REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak kontrolować koszty ogólne działalności firmy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Roman Kotapski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa stanowią coraz większy udział w jego kosztach całkowitych. Jak zapewnić skuteczną ich kontrolę?

Koszty ogólne podlegają odrębnej ewidencji księgowej na koncie 550 „Koszty ogólnego zarządu” z podziałem na koszty administracyjno-gospodarcze i koszty ogólnoprodukcyjne, jednak nie zawsze są kontrolowane.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Koszty ogólne działalności firmy można kontrolować za pomocą tworzenia budżetu kosztów. Budżet ten powinien być poddany badaniu odchyleń kosztów rzeczywistych od kosztów w nim ujętych. Warunkiem skutecznej kontroli tych kosztów i prawidłowego funkcjonowania systemu budżetowania jest właściwa ewidencja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa.

Zakres kosztów ogólnych1 działalności przedsiębiorstwa obejmuje koszty ponoszone dla funkcjonowania przedsiębiorstwa jako całości. Można je podzielić na dwie grupy:

• koszty administracyjno-gospodarcze - są związane z utrzymaniem zarządu przedsiębiorstwa, oraz

REKLAMA

• koszty ogólnoprodukcyjne - są związane z tą częścią produkcji, która nie dotyczy poszczególnych wydziałów. Są to koszty utrzymania obiektów zapewniających funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa (magazyny, transport ogólnozakładowy, straż przemysłowa, koszty nieprodukcyjne itp.).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Powyższy podział wynikał z długoletnich doświadczeń i przyzwyczajeń pracowników księgowości. W publikacjach i komentarzach dotyczących tworzenia zakładowych planów kont w przedsiębiorstwach taki podział występuje i trudno te przyzwyczajenia księgowym zmienić.

Konkurencja na rynku zmusiła zarządzających przedsiębiorstwami do bardziej wnikliwego planowania, kontrolowania oraz analizy kosztów tego obszaru działalności przedsiębiorstw. Upatrywano w tym procesie możliwości obniżki kosztów, przy czym musiały nastąpić też zmiany w ich ewidencji. W związku z wprowadzeniem budżetowania należy też odpowiednio zmienić ewidencję księgową, tak aby odzwierciedlała wyodrębnione w budżecie koszty ogólne (np. koszty działu ekonomicznego, działu księgowości, utrzymania infrastruktury).

Podział kosztów ogólnych na koszty administracyjno-gospodarcze i ogólnoprodukcyjne jest wystarczający w małym przedsiębiorstwie bez rozbudowanej struktury organizacyjnej. Natomiast w przedsiębiorstwie o bardziej rozbudowanej strukturze organizacyjnej taki podział już nie wystarcza. Uproszczona klasyfikacja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa „zaciemnia” obraz kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo, tj. trudniej znaleźć (lub mniej zwraca się uwagę na ten problem) miejsce poniesienia.

Czynniki determinujące klasyfikację kosztów ogólnych

Klasyfikacja i wyodrębnianie grup kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa będzie zależeć od kilku czynników:

• potrzeb zarządu przedsiębiorstwa,

• struktury organizacyjnej,

• podziału kompetencji,

• przyjętych zasad planowania i kontroli kosztów ponoszonych w przedsiębiorstwie,

• wysokości ponoszonych kosztów w tym obszarze działalności przedsiębiorstwa.

W ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa można wyróżnić następujące grupy kosztów:

• koszty zarządzania przedsiębiorstwem, np. rada nadzorcza, zarząd,

• koszty obsługi przedsiębiorstwa, np. dział księgowości, dział kadr,

• koszty utrzymania magazynów,

• koszty utrzymania budynku administracyjnego lub innej ogólnej infrastruktury,

• koszty utrzymania i obsługi zasobów informatycznych,

• koszty rekrutacji pracowników.

Te grupy, w zależności od potrzeb, można wyodrębniać bardziej lub mniej szczegółowo. Wyodrębnienie grup w ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa wywiera istotny wpływ na układ budżetu. Układ budżetu powinien być powiązany ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Tabela 1 przedstawia przykładową strukturę budżetu. Należy pamiętać, że struktura budżetu powinna być dostosowana do charakteru działalności przedsiębiorstwa.

Tabela 1. Budżet kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa zasadniczo mają charakter kosztów stałych. Dlatego są łatwiejsze do kontrolowania niż koszty zmienne. Kontrola tych kosztów w szczególności obejmuje:

• sporządzenie budżetu każdego działu,

• właściwą ewidencję z uwzględnieniem działu i odpowiedniego układu kalkulacyjnego kosztów,

• wykonanie planów,

• analizy powstałych odchyleń, zarówno dodatnich, jak i ujemnych.

Każdy dział musi sporządzać swój budżet kosztów i o założeniach w nim zawartych powinien informować przede wszystkim tych, których dane kategorie dotyczą. Zdecydowanie zwiększa to efektywność wykonania planów budżetowych poszczególnych działów.

Odchylenia kosztów rzeczywistych od kosztów planowanych w budżecie w praktyce nie powinny być zbyt duże. Przykładowe zestawienie odchyleń kosztów na poziomie działów przedstawia tabela 2.

Tabela 2. Porównanie kosztów rzeczywistych i planowanych w obszarze kosztów obsługi przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

W przypadku niewielkiego poziomu odchyleń, których granica powinna być z góry określona, np. 5% lub kwotowo - 1000 zł, nie są potrzebne bardziej szczegółowe zestawienia. Jeżeli jednak okaże się, że warunki brzegowe zostaną przekroczone, to koszty można analizować dokładniej. Przykładowe zestawienie takiego szczegółowego planu wykonania dla działu księgowości przedstawia tabela 3.

Tabela 3. Porównanie kosztów rzeczywistych z budżetem dla działu księgowości

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

Takie zestawienie porównawcze powinien otrzymać kierownik każdego działu. To on jest odpowiedzialny za bieżące kontrolowanie kosztów. Zarząd czy kontroler interweniuje tylko w przypadku znaczącego przekroczenia planów.

W takich sytuacjach kierownik działu musi złożyć pisemne wyjaśnienie powstałych odchyleń. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że ich działalność nie jest obojętna zarządzającym przedsiębiorstwem.

Jak już wspomniano, należy również odpowiednio rozbudować ewidencję kosztów. W ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu” należy wyszczególnić właściwe konta analityczne. Muszą one uwzględniać układ budżetu.

Tabela 4. Wykaz kont analitycznych w ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne.

Roman Kotapski

konsultant ds. zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie Infosynergia


1 W zakładowych planach kont najczęściej wyróżnia się tę grupę kosztów jako koszty ogólnego zarządu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

REKLAMA

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

REKLAMA

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

REKLAMA