REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak dekretować dokumenty elektroniczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Szczepankiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie coraz więcej dokumentów księgowych ma postać elektroniczną, np. wyciągi bankowe, faktury. Jak je prawidłowo dekretować?

Każda jednostka może stosować własne rozwiązania dotyczące sposobu wskazania miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz dowodu sprawdzenia dokumentu, korzystając z możliwych uproszczeń. Uproszczenia mogą dotyczyć dekretowania w sposób elektroniczny w systemie programu finansowego poza dokumentem. Nie oznacza to jednak braku istnienia dekretacji poszczególnych dokumentów. Sam sposób dekretowania dokumentu i jego zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, jeśli nie jest dokonywany wprost na dokumencie, powinien zostać szczegółowo ustalony w polityce rachunkowości jednostki.

REKLAMA

Autopromocja

 

W myśl przepisów ustawy o rachunkowości (art. 21) dowód księgowy powinien zawierać między innymi:

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ustawa o rachunkowości jednocześnie wskazuje, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Przyzwolenie dotyczące zaniechania opisywania dowodów księgowych, jeżeli wynika to z techniki dokonywania zapisów, w zasadzie istnieje od początku funkcjonowania ustawy, czyli od 1994 r. Jest jednak na tyle niedookreślone, że wciąż trwają rozważania i dyskusje, co ono praktycznie oznacza i czy konkretne rozwiązania techniki dokumentowania zapisów zwalniają z obowiązku zamieszczania na dowodzie poszczególnych danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czym jest dekretacja dokumentu

Pojęcie dekretacji funkcjonuje nie tylko w księgowości, lecz odnosi się również do zarządzania wpływającymi dokumentami biurowymi. Według „Słownika wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych” Władysława Kopalińskiego (wyd. Muza S.A. 1999): dekretacja to odręczna notatka na podaniu, korespondencji, zawierająca rezolucję, decyzję, sposób załatwienia sprawy, z łac. „decretum” - decyzja. Według prawa bilansowego dekretacja (art. 21 ustawy o rachunkowości) to wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, poświadczone podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Potocznie pojęcie dekretacji często sprowadzane jest do samej czynności opisu dokumentu poprzez ręczne wypisanie ww. informacji na dokumencie. Dekretacja jest wyrazem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, po potwierdzeniu jego sprawdzenia. Tak rozumiana dekretacja, jako akt woli, jest zawsze związana z procesem księgowania, jednak jej świadectwo może przybierać różną postać. Zaniechanie dekretacji dokumentu księgowego jest możliwe jedynie przez zautomatyzowanie procesu jego księgowania, tj. gdy jest księgowany automatycznie według z góry ustalonego algorytmu (wzoru), bez ingerencji użytkownika.

WAŻNE!

Konieczne działania związane z procesem ujęcia dokumentu w księgach to:

- sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, i zatwierdzenie do wypłaty,

- zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych w określony sposób (Wn konto, Ma konto, kwota) i w określonym czasie.

Pod pewnymi warunkami nie jest konieczne:

REKLAMA

zamieszczanie na dokumencie podpisów osób dokonujących sprawdzenia, przypisania do okresu bilansowego i określenia kwot na odpowiednich kontach - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, w szczególności gdy podpisy są zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób, bądź istnieje inny sposób identyfikacji osób wykonujących te czynności,

• zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (Wn konto, Ma konto, kwota) w określonym czasie, poprzez wskazanie tych danych bezpośrednio na dokumencie - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, która zapewnia wskazanie tych danych w inny sposób, czyli poza dokumentem.

WAŻNE!

Dekretacja dokumentów księgowych jest czynnością konieczną, nie musi jednak być zawsze wykonana odręcznie na dokumencie.

 

Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Ksiegowego w artykule Jak dekretować dokumenty elektroniczne

 

• art. 20 i 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 102, poz. 585

• pkt 5 i 30 uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych - Dz.Urz. Min.Fin. z 2010 r. Nr 6, poz. 26

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: isk.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

REKLAMA

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

REKLAMA

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

REKLAMA