REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak kontrolować koszty ogólne działalności firmy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Roman Kotapski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa stanowią coraz większy udział w jego kosztach całkowitych. Jak zapewnić skuteczną ich kontrolę?

Koszty ogólne podlegają odrębnej ewidencji księgowej na koncie 550 „Koszty ogólnego zarządu” z podziałem na koszty administracyjno-gospodarcze i koszty ogólnoprodukcyjne, jednak nie zawsze są kontrolowane.

REKLAMA

Koszty ogólne działalności firmy można kontrolować za pomocą tworzenia budżetu kosztów. Budżet ten powinien być poddany badaniu odchyleń kosztów rzeczywistych od kosztów w nim ujętych. Warunkiem skutecznej kontroli tych kosztów i prawidłowego funkcjonowania systemu budżetowania jest właściwa ewidencja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa.

Zakres kosztów ogólnych1 działalności przedsiębiorstwa obejmuje koszty ponoszone dla funkcjonowania przedsiębiorstwa jako całości. Można je podzielić na dwie grupy:

• koszty administracyjno-gospodarcze - są związane z utrzymaniem zarządu przedsiębiorstwa, oraz

• koszty ogólnoprodukcyjne - są związane z tą częścią produkcji, która nie dotyczy poszczególnych wydziałów. Są to koszty utrzymania obiektów zapewniających funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa (magazyny, transport ogólnozakładowy, straż przemysłowa, koszty nieprodukcyjne itp.).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Powyższy podział wynikał z długoletnich doświadczeń i przyzwyczajeń pracowników księgowości. W publikacjach i komentarzach dotyczących tworzenia zakładowych planów kont w przedsiębiorstwach taki podział występuje i trudno te przyzwyczajenia księgowym zmienić.

Konkurencja na rynku zmusiła zarządzających przedsiębiorstwami do bardziej wnikliwego planowania, kontrolowania oraz analizy kosztów tego obszaru działalności przedsiębiorstw. Upatrywano w tym procesie możliwości obniżki kosztów, przy czym musiały nastąpić też zmiany w ich ewidencji. W związku z wprowadzeniem budżetowania należy też odpowiednio zmienić ewidencję księgową, tak aby odzwierciedlała wyodrębnione w budżecie koszty ogólne (np. koszty działu ekonomicznego, działu księgowości, utrzymania infrastruktury).

Podział kosztów ogólnych na koszty administracyjno-gospodarcze i ogólnoprodukcyjne jest wystarczający w małym przedsiębiorstwie bez rozbudowanej struktury organizacyjnej. Natomiast w przedsiębiorstwie o bardziej rozbudowanej strukturze organizacyjnej taki podział już nie wystarcza. Uproszczona klasyfikacja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa „zaciemnia” obraz kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo, tj. trudniej znaleźć (lub mniej zwraca się uwagę na ten problem) miejsce poniesienia.

Czynniki determinujące klasyfikację kosztów ogólnych

Klasyfikacja i wyodrębnianie grup kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa będzie zależeć od kilku czynników:

• potrzeb zarządu przedsiębiorstwa,

• struktury organizacyjnej,

• podziału kompetencji,

• przyjętych zasad planowania i kontroli kosztów ponoszonych w przedsiębiorstwie,

• wysokości ponoszonych kosztów w tym obszarze działalności przedsiębiorstwa.

W ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa można wyróżnić następujące grupy kosztów:

• koszty zarządzania przedsiębiorstwem, np. rada nadzorcza, zarząd,

• koszty obsługi przedsiębiorstwa, np. dział księgowości, dział kadr,

• koszty utrzymania magazynów,

• koszty utrzymania budynku administracyjnego lub innej ogólnej infrastruktury,

• koszty utrzymania i obsługi zasobów informatycznych,

• koszty rekrutacji pracowników.

Te grupy, w zależności od potrzeb, można wyodrębniać bardziej lub mniej szczegółowo. Wyodrębnienie grup w ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa wywiera istotny wpływ na układ budżetu. Układ budżetu powinien być powiązany ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Tabela 1 przedstawia przykładową strukturę budżetu. Należy pamiętać, że struktura budżetu powinna być dostosowana do charakteru działalności przedsiębiorstwa.

Tabela 1. Budżet kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa zasadniczo mają charakter kosztów stałych. Dlatego są łatwiejsze do kontrolowania niż koszty zmienne. Kontrola tych kosztów w szczególności obejmuje:

• sporządzenie budżetu każdego działu,

• właściwą ewidencję z uwzględnieniem działu i odpowiedniego układu kalkulacyjnego kosztów,

• wykonanie planów,

• analizy powstałych odchyleń, zarówno dodatnich, jak i ujemnych.

Każdy dział musi sporządzać swój budżet kosztów i o założeniach w nim zawartych powinien informować przede wszystkim tych, których dane kategorie dotyczą. Zdecydowanie zwiększa to efektywność wykonania planów budżetowych poszczególnych działów.

Odchylenia kosztów rzeczywistych od kosztów planowanych w budżecie w praktyce nie powinny być zbyt duże. Przykładowe zestawienie odchyleń kosztów na poziomie działów przedstawia tabela 2.

Tabela 2. Porównanie kosztów rzeczywistych i planowanych w obszarze kosztów obsługi przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

W przypadku niewielkiego poziomu odchyleń, których granica powinna być z góry określona, np. 5% lub kwotowo - 1000 zł, nie są potrzebne bardziej szczegółowe zestawienia. Jeżeli jednak okaże się, że warunki brzegowe zostaną przekroczone, to koszty można analizować dokładniej. Przykładowe zestawienie takiego szczegółowego planu wykonania dla działu księgowości przedstawia tabela 3.

Tabela 3. Porównanie kosztów rzeczywistych z budżetem dla działu księgowości

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

Takie zestawienie porównawcze powinien otrzymać kierownik każdego działu. To on jest odpowiedzialny za bieżące kontrolowanie kosztów. Zarząd czy kontroler interweniuje tylko w przypadku znaczącego przekroczenia planów.

W takich sytuacjach kierownik działu musi złożyć pisemne wyjaśnienie powstałych odchyleń. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że ich działalność nie jest obojętna zarządzającym przedsiębiorstwem.

Jak już wspomniano, należy również odpowiednio rozbudować ewidencję kosztów. W ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu” należy wyszczególnić właściwe konta analityczne. Muszą one uwzględniać układ budżetu.

Tabela 4. Wykaz kont analitycznych w ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne.

Roman Kotapski

konsultant ds. zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie Infosynergia


1 W zakładowych planach kont najczęściej wyróżnia się tę grupę kosztów jako koszty ogólnego zarządu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 r. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA