Konsultant zewnętrzny w dziale księgowości - korzyści i problemy

Współpraca doradcy zewnętrznego z przedsiębiorstwem powinna być czymś więcej niż sugerowaniem czy podpowiadaniem. Powinna być aktywnym współdziałaniem obu stron podczas tworzenia oraz wdrażania zalecanych przez doradców rozwiązań. 

Bardzo często zdarza się, że głównym kryterium branym pod uwagę przy wyborze konsultanta jest cena. Dzieje się tak szczególnie w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, którym zbytnie „szaleństwo” w tym zakresie ogranicza przede wszystkim mała zasobność „portfela” firmowego. Takie podejście nie zawsze jednak jest uzasadnione ekonomicznie. Alternatywne zainwestowanie w profesjonalne doradztwo doświadczonej firmy konsultingowej może bowiem przynieść zdecydowanie większe efekty. Może, ale nie w każdym przypadku musi! Tego typu niezwykle istotne zależności bardzo znacząco komplikują decyzję o tym, na jakiego konsultanta postawić.

Rozwiązanie problemu własnymi siłami

Problemem, z którym przy tej okazji zmagają się przedsiębiorcy, jest decyzja dotycząca tego, czy w ogóle zatrudniać w firmie zewnętrznego konsultanta, czy też rozwiązać problem lub zrealizować wdrożenie własnymi siłami (angażując w nie wyłącznie zatrudnionych na stałe w przedsiębiorstwie pracowników). To bardzo ważna decyzja, ponieważ może się okazać, że zasoby intelektualne i narzędziowe dostępne wewnątrz przedsiębiorstwa na to pozwalają (np. firma trzy lata temu zbudowała nowy system obiegu i kontroli dowodów księgowych, który z małymi defektami funkcjonuje do dziś, należy go tylko udoskonalić). Po co więc ponosić koszty, zatrudniając kogoś z zewnątrz?

Mimo niewątpliwych zalet opisanego rozwiązania m.in. w postaci pełnej znajomości specyfiki firmy (pracownik zna firmę bardzo dobrze, nie musi tracić czasu na wdrażanie się w podstawowe jej działalności) problemy w tym obszarze mogą się pojawiać. Praktyka pokazuje bowiem, że świeże, często bardziej obiektywne spojrzenie na dany problem przez zewnętrznego konsultanta będzie nieocenione.

Praktycy często potwierdzają tezę, że od czasu do czasu warto polegać na kimś, kto ma diametralnie inny punkt widzenia, szczególnie jeśli ta osoba nie jest pod wpływem wewnętrznej polityki firmy. Pozwala to na pracę w charakterze advocatus diaboli, co daje firmie szansę na uzyskanie cennych, ale czasami bardzo trudnych do zaakceptowania opinii.

UWAGA

Przy ocenie tego, czy rzeczywiście przedsiębiorstwo potrzebuje pomocy zewnętrznego doradcy, warto wspomagać się odpowiedziami na następujące pytania:

• czy w przedsiębiorstwie są specjaliści posiadający wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania tego zadania,

• czy pracownicy ci znają najnowsze osiągnięcia wiedzy w tej dziedzinie,

• czy można ich oderwać od realizacji bieżących zadań i zlecić przygotowanie opracowań niezwiązanych z bieżącą pracą,

• czy zdołają oni dostarczyć profesjonalnie przygotowane opracowania w wymaganym, często krótkim terminie,

• czy firma powinna służyć do nauki na błędach?

Na tym etapie procesu decyzyjnego w zakresie konsultingu warto jeszcze wskazać na jeden zasadniczy problem. Otóż w praktyce przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie korzystali z usług zewnętrznych doradców, często obawiają się utraty opinii lub posądzenia o nieudolność w zarządzaniu. Nic bardziej mylnego. Pozyskanie zewnętrznego doradcy dla przedsiębiorstwa nie jest oznaką słabości czy nieudolności. Jest natomiast dowodem rozwagi i mądrości tych ludzi, którzy nie muszą wymyślać nowych rozwiązań, ale są odpowiedzialni za dokonanie wyboru najlepszych.

Obawa o brak profesjonalizmu

Ważną kwestią, o której warto w tym miejscu powiedzieć, jest występujący dość często w praktyce brak zaufania do profesjonalizmu zewnętrznego doradcy. Wielu dyrektorów finansowych czy głównych księgowych wypowiada się otwarcie, że wizyta zewnętrznego konsultanta w przedsiębiorstwie bardziej im przeszkadza niż pomaga. Są przekonani, że i tak wiedzą lepiej, jak rozwiązać dany problem. Często również poddają krytyce aktualny poziom firm konsultingowych i zalecają bardzo dużą ostrożność przy podejmowaniu decyzji na podstawie wyciągniętych przez nich wniosków, zadeklarowanych opinii lub proponowanych sugestii.

Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Konsultant zewnętrzny w działach finansowo-księgowych - korzyści i problemy

Renata Woźniak

specjalista z dziedziny finansów