Firmom będzie trudniej unikać wypłaty nadgodzin

W I półroczu tego roku o 58 proc. wzrosła liczba pracowników, których pracodawcy prowadzą nierzetelną ewidencję czasu pracy. Utrudnia to przede wszystkim wykazanie pracy w godzinach nadliczbowych. O 45 proc. wzrosła też liczba podwładnych, którym pracodawca nie udziela co czwartej wolnej niedzieli. Tak wynika z kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

- To jeden ze skutków kryzysu. Pracodawcy często też nieprawidłowo wdrażają elastyczny czas pracy w firmie - mówi prof. Helena Strzemińska z Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych.

Umożliwiają im to obecnie obowiązujące przepisy o czasie pracy, które wymagają doprecyzowania. PIP proponuje m.in. dokładne określenie informacji, jakie musi zawierać ewidencja czasu pracy oraz wprowadzenie obowiązku tworzenia harmonogramów (grafików) czasu pracy.

Obowiązkowe harmonogramy

Obecnie przepisy nie nakładają na pracodawców obowiązku tworzenia i przechowywania harmonogramów czasu pracy przed rozpoczęciem danego miesiąca lub okresu rozliczeniowego. PIP podkreśla, że pracodawcy (zwłaszcza z branży handlu i usług) wykorzystują ten fakt i dowolnie określają godziny pracy w danym dniu lub w następnej dobie. Utrudnia to np. wyliczenie wynagrodzenia za okres choroby lub liczby nadgodzin. Dlatego PIP proponuje wprowadzenie obowiązku tworzenia harmonogramów czasu pracy, np. na każdy miesiąc pracy z góry oraz ich przechowywania. Ma to ułatwić kontrolę czasu pracy w firmie.

- Nie sądzę, aby takie rozwiązanie było konieczne. Jeżeli z istoty pracy i specyfiki danego zakładu pracy wynika konieczność jej planowania, pracodawca i tak musi przecież tworzyć harmonogram - mówi prof. Krzysztof Rączka, dziekan Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.

Dlatego jego zdaniem obowiązek tworzenia grafików powinien wynikać z układów zbiorowych lub regulaminu pracy obowiązujących w danej firmie, a nie z powszechnie obowiązujących przepisów.

- Zmiana przepisów nałoży jedynie nowe obowiązki biurokratyczne na pracodawców - mówi Bartłomiej Raczkowski, partner z Kancelarii Prawa Pracy Bartłomiej Raczkowski.

Podkreśla, że nie ma też potrzeby wprowadzania obowiązku przechowywania harmonogramów. Pracodawcy i tak je przetrzymują zazwyczaj przez trzy lata, bo dopiero wtedy przedawnią się roszczenia pracowników dotyczące czasu pracy.

W opinii PIP w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy powinny być określone zasady zmiany harmonogramu. Inspekcja podkreśla, że obecnie są one sporządzane na bardzo krótkie okresy czasu i wielokrotnie modyfikowane. A manipulowanie grafikami pracy utrudnia wykazanie pracy w godzinach nadliczbowych w danym okresie rozliczeniowym.

Konieczna ewidencja

Zmienić mogą się także inne przepisy dotyczące czasu pracy. PIP postuluje doprecyzowanie zasad jego rejestrowania. Obecnie kodeks pracy przewiduje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale nie nakazuje określania godzin rozpoczynania i kończenia pracy. Gdyby kodeks dokładnie to określał, inspektorom łatwiej byłoby wykazać pracę w godzinach nadliczbowych.

- To dobra propozycja. Obecnie zwłaszcza małe firmy nie wiedzą, w jaki sposób prowadzić ewidencję czasu pracy i mogą się przez to narazić na kary - mówi Anna Mandżunowska z Kancelarii Radcy Prawnego Anna Mandżunowska.

Propozycje PIP dotyczą też oddawania dni wolnych od pracy w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. Zdaniem Inspekcji kodeks pracy powinien określać, w jakim okresie pracodawca może udzielić podwładnemu dni wolnych w zamian za pracę w nadgodzinach, jeżeli to pracownik zgłosi wniosek w tej sprawie. Obecnie przepisy nie precyzują tego terminu i w praktyce zdarza się, że otrzymują dzień wolny nawet w następnym roku kalendarzowym.

- Okres ten nie powinien być jednak zbyt krótki, tak aby pracodawca częściej mógł zwracać dzień wolny za pracę w nadgodzinach, niż wypłacać z tego tytułu dodatek - mówi Krzysztof Rączka.

Zdaniem Inspekcji doprecyzowania wymagają także przepisy o udzieleniu wolnej niedzieli. Obecnie przewidują one, że pracownik, który pracuje w takie dni, powinien korzystać z wolnej niedzieli raz na cztery tygodnie. Niektórzy pracodawcy udzielają więc wolnej niedzieli np. w pierwszym i ósmym tygodniu okresu rozliczeniowego, a przez sześć niedziel z rzędu podwładny pracuje. Zdaniem PIP przepis powinien wskazywać, że wolna jest co najmniej co czwarta niedziela.

- Taka zmiana na pewno wykluczy inne interpretacje i pracownik rzeczywiście otrzyma co czwartą wolną niedzielę - mówi Anna Mandżunowska.

Pracownik może walczyć

Łamanie przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownikom określonym w art. 281 kodeksu pracy. Pracownik może więc powiadomić o tym PIP, która m.in. ma prawo wystąpić do pracodawcy o zaniechanie naruszeń oraz nałożyć na niego mandat. Ten wynosi do 2 tys. zł albo 5 tys. zł, jeśli firma była już ukarana za to samo wykroczenie w okresie poprzednich dwóch lat.

- Inspektor może też skierować wniosek do sądu o ukaranie nieuczciwego pracodawcy. Maksymalna wysokość grzywny w takich sprawach wynosi 30 tys. zł - mówi Katarzyna Grzybowska-Dworzecka z Kancelarii Michałowski, Stefański Adwokaci.

Jeżeli pracodawca nie wypłacił pracownikowi dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, powinien on powiadomić inspekcję pracy (inspektor pracy ma prawo wydać nakaz wypłaty takiego dodatku) lub złożyć pozew do sądu pracy o wypłatę takich należności.

Pozew do sądu pracy może złożyć też pracownik, który uważa, że pracodawca w inny sposób łamie jego uprawnienia dotyczące czasu pracy. Tego typu spory są rozstrzygane przez sądy pracy.