REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 powodów, dla których opłaca się e-Faktura

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Wprowadzona w grudniu 2010 roku w Polsce liberalizacja przepisów dotycząca obiegu faktur elektronicznych pozwala przedsiębiorcom szukać nowych oszczędności. Dla wszystkich, którzy jeszcze nie korzystają z możliwości, jakie daje e-Faktura, podajemy pięć powodów, dla których warto zastosować takie rozwiązanie we własnej firmie.

Od początku 2011 roku firmy mogą korzystać z faktur elektronicznych w dowolnym formacie pliku. Ustawodawca wymaga potwierdzenia wiarygodności dokumentu oraz pisemnej zgody między stronami na wymianę faktur w formie elektronicznej. Firma Sage - oferująca system Symfonia z aplikacją e-Dokumenty - dostrzega co najmniej 5 powodów, dla których warto korzystać z e-Faktur.

REKLAMA

1. Oszczędność finansowa

REKLAMA

Korzystanie z faktur papierowych wiąże się z kosztami takimi jak zakup papieru, tonera, kopert oraz opłatami pocztowymi. Przechowywanie faktur - z zakupem segregatorów, teczek, dodatkowych szafek na ich składowanie czy wynajmowaniem pomieszczeń na archiwum dokumentów. Do tych kosztów należy również doliczyć czas, który potrzebny jest na przygotowanie faktury, podpisanie jej, zapakowanie i wysłanie drogą tradycyjną, co wiąże się również ze spędzeniem przez pracownika pewnej ilości czasu na poczcie. - Koszt związany z wysłaniem i wydrukowaniem faktury papierowej zależy od ilości faktur. Oczywiście im ich więcej, tym koszt jednostkowy mniejszy. Szacuje się, że całkowity koszt faktury papierowej waha się od 2 zł - 4,50 zł -  mówi Katarzyna Noras - redaktor portalu rachunkowo-finansowego TaxFin.pl. Czas ten jest o tyle cenniejszy, jeżeli pracujemy we własnej, jednoosobowej firmie i osobiście zajmujemy się również wysyłaniem faktur. Dzięki e-Fakturze ograniczamy go do przygotowania i wysłania faktury poprzez e-mail, co można zrobić nie odchodząc od biurka.

Jeżeli firma wystawia miesięcznie 10 faktur w formie papierowej, ponosi koszt kilkudziesięciu złotych. Suma ta znacznie wzrasta, jeśli  miesięcznie firma wystawia 50 lub 100 faktur. Może to być nawet kwota rzędu kilku tysięcy złotych.

Do końca ubiegłego roku potencjalnych użytkowników faktur elektronicznych mogły zniechęcać koszty związane z wdrożeniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych - EDI. Stanowiło to barierę nie do przejścia zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw. Programy z linii Symfonia 2012 wraz z aplikacją e-Dokumenty umożliwiają podpisywanie e-Faktur pieczęcią elektroniczną, która tak samo potwierdza ważność dokumentu. Aplikacja umożliwia także opcję korzystania z podpisu kwalifikowanego.

2. Oszczędność materiałów

Rezygnacja z faktur papierowych ma wymiar nie tylko finansowy, ale także ekologiczny. Wpływa to również pozytywnie na wizerunek firmy, która staje się bardziej proekologiczna. Oszczędzamy materiały takie jak papier, tonery, ale i czas potrzebny na dostarczenie dokumentu. Archiwizacja e-Faktur wiąże się oczywiście z pewnymi kosztami (nośnik, sprzęt, prąd), ale z ekologicznego punktu widzenia e-Faktura jest „zdrowsza” dla środowiska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3. Łatwiejsze księgowanie

E-faktur nie trzeba przepisywać do systemów workflow czy innych rozwiązań do organizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, co skraca czas pracy nad nimi, a tym samym koszty. W celu dalszego usprawnienia pracy można wdrożyć mechanizmy, które wspierają automatyczną dekretację kwot na kontach księgowych. - Z reguły firmy prowadzące księgowość wymagają przeskanowania dokumentów, więc w przypadku e-faktury stanowi to ułatwienie dla samego podatnika - zauważa Katarzyna Noras.

 

4. Łatwiejsze ewidencjonowanie obiegu e-Faktur

Przedsiębiorstwo oraz jego współpracownicy i klienci stają się niezależni od poczty, która dostarcza tradycyjne faktury. Zdarzają się przypadki, że w momencie, gdy firma wystawi błędną fakturę, której odbiorca nie przyjmie, a tym samym nie zapłaci, działania podejmowane w celu uzyskania właściwej faktury mogą zajmować kilka tygodni, a w skrajnych przypadkach nawet miesięcy. Posługując się e-Fakturą, takie kłopoty można rozwiązać błyskawicznie. Ponadto, łatwo można udokumentować nadanie i odebranie faktury. Szybsze przekazanie dokumentu wiąże się również z szybszą płatnością, zwłaszcza jeśli firma uzależnia zapłatę za fakturę datą jej wpłynięcia. Unikamy również przypadków zagubienia faktury przez pracownika lub na poczcie, co wiąże się z oczekiwaniem na duplikat oraz stratami poniesionymi w związku z opóźnieniami.

5. Ułatwiona archiwizacja i dostęp do faktur

REKLAMA

Archiwizacja faktur wiąże się niejednokrotnie z potrzebą ich przeglądania, wyszukania informacji, co w sytuacji np. kontroli w firmie jest nie tylko uciążliwe, ale i stresujące. Ewidencja elektroniczna daje możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów oraz segregowania ich, filtrowania, przeglądania według różnych kryteriów, np. jeśli szukamy faktur od jednego z partnerów lub dotyczących określonego produktu. Archiwizacja dokumentów papierowych nie daje takich możliwości.

Dodatkowymi problemami w archiwizacji papierowej jest zanikanie druku, które następuje nawet w okresie zobowiązania podatkowego, czyli przed upłynięciem pięciu lat, co fizycznie uniemożliwia przedstawienie takiej faktury w razie sytuacji konfliktowych, jeśli nie mamy jej w bazie elektronicznej.

Programy z linii Symfonia pozwalają przedsiębiorcom unikać tego typu problemów. Ponadto, jak mówi Renata Kotecka, analityk biznesowy z firmy Sage: „e-Dokumenty pracują na bazie danych MySQL, która zapewnia użytkownikom odpowiedni poziom bezpieczeństwa”. Obecnie ważność e-Faktury w Urzędzie Skarbowym potwierdzić może nie tylko podpis elektroniczny, ale również stworzona przez firmę Sage pieczęć elektroniczna. Pieczęć elektroniczna jest częścią Symfonii 2012, opłaty pobierane są za limit dokumentów zapisanych w bazie MySQL. Klient może dokupywać limity poczynając od 500 e-faktur. Pakiet 500 kosztuje 229 zł netto, Pakiet 1000 - 390 zł, Pakiet 5000 - 890 zł, Pakiet 10000 - 1390 zł. Dokupienie każdego nowego stanowiska użytkownika kosztuje 19,90 zł.

Rozwój technologii informatycznych obejmuje coraz szersze kręgi życia i pracy. Pomoc jaką oferują nam nowoczesne rozwiązania, staje się nie tylko możliwością, ale koniecznością. W coraz szybciej funkcjonującym świecie nie można pozwolić sobie na marnowanie czasu i pieniędzy. E-Faktury są jednym z rozwiązań, które pomagają nadążać za nieustannymi zmianami.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

REKLAMA

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

REKLAMA