REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 powodów, dla których opłaca się e-Faktura

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Wprowadzona w grudniu 2010 roku w Polsce liberalizacja przepisów dotycząca obiegu faktur elektronicznych pozwala przedsiębiorcom szukać nowych oszczędności. Dla wszystkich, którzy jeszcze nie korzystają z możliwości, jakie daje e-Faktura, podajemy pięć powodów, dla których warto zastosować takie rozwiązanie we własnej firmie.

Od początku 2011 roku firmy mogą korzystać z faktur elektronicznych w dowolnym formacie pliku. Ustawodawca wymaga potwierdzenia wiarygodności dokumentu oraz pisemnej zgody między stronami na wymianę faktur w formie elektronicznej. Firma Sage - oferująca system Symfonia z aplikacją e-Dokumenty - dostrzega co najmniej 5 powodów, dla których warto korzystać z e-Faktur.

REKLAMA

1. Oszczędność finansowa

REKLAMA

Korzystanie z faktur papierowych wiąże się z kosztami takimi jak zakup papieru, tonera, kopert oraz opłatami pocztowymi. Przechowywanie faktur - z zakupem segregatorów, teczek, dodatkowych szafek na ich składowanie czy wynajmowaniem pomieszczeń na archiwum dokumentów. Do tych kosztów należy również doliczyć czas, który potrzebny jest na przygotowanie faktury, podpisanie jej, zapakowanie i wysłanie drogą tradycyjną, co wiąże się również ze spędzeniem przez pracownika pewnej ilości czasu na poczcie. - Koszt związany z wysłaniem i wydrukowaniem faktury papierowej zależy od ilości faktur. Oczywiście im ich więcej, tym koszt jednostkowy mniejszy. Szacuje się, że całkowity koszt faktury papierowej waha się od 2 zł - 4,50 zł -  mówi Katarzyna Noras - redaktor portalu rachunkowo-finansowego TaxFin.pl. Czas ten jest o tyle cenniejszy, jeżeli pracujemy we własnej, jednoosobowej firmie i osobiście zajmujemy się również wysyłaniem faktur. Dzięki e-Fakturze ograniczamy go do przygotowania i wysłania faktury poprzez e-mail, co można zrobić nie odchodząc od biurka.

Jeżeli firma wystawia miesięcznie 10 faktur w formie papierowej, ponosi koszt kilkudziesięciu złotych. Suma ta znacznie wzrasta, jeśli  miesięcznie firma wystawia 50 lub 100 faktur. Może to być nawet kwota rzędu kilku tysięcy złotych.

Do końca ubiegłego roku potencjalnych użytkowników faktur elektronicznych mogły zniechęcać koszty związane z wdrożeniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych - EDI. Stanowiło to barierę nie do przejścia zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw. Programy z linii Symfonia 2012 wraz z aplikacją e-Dokumenty umożliwiają podpisywanie e-Faktur pieczęcią elektroniczną, która tak samo potwierdza ważność dokumentu. Aplikacja umożliwia także opcję korzystania z podpisu kwalifikowanego.

2. Oszczędność materiałów

Rezygnacja z faktur papierowych ma wymiar nie tylko finansowy, ale także ekologiczny. Wpływa to również pozytywnie na wizerunek firmy, która staje się bardziej proekologiczna. Oszczędzamy materiały takie jak papier, tonery, ale i czas potrzebny na dostarczenie dokumentu. Archiwizacja e-Faktur wiąże się oczywiście z pewnymi kosztami (nośnik, sprzęt, prąd), ale z ekologicznego punktu widzenia e-Faktura jest „zdrowsza” dla środowiska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3. Łatwiejsze księgowanie

E-faktur nie trzeba przepisywać do systemów workflow czy innych rozwiązań do organizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, co skraca czas pracy nad nimi, a tym samym koszty. W celu dalszego usprawnienia pracy można wdrożyć mechanizmy, które wspierają automatyczną dekretację kwot na kontach księgowych. - Z reguły firmy prowadzące księgowość wymagają przeskanowania dokumentów, więc w przypadku e-faktury stanowi to ułatwienie dla samego podatnika - zauważa Katarzyna Noras.

 

4. Łatwiejsze ewidencjonowanie obiegu e-Faktur

Przedsiębiorstwo oraz jego współpracownicy i klienci stają się niezależni od poczty, która dostarcza tradycyjne faktury. Zdarzają się przypadki, że w momencie, gdy firma wystawi błędną fakturę, której odbiorca nie przyjmie, a tym samym nie zapłaci, działania podejmowane w celu uzyskania właściwej faktury mogą zajmować kilka tygodni, a w skrajnych przypadkach nawet miesięcy. Posługując się e-Fakturą, takie kłopoty można rozwiązać błyskawicznie. Ponadto, łatwo można udokumentować nadanie i odebranie faktury. Szybsze przekazanie dokumentu wiąże się również z szybszą płatnością, zwłaszcza jeśli firma uzależnia zapłatę za fakturę datą jej wpłynięcia. Unikamy również przypadków zagubienia faktury przez pracownika lub na poczcie, co wiąże się z oczekiwaniem na duplikat oraz stratami poniesionymi w związku z opóźnieniami.

5. Ułatwiona archiwizacja i dostęp do faktur

REKLAMA

Archiwizacja faktur wiąże się niejednokrotnie z potrzebą ich przeglądania, wyszukania informacji, co w sytuacji np. kontroli w firmie jest nie tylko uciążliwe, ale i stresujące. Ewidencja elektroniczna daje możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów oraz segregowania ich, filtrowania, przeglądania według różnych kryteriów, np. jeśli szukamy faktur od jednego z partnerów lub dotyczących określonego produktu. Archiwizacja dokumentów papierowych nie daje takich możliwości.

Dodatkowymi problemami w archiwizacji papierowej jest zanikanie druku, które następuje nawet w okresie zobowiązania podatkowego, czyli przed upłynięciem pięciu lat, co fizycznie uniemożliwia przedstawienie takiej faktury w razie sytuacji konfliktowych, jeśli nie mamy jej w bazie elektronicznej.

Programy z linii Symfonia pozwalają przedsiębiorcom unikać tego typu problemów. Ponadto, jak mówi Renata Kotecka, analityk biznesowy z firmy Sage: „e-Dokumenty pracują na bazie danych MySQL, która zapewnia użytkownikom odpowiedni poziom bezpieczeństwa”. Obecnie ważność e-Faktury w Urzędzie Skarbowym potwierdzić może nie tylko podpis elektroniczny, ale również stworzona przez firmę Sage pieczęć elektroniczna. Pieczęć elektroniczna jest częścią Symfonii 2012, opłaty pobierane są za limit dokumentów zapisanych w bazie MySQL. Klient może dokupywać limity poczynając od 500 e-faktur. Pakiet 500 kosztuje 229 zł netto, Pakiet 1000 - 390 zł, Pakiet 5000 - 890 zł, Pakiet 10000 - 1390 zł. Dokupienie każdego nowego stanowiska użytkownika kosztuje 19,90 zł.

Rozwój technologii informatycznych obejmuje coraz szersze kręgi życia i pracy. Pomoc jaką oferują nam nowoczesne rozwiązania, staje się nie tylko możliwością, ale koniecznością. W coraz szybciej funkcjonującym świecie nie można pozwolić sobie na marnowanie czasu i pieniędzy. E-Faktury są jednym z rozwiązań, które pomagają nadążać za nieustannymi zmianami.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA

Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

REKLAMA