REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak dekretować dokumenty elektroniczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Szczepankiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie coraz więcej dokumentów księgowych ma postać elektroniczną, np. wyciągi bankowe, faktury. Jak je prawidłowo dekretować?

Każda jednostka może stosować własne rozwiązania dotyczące sposobu wskazania miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz dowodu sprawdzenia dokumentu, korzystając z możliwych uproszczeń. Uproszczenia mogą dotyczyć dekretowania w sposób elektroniczny w systemie programu finansowego poza dokumentem. Nie oznacza to jednak braku istnienia dekretacji poszczególnych dokumentów. Sam sposób dekretowania dokumentu i jego zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, jeśli nie jest dokonywany wprost na dokumencie, powinien zostać szczegółowo ustalony w polityce rachunkowości jednostki.

REKLAMA

 

W myśl przepisów ustawy o rachunkowości (art. 21) dowód księgowy powinien zawierać między innymi:

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ustawa o rachunkowości jednocześnie wskazuje, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Przyzwolenie dotyczące zaniechania opisywania dowodów księgowych, jeżeli wynika to z techniki dokonywania zapisów, w zasadzie istnieje od początku funkcjonowania ustawy, czyli od 1994 r. Jest jednak na tyle niedookreślone, że wciąż trwają rozważania i dyskusje, co ono praktycznie oznacza i czy konkretne rozwiązania techniki dokumentowania zapisów zwalniają z obowiązku zamieszczania na dowodzie poszczególnych danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czym jest dekretacja dokumentu

Pojęcie dekretacji funkcjonuje nie tylko w księgowości, lecz odnosi się również do zarządzania wpływającymi dokumentami biurowymi. Według „Słownika wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych” Władysława Kopalińskiego (wyd. Muza S.A. 1999): dekretacja to odręczna notatka na podaniu, korespondencji, zawierająca rezolucję, decyzję, sposób załatwienia sprawy, z łac. „decretum” - decyzja. Według prawa bilansowego dekretacja (art. 21 ustawy o rachunkowości) to wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, poświadczone podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Potocznie pojęcie dekretacji często sprowadzane jest do samej czynności opisu dokumentu poprzez ręczne wypisanie ww. informacji na dokumencie. Dekretacja jest wyrazem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, po potwierdzeniu jego sprawdzenia. Tak rozumiana dekretacja, jako akt woli, jest zawsze związana z procesem księgowania, jednak jej świadectwo może przybierać różną postać. Zaniechanie dekretacji dokumentu księgowego jest możliwe jedynie przez zautomatyzowanie procesu jego księgowania, tj. gdy jest księgowany automatycznie według z góry ustalonego algorytmu (wzoru), bez ingerencji użytkownika.

WAŻNE!

Konieczne działania związane z procesem ujęcia dokumentu w księgach to:

- sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, i zatwierdzenie do wypłaty,

- zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych w określony sposób (Wn konto, Ma konto, kwota) i w określonym czasie.

Pod pewnymi warunkami nie jest konieczne:

REKLAMA

zamieszczanie na dokumencie podpisów osób dokonujących sprawdzenia, przypisania do okresu bilansowego i określenia kwot na odpowiednich kontach - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, w szczególności gdy podpisy są zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób, bądź istnieje inny sposób identyfikacji osób wykonujących te czynności,

• zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (Wn konto, Ma konto, kwota) w określonym czasie, poprzez wskazanie tych danych bezpośrednio na dokumencie - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, która zapewnia wskazanie tych danych w inny sposób, czyli poza dokumentem.

WAŻNE!

Dekretacja dokumentów księgowych jest czynnością konieczną, nie musi jednak być zawsze wykonana odręcznie na dokumencie.

 

Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Ksiegowego w artykule Jak dekretować dokumenty elektroniczne

 

• art. 20 i 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 102, poz. 585

• pkt 5 i 30 uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych - Dz.Urz. Min.Fin. z 2010 r. Nr 6, poz. 26

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: isk.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność osobista członków zarządu za długi i podatki spółki. Co zrobić, by jej uniknąć?

Odpowiedzialność osobista członków zarządu bywa często bagatelizowana. Tymczasem kwestia ta może urosnąć do rangi rzeczywistego problemu na skutek zaniechania. Wystarczy zbyt długo zwlekać z oceną sytuacji finansowej spółki albo błędnie zinterpretować oznaki niewypłacalności, by otworzyć sobie drogę do realnej odpowiedzialności majątkiem prywatnym.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT?

Sejm już uchwalił nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. To dla podatników jest bardzo ważna informacja: gdy zostaną wydane bardzo szczegółowe akty wykonawcze (są już opublikowane kolejne wersje projektów) oraz pojawi się zgodnie z tymi rozporządzeniami urzędowe oprogramowanie interfejsowe (dostęp na stronach resortu finansów) można będzie zacząć interesować się tym przedsięwzięciem.

Czy wadliwa forma faktury zakupu pozbawi prawa do odliczenia podatku naliczonego w 2026 roku?

To pytanie zadają sobie dziś podatnicy VAT czynni biorąc pod uwagę perspektywę przyszłego roku: jest bowiem rzeczą pewną, że miliony faktur będą na co dzień wystawiane w dotychczasowych formach (papierowej i elektronicznej), mimo że powinny być wystawione w formie ustrukturyzowanej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

REKLAMA

Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

REKLAMA

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

REKLAMA