Jednostka dysponująca funduszami unijnymi, aby uniknąć problemów księgowych, musi dobrze zorganizować komórkę finansowo-księgową, z zachowaniem przepisów ustawy o finansach publicznych, i rozdzielić funkcje dysponenta, płatnika i księgowego.
Przy korzystaniu z funduszy unijnych musi być jasny podział obowiązków, a płatnik nie może księgować. Problemom księgowości, które wiążą się z księgowaniem i rozliczaniem funduszy unijnych, trzeba zapobiegać już we wstępnej fazie projektów – podkreśliła Barbara Bakalarska, radca ministra finansów podczas konferencji „Realne problemy w obsłudze funduszy strukturalnych dla jednostek samorządowych”.
Wskazała na fakt, że w jednostkach finansów publicznych istotna jest przede wszystkim celowość wydatków, a główny księgowy nie ma prawa o niej mówić. Zatwierdzenie pod względem merytorycznym każdego dokumentu oznacza zatwierdzenie celowości wydatku, a ta kontrola powinna zaczynać się już przy ocenie wniosków dotyczących projektów. Natomiast dla księgowego, żeby mógł wprowadzić dokument do ksiąg, najważniejsze powinno być to, czy istnieje dane zobowiązanie, wynikające z konkretnej umowy. Prawidłowe powinny być przede wszystkim umowy i procedury, wtedy uniknie się wielu problemów księgowych – podkreślała Barbara Bakalarska.
Problemy mogą wynikać również z faktu, że jednostki sfery budżetowej nie są przyzwyczajone do kalkulacji kosztów i kalkulacji produktu, tylko do klasyfikowania wydatków na podstawie przepisów określonych przez ministra finansów.
Przy tego rodzaju kalkulacji związanej z projektami finansowanymi z funduszy unijnych będą powstawały pewne problemy, bo tego te jednostki dotychczas nie robiły. Trzeba będzie wydzielić koszty bezpośrednie i koszty pośrednie związane z projektem – podkreśliła Barbara Bakalarska podczas konferencji zorganizowanej przez Instytut Rachunkowości i Podatków.
Podobnie, jeśli chodzi o ZUS, składki pracownicze muszą być wydzielone w części dotyczącej projektu. Oddzielny problem to kwestia VAT, która w sferze budżetowej jest i tak nie do końca jasna, a realizacja projektów ze środków unijnych tylko spiętrzy te problemy.
