Wzory procedur dla biur rachunkowych

Obowiązki podmiotów uczestniczących w obrocie finansowym w zakresie gromadzenia i przekazywania informacji, w tym m.in. obowiązki biur rachunkowych, określa ustawa z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa o praniu pieniędzy).

Nakłada ona na jednostki obowiązane również obowiązki tworzenia stosownej dokumentacji. Częściowo obowiązek tworzenia dokumentacji został określony wprost (np. obowiązek posiadania pisemnej procedury), a część w sposób dorozumiany (np. dokumentowanie przeprowadzanych analiz).

Obowiązki nałożone na biura rachunkowe

Zgodnie z przepisami ustawy o praniu pieniędzy biura rachunkowe mają od 22 kwietnia 2010 r. obowiązek:

1) wprowadzić w formie pisemnej wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

2) wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy - w biurach rachunkowych zatrudniających pracowników należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonanie przepisów ustawy. Natomiast w biurach rachunkowych wykonujących działalność jednoosobowo osobą odpowiedzialną jest zawsze ta osoba,

3) zapewnić udział pracowników w szkoleniu na temat przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu - bezpłatne szkolenie w formie e-learningu jest dostępne na stronie Ministerstwa Finansów,

4) rejestrować transakcje,

5) stosować środki bezpieczeństwa finansowego - obowiązek ten polega na identyfikacji klienta, weryfikacji identyfikacji i pozyskiwaniu informacji na temat zamierzonego celu zawierania przez klienta relacji z biurem. Jeśli biuro rachunkowe nie może zrealizować środków bezpieczeństwa finansowego, nie może zawrzeć umowy z klientem,

6) dokonywać oceny i analizy ryzyka występowania podejrzanych transakcji w stosunku do swoich klientów - należy tutaj uwzględnić kryteria ekonomiczne, geograficzne, przedmiotowe i behawioralne,

7) przekazywać informacje o transakcjach Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF),

8) przechowywać rejestr transakcji przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcje zostały zarejestrowane, a analiza ryzyka przeprowadzona.

Wykonanie wszystkich tych obowiązków wiąże się z tworzeniem (gromadzeniem lub przechowywaniem) odpowiednich dokumentów.

Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule  Jakie dokumenty należy stworzyć w biurze rachunkowym w związku z wprowadzeniem procedur w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Marta Wysocka-Fronczek

konsultant podatkowy