REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak kontrolować koszty ogólne działalności firmy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Roman Kotapski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa stanowią coraz większy udział w jego kosztach całkowitych. Jak zapewnić skuteczną ich kontrolę?

Koszty ogólne podlegają odrębnej ewidencji księgowej na koncie 550 „Koszty ogólnego zarządu” z podziałem na koszty administracyjno-gospodarcze i koszty ogólnoprodukcyjne, jednak nie zawsze są kontrolowane.

REKLAMA

Autopromocja

Koszty ogólne działalności firmy można kontrolować za pomocą tworzenia budżetu kosztów. Budżet ten powinien być poddany badaniu odchyleń kosztów rzeczywistych od kosztów w nim ujętych. Warunkiem skutecznej kontroli tych kosztów i prawidłowego funkcjonowania systemu budżetowania jest właściwa ewidencja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa.

Zakres kosztów ogólnych1 działalności przedsiębiorstwa obejmuje koszty ponoszone dla funkcjonowania przedsiębiorstwa jako całości. Można je podzielić na dwie grupy:

• koszty administracyjno-gospodarcze - są związane z utrzymaniem zarządu przedsiębiorstwa, oraz

• koszty ogólnoprodukcyjne - są związane z tą częścią produkcji, która nie dotyczy poszczególnych wydziałów. Są to koszty utrzymania obiektów zapewniających funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa (magazyny, transport ogólnozakładowy, straż przemysłowa, koszty nieprodukcyjne itp.).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Powyższy podział wynikał z długoletnich doświadczeń i przyzwyczajeń pracowników księgowości. W publikacjach i komentarzach dotyczących tworzenia zakładowych planów kont w przedsiębiorstwach taki podział występuje i trudno te przyzwyczajenia księgowym zmienić.

Konkurencja na rynku zmusiła zarządzających przedsiębiorstwami do bardziej wnikliwego planowania, kontrolowania oraz analizy kosztów tego obszaru działalności przedsiębiorstw. Upatrywano w tym procesie możliwości obniżki kosztów, przy czym musiały nastąpić też zmiany w ich ewidencji. W związku z wprowadzeniem budżetowania należy też odpowiednio zmienić ewidencję księgową, tak aby odzwierciedlała wyodrębnione w budżecie koszty ogólne (np. koszty działu ekonomicznego, działu księgowości, utrzymania infrastruktury).

Podział kosztów ogólnych na koszty administracyjno-gospodarcze i ogólnoprodukcyjne jest wystarczający w małym przedsiębiorstwie bez rozbudowanej struktury organizacyjnej. Natomiast w przedsiębiorstwie o bardziej rozbudowanej strukturze organizacyjnej taki podział już nie wystarcza. Uproszczona klasyfikacja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa „zaciemnia” obraz kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo, tj. trudniej znaleźć (lub mniej zwraca się uwagę na ten problem) miejsce poniesienia.

Czynniki determinujące klasyfikację kosztów ogólnych

Klasyfikacja i wyodrębnianie grup kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa będzie zależeć od kilku czynników:

• potrzeb zarządu przedsiębiorstwa,

• struktury organizacyjnej,

• podziału kompetencji,

• przyjętych zasad planowania i kontroli kosztów ponoszonych w przedsiębiorstwie,

• wysokości ponoszonych kosztów w tym obszarze działalności przedsiębiorstwa.

W ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa można wyróżnić następujące grupy kosztów:

• koszty zarządzania przedsiębiorstwem, np. rada nadzorcza, zarząd,

• koszty obsługi przedsiębiorstwa, np. dział księgowości, dział kadr,

• koszty utrzymania magazynów,

• koszty utrzymania budynku administracyjnego lub innej ogólnej infrastruktury,

• koszty utrzymania i obsługi zasobów informatycznych,

• koszty rekrutacji pracowników.

Te grupy, w zależności od potrzeb, można wyodrębniać bardziej lub mniej szczegółowo. Wyodrębnienie grup w ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa wywiera istotny wpływ na układ budżetu. Układ budżetu powinien być powiązany ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Tabela 1 przedstawia przykładową strukturę budżetu. Należy pamiętać, że struktura budżetu powinna być dostosowana do charakteru działalności przedsiębiorstwa.

Tabela 1. Budżet kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa zasadniczo mają charakter kosztów stałych. Dlatego są łatwiejsze do kontrolowania niż koszty zmienne. Kontrola tych kosztów w szczególności obejmuje:

• sporządzenie budżetu każdego działu,

• właściwą ewidencję z uwzględnieniem działu i odpowiedniego układu kalkulacyjnego kosztów,

• wykonanie planów,

• analizy powstałych odchyleń, zarówno dodatnich, jak i ujemnych.

Każdy dział musi sporządzać swój budżet kosztów i o założeniach w nim zawartych powinien informować przede wszystkim tych, których dane kategorie dotyczą. Zdecydowanie zwiększa to efektywność wykonania planów budżetowych poszczególnych działów.

Odchylenia kosztów rzeczywistych od kosztów planowanych w budżecie w praktyce nie powinny być zbyt duże. Przykładowe zestawienie odchyleń kosztów na poziomie działów przedstawia tabela 2.

Tabela 2. Porównanie kosztów rzeczywistych i planowanych w obszarze kosztów obsługi przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

W przypadku niewielkiego poziomu odchyleń, których granica powinna być z góry określona, np. 5% lub kwotowo - 1000 zł, nie są potrzebne bardziej szczegółowe zestawienia. Jeżeli jednak okaże się, że warunki brzegowe zostaną przekroczone, to koszty można analizować dokładniej. Przykładowe zestawienie takiego szczegółowego planu wykonania dla działu księgowości przedstawia tabela 3.

Tabela 3. Porównanie kosztów rzeczywistych z budżetem dla działu księgowości

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

Takie zestawienie porównawcze powinien otrzymać kierownik każdego działu. To on jest odpowiedzialny za bieżące kontrolowanie kosztów. Zarząd czy kontroler interweniuje tylko w przypadku znaczącego przekroczenia planów.

W takich sytuacjach kierownik działu musi złożyć pisemne wyjaśnienie powstałych odchyleń. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że ich działalność nie jest obojętna zarządzającym przedsiębiorstwem.

Jak już wspomniano, należy również odpowiednio rozbudować ewidencję kosztów. W ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu” należy wyszczególnić właściwe konta analityczne. Muszą one uwzględniać układ budżetu.

Tabela 4. Wykaz kont analitycznych w ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne.

Roman Kotapski

konsultant ds. zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie Infosynergia


1 W zakładowych planach kont najczęściej wyróżnia się tę grupę kosztów jako koszty ogólnego zarządu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

CFO w firmie – dlaczego warto go docenić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej

O roli dyrektorów finansowych w zarządzaniu kryzysowym na przykładzie sytuacji, w jakiej znalazły się międzynarodowe organizacje pozarządowe – pisze Jarosław Czubacki, Head of Finance w Fundacji Save the Children Polska.

KSeF tuż za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

KSeF już jest na horyzoncie. Przedsiębiorcy wciąż jednak zwlekają z przygotowaniami do e-faktur, licząc na pomoc księgowych z biur rachunkowych. Tymczasem to oni sami będą odpowiadać za zgodność z nowymi przepisami. Jak dobrze przygotować firmę i uniknąć kosztownych potknięć? Sprawdź, co zrobić już teraz.

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Wielką Brytanią – kompendium wiedzy dla polskich rezydentów podatkowych

W erze globalnej mobilności zawodowej i kapitałowej coraz więcej Polaków uzyskuje dochody z zagranicy. Najczęściej chodzi o Wielką Brytanię – kraj, który od lat przyciąga naszych obywateli do pracy, prowadzenia działalności gospodarczej czy inwestowania. W takim kontekście kluczowa staje się znajomość zasad opodatkowania dochodów uzyskiwanych w UK przez osoby będące polskimi rezydentami podatkowymi.

REKLAMA

Prof. W. Modzelewski: VAT unijny to największe zagrożenie dla uczciwych podatników. Trzeba zrezygnować z pozornych działań uszczelniających i napisać od nowa ustawę o VAT

Powoli ale skutecznie przebija się do świadomości podatników diagnoza, że VAT unijny, wprowadzony w Polsce w 2004 r., był od początku nieznaną w historii pułapką zastawioną nie tylko na nasze państwo, lecz również na dziesiątki tysięcy naiwnych i uczciwych podatników, którzy mieli być (i są nadal) ofiarami tego eksperymentu – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ordynacja podatkowa - MF szykuje liczne zmiany od 2026 r. Przedawnienie, zapłata podatku, zwrot nadpłaty, MDR i wiele innych nowości w projekcie nowelizacji

W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany są bardzo liczne i mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów informuje, że celem tej nowelizacji jest poprawa relacji między podatnikami i organami podatkowymi, zwiększenie efektywności działania organów podatkowych oraz doprecyzowanie przepisów, których stosowanie budzi wątpliwości. Zobaczmy jakie zmiany czekają podatników od początku przyszłego roku.

Obowiązkowe e-Doręczenia od 1 kwietnia 2025 r. dla firm zarejestrowanych w KRS. Jak założyć skrzynkę i aktywować Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE)

W komunikacie z 27 marca 2025 r. Poczta Polska przypomina o nadchodzącym terminie: 1 kwietnia 2025 r., kiedy to obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zostanie rozszerzony na przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed początkiem bieżącego roku.

Ekologiczne opakowania w e-handlu - ogromne wyzwanie dla logistyki

Europejski klient e-commerce ma sprzeczne oczekiwania wobec opakowań, w których dostarczane są jego zamówienia. Domaga się ekologicznych rozwiązań, ale rzadko zrezygnuje z zakupu, jeśli nie otrzyma alternatywy zrównoważonej klimatycznie. Nie chce też płacić za spełnienie postulatów środowiskowych, a długa lista rozbieżności generuje ogromne wyzwania po stronie sprzedawców i logistyki. Ekologiczna rewolucja nie jest tania, dodatkowo nowe unijne przepisy wymuszają daleko idące zmiany w procesie realizacji zamówień.

REKLAMA

Praca w KAS - rekrutacja 2025. Gdzie szukać ogłoszeń?

Praca w KAS a rekrutacja w 2025 roku. Jakie zadania ma Krajowa Administracja Państwowa? Kto może pracować w KAS? Gdzie szukać ogłoszeń? Jakie są wymagania są w trakcie rekrutacji w 2025 roku?

Roczne zeznanie podatkowe CIT tylko do 31 marca. Jak złożyć CIT-8

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa przypominają, że 31 marca 2025 r. upływa termin złożenia zeznania CIT-8 za 2024 rok dla tych podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. CIT-8 można złożyć także elektronicznie w serwisie e-Urząd Skarbowy bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego.

REKLAMA