REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak dekretować dokumenty elektroniczne

Ewa Szczepankiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie coraz więcej dokumentów księgowych ma postać elektroniczną, np. wyciągi bankowe, faktury. Jak je prawidłowo dekretować?

Każda jednostka może stosować własne rozwiązania dotyczące sposobu wskazania miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz dowodu sprawdzenia dokumentu, korzystając z możliwych uproszczeń. Uproszczenia mogą dotyczyć dekretowania w sposób elektroniczny w systemie programu finansowego poza dokumentem. Nie oznacza to jednak braku istnienia dekretacji poszczególnych dokumentów. Sam sposób dekretowania dokumentu i jego zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, jeśli nie jest dokonywany wprost na dokumencie, powinien zostać szczegółowo ustalony w polityce rachunkowości jednostki.

Autopromocja

 

W myśl przepisów ustawy o rachunkowości (art. 21) dowód księgowy powinien zawierać między innymi:

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ustawa o rachunkowości jednocześnie wskazuje, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Przyzwolenie dotyczące zaniechania opisywania dowodów księgowych, jeżeli wynika to z techniki dokonywania zapisów, w zasadzie istnieje od początku funkcjonowania ustawy, czyli od 1994 r. Jest jednak na tyle niedookreślone, że wciąż trwają rozważania i dyskusje, co ono praktycznie oznacza i czy konkretne rozwiązania techniki dokumentowania zapisów zwalniają z obowiązku zamieszczania na dowodzie poszczególnych danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czym jest dekretacja dokumentu

Pojęcie dekretacji funkcjonuje nie tylko w księgowości, lecz odnosi się również do zarządzania wpływającymi dokumentami biurowymi. Według „Słownika wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych” Władysława Kopalińskiego (wyd. Muza S.A. 1999): dekretacja to odręczna notatka na podaniu, korespondencji, zawierająca rezolucję, decyzję, sposób załatwienia sprawy, z łac. „decretum” - decyzja. Według prawa bilansowego dekretacja (art. 21 ustawy o rachunkowości) to wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, poświadczone podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Potocznie pojęcie dekretacji często sprowadzane jest do samej czynności opisu dokumentu poprzez ręczne wypisanie ww. informacji na dokumencie. Dekretacja jest wyrazem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, po potwierdzeniu jego sprawdzenia. Tak rozumiana dekretacja, jako akt woli, jest zawsze związana z procesem księgowania, jednak jej świadectwo może przybierać różną postać. Zaniechanie dekretacji dokumentu księgowego jest możliwe jedynie przez zautomatyzowanie procesu jego księgowania, tj. gdy jest księgowany automatycznie według z góry ustalonego algorytmu (wzoru), bez ingerencji użytkownika.

WAŻNE!

Konieczne działania związane z procesem ujęcia dokumentu w księgach to:

- sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, i zatwierdzenie do wypłaty,

- zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych w określony sposób (Wn konto, Ma konto, kwota) i w określonym czasie.

Pod pewnymi warunkami nie jest konieczne:

zamieszczanie na dokumencie podpisów osób dokonujących sprawdzenia, przypisania do okresu bilansowego i określenia kwot na odpowiednich kontach - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, w szczególności gdy podpisy są zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób, bądź istnieje inny sposób identyfikacji osób wykonujących te czynności,

• zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (Wn konto, Ma konto, kwota) w określonym czasie, poprzez wskazanie tych danych bezpośrednio na dokumencie - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, która zapewnia wskazanie tych danych w inny sposób, czyli poza dokumentem.

WAŻNE!

Dekretacja dokumentów księgowych jest czynnością konieczną, nie musi jednak być zawsze wykonana odręcznie na dokumencie.

 

Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Ksiegowego w artykule Jak dekretować dokumenty elektroniczne

 

• art. 20 i 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 102, poz. 585

• pkt 5 i 30 uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych - Dz.Urz. Min.Fin. z 2010 r. Nr 6, poz. 26

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: isk.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek u źródła (WHT) w świetle nowych technologii

Podatek u źródła (WHT) może stanowić wyzwanie dla branży informatycznej, w kontekście stale rozwijającej się technologii. Z chęci świadczenia kompleksowych usług, przedsiębiorstwa nabywają różnego rodzaju oprogramowania, dostępy do platform, usługi w chmurze, serwery, urządzenia przemysłowe czy usługi niematerialne. Wykorzystanie najnowszej technologii jest niezbędne, aby oferowane usługi pozostały konkurencyjne na rynku. Często dostawcami takich produktów są zagraniczne spółki, co rodzi wątpliwości – czy nabycie tego rodzaju usług wiąże się z ryzykiem w podatku u źródła?

Obligacje skarbowe - czerwiec 2024 r. Zmiana oprocentowania obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 24 kwietnia 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w czerwcu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w maju br. Od 27 maja można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

Zwrot podatku z Austrii – ile, dla kogo, jak uzyskać (formalności)

Austria to zyskujący na popularności kierunek emigracji zarobkowej wśród Polaków. Jeśli podejmowane zatrudnienie jest legalne, z łatwością można ubiegać się o zwrot podatku z tego kraju. Wysokość zwrotu może być naprawdę spora, przy małym nakładzie wysiłku ze strony podatnika. 

Dłuższy okres ważności znaków akcyzy do końca 2024 r.

Aktualnie znajdują się w legalnej sprzedaży wyroby winiarskie oznaczone znakami akcyzy, których ważność została przedłużona do 31 grudnia 2024 r.

Sanatorium na koszt ZUS 2024 - choroby psychosomatyczne. Nerwice, lęki, depresja, ciężki stres i inne. Jak uzyskać skierowanie?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że cały czas – także w 2024 roku - można skorzystać z rehabilitacji leczniczej w sanatorium na koszt ZUSu. Dotyczy to różnych schorzeń, także psychosomatycznych. 

Podatek od nieruchomości w przypadku najmu lokali mieszkalnych. Kiedy stawka niższa a kiedy nawet 28 razy wyższa?

Wynajęcie swojego mieszkania lub domu nie zwalnia właściciela z obowiązku zapłaty podatku od nieruchomości. Ale w tym przypadku wątpliwe jest jaka stawka podatku od nieruchomości jest właściwa. Ta dla budynków mieszkalnych, czy dla budynków mieszkalnych zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej? Problem jest istotny, bo ta druga stawka jest ponad 28 razy wyższa.

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe?

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe? Przepisy wskazują na obowiązek przechowania dokumentacji podatkowej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (o ile nie został zawieszony/przerwany bieg terminu przedawnienia).

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki. Podatnikowi przysługuje możliwość złożenia wniosku o zaliczenie w całości lub w części nadpłaty podatku na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Ma do tego prawo, gdy spełnione są przesłanki zawarte w przepisach Ordynacji podatkowej.

Ulgi w spłacie podatków (odroczenie, rozłożenie na raty, umorzenie). Dla kogo? Kiedy? Warunki udzielenia

Ordynacja podatkowa przewiduje w szczególnych sytuacjach możliwość zastosowania wobec podatnika trzech ulg w spłacie podatków lub zaległości podatkowej. Chodzi o odroczenie terminu płatności, rozłożenie zapłaty na raty lub umorzenie całości lub części podatku lub zaległości podatkowej. Kiedy można liczyć na taki gest fiskusa?

Kontrola podatkowa: czy musi być zapowiedziana. Zasada i wyjątki

Kontrola podatkowa, to oczywiście nic przyjemnego dla podatnika ale czasem się zdarza. Na taką okoliczność trzeba być przygotowanym. W szczególności warto wiedzieć, że taka kontrola z urzędu skarbowego powinna być w większości przypadków zapowiedziana z 7-dniowym wyprzedzeniem. Ale od tej zasady są niestety liczne wyjątki. Zobaczmy co na ten temat mówią przepisy.

REKLAMA