REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak dekretować dokumenty elektroniczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Szczepankiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie coraz więcej dokumentów księgowych ma postać elektroniczną, np. wyciągi bankowe, faktury. Jak je prawidłowo dekretować?

Każda jednostka może stosować własne rozwiązania dotyczące sposobu wskazania miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz dowodu sprawdzenia dokumentu, korzystając z możliwych uproszczeń. Uproszczenia mogą dotyczyć dekretowania w sposób elektroniczny w systemie programu finansowego poza dokumentem. Nie oznacza to jednak braku istnienia dekretacji poszczególnych dokumentów. Sam sposób dekretowania dokumentu i jego zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, jeśli nie jest dokonywany wprost na dokumencie, powinien zostać szczegółowo ustalony w polityce rachunkowości jednostki.

REKLAMA

REKLAMA

 

W myśl przepisów ustawy o rachunkowości (art. 21) dowód księgowy powinien zawierać między innymi:

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości jednocześnie wskazuje, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Przyzwolenie dotyczące zaniechania opisywania dowodów księgowych, jeżeli wynika to z techniki dokonywania zapisów, w zasadzie istnieje od początku funkcjonowania ustawy, czyli od 1994 r. Jest jednak na tyle niedookreślone, że wciąż trwają rozważania i dyskusje, co ono praktycznie oznacza i czy konkretne rozwiązania techniki dokumentowania zapisów zwalniają z obowiązku zamieszczania na dowodzie poszczególnych danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czym jest dekretacja dokumentu

Pojęcie dekretacji funkcjonuje nie tylko w księgowości, lecz odnosi się również do zarządzania wpływającymi dokumentami biurowymi. Według „Słownika wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych” Władysława Kopalińskiego (wyd. Muza S.A. 1999): dekretacja to odręczna notatka na podaniu, korespondencji, zawierająca rezolucję, decyzję, sposób załatwienia sprawy, z łac. „decretum” - decyzja. Według prawa bilansowego dekretacja (art. 21 ustawy o rachunkowości) to wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, poświadczone podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Potocznie pojęcie dekretacji często sprowadzane jest do samej czynności opisu dokumentu poprzez ręczne wypisanie ww. informacji na dokumencie. Dekretacja jest wyrazem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, po potwierdzeniu jego sprawdzenia. Tak rozumiana dekretacja, jako akt woli, jest zawsze związana z procesem księgowania, jednak jej świadectwo może przybierać różną postać. Zaniechanie dekretacji dokumentu księgowego jest możliwe jedynie przez zautomatyzowanie procesu jego księgowania, tj. gdy jest księgowany automatycznie według z góry ustalonego algorytmu (wzoru), bez ingerencji użytkownika.

WAŻNE!

Konieczne działania związane z procesem ujęcia dokumentu w księgach to:

- sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, i zatwierdzenie do wypłaty,

- zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych w określony sposób (Wn konto, Ma konto, kwota) i w określonym czasie.

Pod pewnymi warunkami nie jest konieczne:

zamieszczanie na dokumencie podpisów osób dokonujących sprawdzenia, przypisania do okresu bilansowego i określenia kwot na odpowiednich kontach - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, w szczególności gdy podpisy są zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób, bądź istnieje inny sposób identyfikacji osób wykonujących te czynności,

• zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (Wn konto, Ma konto, kwota) w określonym czasie, poprzez wskazanie tych danych bezpośrednio na dokumencie - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, która zapewnia wskazanie tych danych w inny sposób, czyli poza dokumentem.

WAŻNE!

Dekretacja dokumentów księgowych jest czynnością konieczną, nie musi jednak być zawsze wykonana odręcznie na dokumencie.

 

Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Ksiegowego w artykule Jak dekretować dokumenty elektroniczne

 

• art. 20 i 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 102, poz. 585

• pkt 5 i 30 uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych - Dz.Urz. Min.Fin. z 2010 r. Nr 6, poz. 26

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: isk.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

REKLAMA