Uzgodnienie salda wzajemnych rozrachunków z odbiorcami

W praktyce sprowadza się to do wysłania kontrahentowi (listem poleconym) pisma informującego o stanie należności występujących na dzień bilansowy z jednoczesną prośbą o jego potwierdzenie. Uzyskanie potwierdzenia jest spełnieniem obowiązku inwentaryzacji należności, określonego w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Z inicjatywą uzgodnienia rozrachunków występuje wierzyciel. Korespondencja taka może w praktyce przybierać różną formę w zależności od przyjętej przez stronę inicjującą metody potwierdzenia. Tak więc można wysłać pismo:

- zawierające specyfikację stanu konta - dłużnik powinien potwierdzić ten stan i odesłać na adres wierzyciela,

- zawierające specyfikację stanu konta - dłużnik potwierdza ten stan i odsyła na adres wierzyciela jedynie w przypadku kwestionowania salda,

- w którym nie podaje się salda, lecz prosi się kontrahenta o wskazanie, jakie saldo figuruje w jego księgach rachunkowych.

Należy od razu powiedzieć, że najczęściej wykorzystywana jest metoda pierwsza, która wyklucza zastosowanie nieuznawanego przez ustawę o rachunkowości „milczącego potwierdzenia” stanu salda. Metoda trzecia jest z kolei wykorzystywana, gdy jednostka chce wykluczyć przy uzgadnianiu salda wszelkie pomyłki „na korzyść” dłużnika (których z oczywistych powodów dłużnik mógłby nie chcieć korygować).

Chcąc uniknąć spiętrzenia prac inwentaryzacyjnych w ostatnich dniach roku obrotowego, jednostki inicjujące uzgadnianie wierzytelności często dzielą je na takie:

- których salda można uzgodnić na wcześniejszą datę (np. na 31 października) - w przypadku kontrahentów, z którymi jednostka posiada nieduże i często jednostronne obroty, oraz

- których salda należałoby uzgodnić i zweryfikować na koniec roku (31 grudnia) - w przypadku kontrahentów, z którymi jednostka dokonuje wiele dużych (często dwustronnych) obrotów.

W przypadku dużych i częstych obrotów z tymi samymi kontrahentami należy inwentaryzować (drogą potwierdzenia salda) także salda zerowe.

Drogą uzgodnienia salda nie inwentaryzuje się należności:

- spornych i wątpliwych,

- wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, stosujące ryczałt podatkowy, prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów),

- publicznoprawnych (z tytułu podatków, dotacji, ceł, składek ubezpieczeniowych i zdrowotnych itp.),

- których uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe (np. kontrahent nie chce współdziałać przy uzgadnianiu salda).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Paweł Muż

Ekonomista, księgowy

Podstawa prawna:

art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).