REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak kontrolować koszty ogólne działalności firmy

Roman Kotapski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa stanowią coraz większy udział w jego kosztach całkowitych. Jak zapewnić skuteczną ich kontrolę?

Koszty ogólne podlegają odrębnej ewidencji księgowej na koncie 550 „Koszty ogólnego zarządu” z podziałem na koszty administracyjno-gospodarcze i koszty ogólnoprodukcyjne, jednak nie zawsze są kontrolowane.

Autopromocja

Koszty ogólne działalności firmy można kontrolować za pomocą tworzenia budżetu kosztów. Budżet ten powinien być poddany badaniu odchyleń kosztów rzeczywistych od kosztów w nim ujętych. Warunkiem skutecznej kontroli tych kosztów i prawidłowego funkcjonowania systemu budżetowania jest właściwa ewidencja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa.

Zakres kosztów ogólnych1 działalności przedsiębiorstwa obejmuje koszty ponoszone dla funkcjonowania przedsiębiorstwa jako całości. Można je podzielić na dwie grupy:

• koszty administracyjno-gospodarcze - są związane z utrzymaniem zarządu przedsiębiorstwa, oraz

• koszty ogólnoprodukcyjne - są związane z tą częścią produkcji, która nie dotyczy poszczególnych wydziałów. Są to koszty utrzymania obiektów zapewniających funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa (magazyny, transport ogólnozakładowy, straż przemysłowa, koszty nieprodukcyjne itp.).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Powyższy podział wynikał z długoletnich doświadczeń i przyzwyczajeń pracowników księgowości. W publikacjach i komentarzach dotyczących tworzenia zakładowych planów kont w przedsiębiorstwach taki podział występuje i trudno te przyzwyczajenia księgowym zmienić.

Konkurencja na rynku zmusiła zarządzających przedsiębiorstwami do bardziej wnikliwego planowania, kontrolowania oraz analizy kosztów tego obszaru działalności przedsiębiorstw. Upatrywano w tym procesie możliwości obniżki kosztów, przy czym musiały nastąpić też zmiany w ich ewidencji. W związku z wprowadzeniem budżetowania należy też odpowiednio zmienić ewidencję księgową, tak aby odzwierciedlała wyodrębnione w budżecie koszty ogólne (np. koszty działu ekonomicznego, działu księgowości, utrzymania infrastruktury).

Podział kosztów ogólnych na koszty administracyjno-gospodarcze i ogólnoprodukcyjne jest wystarczający w małym przedsiębiorstwie bez rozbudowanej struktury organizacyjnej. Natomiast w przedsiębiorstwie o bardziej rozbudowanej strukturze organizacyjnej taki podział już nie wystarcza. Uproszczona klasyfikacja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa „zaciemnia” obraz kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo, tj. trudniej znaleźć (lub mniej zwraca się uwagę na ten problem) miejsce poniesienia.

Czynniki determinujące klasyfikację kosztów ogólnych

Klasyfikacja i wyodrębnianie grup kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa będzie zależeć od kilku czynników:

• potrzeb zarządu przedsiębiorstwa,

• struktury organizacyjnej,

• podziału kompetencji,

• przyjętych zasad planowania i kontroli kosztów ponoszonych w przedsiębiorstwie,

• wysokości ponoszonych kosztów w tym obszarze działalności przedsiębiorstwa.

W ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa można wyróżnić następujące grupy kosztów:

• koszty zarządzania przedsiębiorstwem, np. rada nadzorcza, zarząd,

• koszty obsługi przedsiębiorstwa, np. dział księgowości, dział kadr,

• koszty utrzymania magazynów,

• koszty utrzymania budynku administracyjnego lub innej ogólnej infrastruktury,

• koszty utrzymania i obsługi zasobów informatycznych,

• koszty rekrutacji pracowników.

Te grupy, w zależności od potrzeb, można wyodrębniać bardziej lub mniej szczegółowo. Wyodrębnienie grup w ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa wywiera istotny wpływ na układ budżetu. Układ budżetu powinien być powiązany ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Tabela 1 przedstawia przykładową strukturę budżetu. Należy pamiętać, że struktura budżetu powinna być dostosowana do charakteru działalności przedsiębiorstwa.

Tabela 1. Budżet kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa zasadniczo mają charakter kosztów stałych. Dlatego są łatwiejsze do kontrolowania niż koszty zmienne. Kontrola tych kosztów w szczególności obejmuje:

• sporządzenie budżetu każdego działu,

• właściwą ewidencję z uwzględnieniem działu i odpowiedniego układu kalkulacyjnego kosztów,

• wykonanie planów,

• analizy powstałych odchyleń, zarówno dodatnich, jak i ujemnych.

Każdy dział musi sporządzać swój budżet kosztów i o założeniach w nim zawartych powinien informować przede wszystkim tych, których dane kategorie dotyczą. Zdecydowanie zwiększa to efektywność wykonania planów budżetowych poszczególnych działów.

Odchylenia kosztów rzeczywistych od kosztów planowanych w budżecie w praktyce nie powinny być zbyt duże. Przykładowe zestawienie odchyleń kosztów na poziomie działów przedstawia tabela 2.

Tabela 2. Porównanie kosztów rzeczywistych i planowanych w obszarze kosztów obsługi przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

W przypadku niewielkiego poziomu odchyleń, których granica powinna być z góry określona, np. 5% lub kwotowo - 1000 zł, nie są potrzebne bardziej szczegółowe zestawienia. Jeżeli jednak okaże się, że warunki brzegowe zostaną przekroczone, to koszty można analizować dokładniej. Przykładowe zestawienie takiego szczegółowego planu wykonania dla działu księgowości przedstawia tabela 3.

Tabela 3. Porównanie kosztów rzeczywistych z budżetem dla działu księgowości

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

Takie zestawienie porównawcze powinien otrzymać kierownik każdego działu. To on jest odpowiedzialny za bieżące kontrolowanie kosztów. Zarząd czy kontroler interweniuje tylko w przypadku znaczącego przekroczenia planów.

W takich sytuacjach kierownik działu musi złożyć pisemne wyjaśnienie powstałych odchyleń. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że ich działalność nie jest obojętna zarządzającym przedsiębiorstwem.

Jak już wspomniano, należy również odpowiednio rozbudować ewidencję kosztów. W ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu” należy wyszczególnić właściwe konta analityczne. Muszą one uwzględniać układ budżetu.

Tabela 4. Wykaz kont analitycznych w ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne.

Roman Kotapski

konsultant ds. zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie Infosynergia


1 W zakładowych planach kont najczęściej wyróżnia się tę grupę kosztów jako koszty ogólnego zarządu.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Krajowy Plan Odbudowy w Polsce w 2024 roku. Wyścig z czasem po 60 miliardów euro

    Zeszłotygodniowe informacje dotyczące odblokowania funduszy europejskich są optymistyczne – kierunek działań przyjęty przez polski rząd może liczyć na przychylność UE. Pamiętajmy jednak, że deklaracje te nie oznaczają, że środki na wspieranie reform i inwestycji zostaną nam „automatycznie” udostępnione - pisze Łukasz Kościjańczuk, partner w CRIDO.

    Czy laptop i wynajęte mieszkanie pracownika zagranicznej firmy to już zakład w Polsce?

    Pracownicy wykonujący pracę poza miejscem siedziby pracodawcy (lub innym miejscem określonym w umowie o pracę) mogą generować szereg konsekwencji podatkowych, zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, szczególnie gdy w grę wchodzi praca poza Polską, lub w Polsce, ale dla pracodawcy z innego kraju - pisze Dr Adam Barcikowski – Manager w Nexia Advcero.

    Niższy VAT od 1 kwietnia 2024 r. Stawka 8% dla usług kosmetycznych, manicure i pedicure

    Ministerstwo Finansów przygotowało już projekt rozporządzenia, które obniży od 1 kwietnia 2024 r. - z 23% do 8% – stawkę VAT na określone usługi kosmetyczne.

    Czas na reformę Unijnego Kodeksu Celnego

    Reforma (projektu) nowego Unijnego Kodeksu Celnego po konsultacjach społecznych. Od 2027 roku przewidywane jest wejście w życie nowego UKC. Będą to zmiany rewolucyjne w wielu aspektach, dziś obowiązujących przepisów prawa celnego. Wiarygodni przedsiębiorcy mają mieć znaczne uproszczenia oraz mamy przejść na „inteligentne” odprawy celne ze zwiększonym monitoringiem systemów informatycznych.

    Twój e-PIT wspólnie z małżonkiem

    Usługa Twój e-PIT umożliwia złożenie rocznego PIT wspólnie z małżonkiem. Kiedy jest to możliwe? Jakie działania należny wykonać?

    PGNiG obniża ceny gazu dla gospodarstw domowych. Ale nadal ponad 90 zł/MWh drożej od ceny zamrożonej do połowy 2024 roku

    W czwartek 29 lutego 2024 r. Prezes Urzędu Regulacji Energetyki zatwierdził obniżenie o 8,3 proc. (do 290,97 zł/MWh) zatwierdzonej w grudniu 2023 r. i obowiązującej w 2024 r. taryfy na sprzedaż gazu dla gospodarstw domowych i innych tzw. odbiorców uprawnionych przez spółkę PGNiG Obrót Detaliczny. Ale do 30 czerwca 2024 r. cena netto gazu dla odbiorców uprawnionych (w tym odbiorców w gospodarstwach domowych) została zamrożona na poziomie 200,17 zł/MWh.

    Ujednolicenie sprawozdań finansowych komitetów wyborczych. Jest projekt rozporządzenia w tej sprawie

    Ustawodawca przygotował projekt rozporządzenia w sprawie łącznego sprawozdania finansowego komitetu wyborczego, który zarejestrował kandydata na wójta, burmistrza, prezydenta miasta oraz listę kandydatów na radnych. Jakie rozwiązania znalazły się w projekcie?

    Tabela kursów średnich NBP z 29 lutego 2024 roku [nr 043/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 29 lutego 2024 roku - nr 043/A/NBP/2024. Jaki dziś kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Czy w ramach ulgi rehabilitacyjnej można odliczyć remont łazienki?

    Ulga rehabilitacyjna a remont łazienki. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów remontu, adaptacji  i wyposażenia łazienki dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?

    Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

    Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

    REKLAMA