Wszystko o rozliczaniu telefonów służbowych

Pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy. Może również umówić się, że pracownik w trakcie wykonywania pracy będzie używał własnych narzędzi, a pracodawca będzie mu wypłacał z tego tytułu ekwiwalent pieniężny.

Telefon służbowy

Telefon służbowy jest jednym z najpopularniejszych narzędzi pracy, które pracodawca udostępnia pracownikowi. Powierzenie pracownikowi telefonu powinno być udokumentowane jego oświadczeniem o przyjęciu do używania powierzonego narzędzia pracy.

Zasady korzystania z telefonu służbowego powinna określać indywidualna umowa zawarta z pracownikiem bądź ogólny regulamin używania telefonów służbowych wprowadzony przez pracodawcę. W regulaminie albo umowie pracodawca określić może m.in.:

• zasady rozliczania kosztów rozmów prowadzonych z telefonów służbowych, tj. to, czy pracodawca pokrywa wszelkie koszty rozmów prowadzonych z tych telefonów, czy pokrywa wyłącznie koszty rozmów służbowych, czy też wprowadza limity na rozmowy służbowe,

• dostępność z telefonu służbowego numerów 0-700 oraz możliwość udziału w konkursach SMS-owych.

Wzór oświadczenia o powierzeniu narzędzia pracy

Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się narzędzia pracy - odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik przyjmuje bowiem na siebie odpowiedzialność za mienie powierzone. Od odpowiedzialności tej może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od niego. Pociągnięcie do odpowiedzialności pracownika w tym trybie wymaga, żeby mienie zostało faktycznie powierzone mu w sposób prawidłowy, co polega na tym, że jest w stanie precyzyjnie określić, za co i w jakiej ilości przyjmuje na siebie odpowiedzialność. Służy temu złożenie oświadczenia o przyjęciu do używania narzędzia pracy.

Pracownik utracił wszelkie dane w telefonie służbowym z powodu działania wirusa. Program telefonu został zainfekowany wirusem w trakcie kopiowania gier telefonicznych do prywatnego użytku pracownika. W takim przypadku pracownik jest zobowiązany pokryć koszty naprawy telefonu. Odpowiada on za szkodę rzeczywistą (koszty naprawy telefonu), ponieważ jego wina miała charakter nieumyślny. Pracownik nie miał bowiem zamiaru uszkodzenia telefonu.

Pracownik w wyniku wypadku samochodowego uszkodził telefon służbowy. Sprawcą wypadku był inny uczestnik ruchu drogowego. W takiej sytuacji pracownik nie ponosi winy za uszkodzenie telefonu. Odpowiedzialnym za szkodę jest sprawca wypadku samochodowego, w którym udział brał pracownik.

Pokrywanie przez pracodawcę kosztów wszystkich rozmów prowadzonych przez pracownika z telefonu służbowego

Normalną praktyką jest, że pracownik wykonuje z telefonu służbowego nie tylko rozmowy służbowe, ale również prywatne.

Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Wszystko o rozliczaniu telefonów służbowych

• art. 11 ust. 2a pkt 2, art. 11 ust. 2b, art. 12 ust. 1 i 3, art. 14 ust. 2 pkt 1, art. 19 ust. 4, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 205, poz. 1203

• art. 8 ust. 1 i 2, art. 29 ust. 12, art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy