REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak kontrolować koszty ogólne działalności firmy

Roman Kotapski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa stanowią coraz większy udział w jego kosztach całkowitych. Jak zapewnić skuteczną ich kontrolę?

Koszty ogólne podlegają odrębnej ewidencji księgowej na koncie 550 „Koszty ogólnego zarządu” z podziałem na koszty administracyjno-gospodarcze i koszty ogólnoprodukcyjne, jednak nie zawsze są kontrolowane.

REKLAMA

Autopromocja

Koszty ogólne działalności firmy można kontrolować za pomocą tworzenia budżetu kosztów. Budżet ten powinien być poddany badaniu odchyleń kosztów rzeczywistych od kosztów w nim ujętych. Warunkiem skutecznej kontroli tych kosztów i prawidłowego funkcjonowania systemu budżetowania jest właściwa ewidencja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa.

Zakres kosztów ogólnych1 działalności przedsiębiorstwa obejmuje koszty ponoszone dla funkcjonowania przedsiębiorstwa jako całości. Można je podzielić na dwie grupy:

• koszty administracyjno-gospodarcze - są związane z utrzymaniem zarządu przedsiębiorstwa, oraz

• koszty ogólnoprodukcyjne - są związane z tą częścią produkcji, która nie dotyczy poszczególnych wydziałów. Są to koszty utrzymania obiektów zapewniających funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa (magazyny, transport ogólnozakładowy, straż przemysłowa, koszty nieprodukcyjne itp.).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Powyższy podział wynikał z długoletnich doświadczeń i przyzwyczajeń pracowników księgowości. W publikacjach i komentarzach dotyczących tworzenia zakładowych planów kont w przedsiębiorstwach taki podział występuje i trudno te przyzwyczajenia księgowym zmienić.

Konkurencja na rynku zmusiła zarządzających przedsiębiorstwami do bardziej wnikliwego planowania, kontrolowania oraz analizy kosztów tego obszaru działalności przedsiębiorstw. Upatrywano w tym procesie możliwości obniżki kosztów, przy czym musiały nastąpić też zmiany w ich ewidencji. W związku z wprowadzeniem budżetowania należy też odpowiednio zmienić ewidencję księgową, tak aby odzwierciedlała wyodrębnione w budżecie koszty ogólne (np. koszty działu ekonomicznego, działu księgowości, utrzymania infrastruktury).

Podział kosztów ogólnych na koszty administracyjno-gospodarcze i ogólnoprodukcyjne jest wystarczający w małym przedsiębiorstwie bez rozbudowanej struktury organizacyjnej. Natomiast w przedsiębiorstwie o bardziej rozbudowanej strukturze organizacyjnej taki podział już nie wystarcza. Uproszczona klasyfikacja kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa „zaciemnia” obraz kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo, tj. trudniej znaleźć (lub mniej zwraca się uwagę na ten problem) miejsce poniesienia.

Czynniki determinujące klasyfikację kosztów ogólnych

Klasyfikacja i wyodrębnianie grup kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa będzie zależeć od kilku czynników:

• potrzeb zarządu przedsiębiorstwa,

• struktury organizacyjnej,

• podziału kompetencji,

• przyjętych zasad planowania i kontroli kosztów ponoszonych w przedsiębiorstwie,

• wysokości ponoszonych kosztów w tym obszarze działalności przedsiębiorstwa.

W ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa można wyróżnić następujące grupy kosztów:

• koszty zarządzania przedsiębiorstwem, np. rada nadzorcza, zarząd,

• koszty obsługi przedsiębiorstwa, np. dział księgowości, dział kadr,

• koszty utrzymania magazynów,

• koszty utrzymania budynku administracyjnego lub innej ogólnej infrastruktury,

• koszty utrzymania i obsługi zasobów informatycznych,

• koszty rekrutacji pracowników.

Te grupy, w zależności od potrzeb, można wyodrębniać bardziej lub mniej szczegółowo. Wyodrębnienie grup w ramach kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa wywiera istotny wpływ na układ budżetu. Układ budżetu powinien być powiązany ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Tabela 1 przedstawia przykładową strukturę budżetu. Należy pamiętać, że struktura budżetu powinna być dostosowana do charakteru działalności przedsiębiorstwa.

Tabela 1. Budżet kosztów ogólnych działalności przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Koszty ogólne działalności przedsiębiorstwa zasadniczo mają charakter kosztów stałych. Dlatego są łatwiejsze do kontrolowania niż koszty zmienne. Kontrola tych kosztów w szczególności obejmuje:

• sporządzenie budżetu każdego działu,

• właściwą ewidencję z uwzględnieniem działu i odpowiedniego układu kalkulacyjnego kosztów,

• wykonanie planów,

• analizy powstałych odchyleń, zarówno dodatnich, jak i ujemnych.

REKLAMA

Każdy dział musi sporządzać swój budżet kosztów i o założeniach w nim zawartych powinien informować przede wszystkim tych, których dane kategorie dotyczą. Zdecydowanie zwiększa to efektywność wykonania planów budżetowych poszczególnych działów.

Odchylenia kosztów rzeczywistych od kosztów planowanych w budżecie w praktyce nie powinny być zbyt duże. Przykładowe zestawienie odchyleń kosztów na poziomie działów przedstawia tabela 2.

Tabela 2. Porównanie kosztów rzeczywistych i planowanych w obszarze kosztów obsługi przedsiębiorstwa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

W przypadku niewielkiego poziomu odchyleń, których granica powinna być z góry określona, np. 5% lub kwotowo - 1000 zł, nie są potrzebne bardziej szczegółowe zestawienia. Jeżeli jednak okaże się, że warunki brzegowe zostaną przekroczone, to koszty można analizować dokładniej. Przykładowe zestawienie takiego szczegółowego planu wykonania dla działu księgowości przedstawia tabela 3.

Tabela 3. Porównanie kosztów rzeczywistych z budżetem dla działu księgowości

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne. Dane przykładowe.

Takie zestawienie porównawcze powinien otrzymać kierownik każdego działu. To on jest odpowiedzialny za bieżące kontrolowanie kosztów. Zarząd czy kontroler interweniuje tylko w przypadku znaczącego przekroczenia planów.

W takich sytuacjach kierownik działu musi złożyć pisemne wyjaśnienie powstałych odchyleń. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że ich działalność nie jest obojętna zarządzającym przedsiębiorstwem.

Jak już wspomniano, należy również odpowiednio rozbudować ewidencję kosztów. W ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu” należy wyszczególnić właściwe konta analityczne. Muszą one uwzględniać układ budżetu.

Tabela 4. Wykaz kont analitycznych w ramach konta 550 „Koszty ogólnego zarządu”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Źródło: opracowanie własne.

Roman Kotapski

konsultant ds. zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie Infosynergia


1 W zakładowych planach kont najczęściej wyróżnia się tę grupę kosztów jako koszty ogólnego zarządu.

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Unijne rozporządzenie DORA już obowiązuje. Które firmy muszą stosować nowe przepisy od 17 stycznia 2025 r.?

Od 17 stycznia 2025 r. w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie DORA. Objęte nim podmioty finansowe miały 2 lata na dostosowanie się do nowych przepisów w zakresie zarządzania ryzykiem ICT. Na niespełna miesiąc przed ostatecznym terminem wdrożenia zmian Europejski Bank Centralny opublikował raport SREP (Supervisory Review and Evaluation Process) za 2024 rok, w którym ze wszystkich badanych aspektów związanych z działalnością banków to właśnie ryzyko operacyjne i teleinformatyczne uzyskało najgorsze średnie wyniki. Czy Rozporządzenie DORA zmieni coś w tym zakresie? Na to pytanie odpowiadają eksperci Linux Polska.

Transfer danych osobowych do Kanady – czy to bezpieczne? Co na to RODO?

Kanada to kraj, który kojarzy się nam z piękną przyrodą, syropem klonowym i piżamowym shoppingiem. Jednak z punktu widzenia RODO Kanada to „państwo trzecie” – miejsce, które nie podlega bezpośrednio unijnym regulacjom ochrony danych osobowych. Czy oznacza to, że przesyłanie danych na drugi brzeg Atlantyku jest ryzykowne?

e-Urząd Skarbowy w Twoim telefonie! Nowa aplikacja zmienia sposób korzystania z usług skarbowych

Ministerstwo Finansów wprowadza rewolucję w dostępie do usług skarbowych. Aplikacja e-Urząd Skarbowy pozwala na szybkie i bezpieczne załatwianie spraw urzędowych. To dopiero początek – kolejne aktualizacje przyniosą jeszcze więcej funkcji!

W 2025 roku oprocentowanie lokat bankowych mocno spadnie. Jak zadbać o oszczędności?

Banki przewidują mocny spadek stóp procentowych. Przykładowo BNP Paribas prognozuje, że na koniec 2025 roku podstawowa stopa procentowa NBP spadnie do 4%, czyli obniży się aż o 1,75 p.p. Z kolei PKO BP zakłada, że stopy procentowe spadną do 3,5%-4% do końca 2026 r. Te oczekiwania już teraz wpływają na oprocentowanie lokat bankowych. Rankomat.pl zwraca uwagę, że średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane NBP) wyniosło zaledwie 3,96% i w kolejnych miesiącach prawdopodobnie będzie dalej spadać. Między innymi dlatego w 2025 r. warto zmienić część swoich nawyków finansowych, do których przywykliśmy w ostatnich dwóch latach.

REKLAMA

Jak opodatkować przychody z najmu? Kluczowe zasady i przepisy

Przychody z najmu można opodatkować ryczałtem lub w ramach działalności gospodarczej. Wybór odpowiedniego sposobu zależy od rodzaju najmu i decyzji podatnika. Sprawdź, jakie zasady obowiązują, jakie stawki podatkowe mają zastosowanie oraz kiedy najem kwalifikuje się jako odrębne źródło przychodów.

9000 zł brutto średniej pensji w Polsce w 2025 r. Kiedy pęknie bariera psychologiczna 10 tys. zł miesięcznie?

Główny Urząd Statystyczny podał, że w grudniu 2024 r. przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw wyniosło 8.821,25 zł. Eksperci oceniają, że w 2025 roku na pewno przeciętne wynagrodzenie w przedsiębiorstwach przekroczy kwotę 9.000 zł brutto (ok. 6.450 zł netto). Natomiast zdaniem przedsiębiorców, granicą psychologiczną przeciętnej miesięcznej pensji w Polsce jest kwota 10 000 zł brutto (ok. 7.150 zł netto). Kiedy ta granica zostanie przełamana?

ZUS zmienił zasady doręczania pism na PUE (eZUS). Nowości od 15 stycznia 2025 r.

W komunikacie z 24 stycznia 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że od 15 stycznia 2025 r. na portalu PUE eZUS udostępnił funkcjonalności, które wynikają z art. 71 ab ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń́ społecznych w zakresie tzw. e-Doręczeń.

Rozliczenie PIT emeryta i rencisty w 2025 r. ZUS wysyła PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za 2024 r. Kiedy zwrot nadpłaty podatku? Jak odliczać i przekazać 1,5 proc. podatku?

W najbliższych tygodniach emeryci i renciści otrzymają ważny formularz, dotyczący rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). ZUS rozpoczął właśnie wysyłkę deklaracji PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za miniony rok. W całym kraju akcja obejmie niemal 10,5 mln osób.

REKLAMA

Zmiany w uldze na dziecko. Wyższe limity, do 120 i 60 tys. zł rocznie

Nowelizacja ustawy o PIT zakłada podwyższenie limitów dochodów uprawniających do ulgi na dziecko. Proponowane zmiany obejmują m.in. zwiększenie limitu przychodów dla rodzin z czwórką lub więcej dzieci do 120 tys. zł rocznie oraz wyższe progi dochodowe dla rodziców wychowujących jedno dziecko.

Płatniku, sporządź i wyślij poprawnie PIT-11, PIT-R, PIT-4R i PIT-8AR

Ministerstwo Finansów przypomina płatnikom o obowiązku sporządzenia i przesłania deklaracji podatkowych za 2024 rok. Sprawdź, jak przygotować formularze, na co zwrócić uwagę i jak uniknąć błędów w dokumentach PIT.

REKLAMA