spółki nie zasługuje na uwzględnienie. Uznał, że tylko faktura wystawiona w formie elektronicznej powinna być przesyłana również w formie elektronicznej. Wówczas musi spełniać określone wymogi. Warunki te, wskazujące na możliwości operowania fakturami w systemach elektronicznych, zostały sprecyzowane w odpowiednich przepisach, m.in. w ustawie z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Dotychczas podobne stanowisko zajmowały również inne składy orzekające WSA.

Sprawa trafiła do NSA. Sąd uchylił wyrok WSA w Krakowie i przełamał dotychczasową linię orzecznictwa w tej kwestii. Co prawda, przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia i nie mamy jeszcze uzasadnienia pisemnego tego wyroku, ale w uzasadnieniu ustnym opowiedział się po stronie podatnika. NSA uznał, że mamy dwa „modele” fakturowania. Pierwszy to model, w którym faktura w pełni elektroniczna - przygotowana, przesłana i przechowywana jest elektronicznie. Drugi model to taki, w którym faktura jest wystawiona (ręcznie lub z użyciem komputera), a następnie przesłana jest elektronicznie, a po przesłaniu wydrukowana. W tym ostatnim przypadku mamy do czynienia z fakturą papierową. NSA przyznał spółce rację, że po przesłaniu faktury faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz po wydrukowaniu - nabywca może odliczyć na podstawie takiego dokumentu podatek naliczony. Wyrok otwiera podatnikom drogę do sprawniejszego przesyłania faktur VAT mailem czy faksem.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2010 r. (sygn. akt I FSK 1444/09). 

Od redakcji Mk

Dotychczas z praktyki organów podatkowych oraz orzecznictwa sądów wynikało, że nie jest dopuszczalne odliczanie VAT z faktur przesyłanych mailem.

oprac. Wiesława Moczydłowska

ekspert w zakresie podatków i rachunkowości