5 powodów, dla których opłaca się e-Faktura

Od początku 2011 roku firmy mogą korzystać z faktur elektronicznych w dowolnym formacie pliku. Ustawodawca wymaga potwierdzenia wiarygodności dokumentu oraz pisemnej zgody między stronami na wymianę faktur w formie elektronicznej. Firma Sage - oferująca system Symfonia z aplikacją e-Dokumenty - dostrzega co najmniej 5 powodów, dla których warto korzystać z e-Faktur.

1. Oszczędność finansowa

Korzystanie z faktur papierowych wiąże się z kosztami takimi jak zakup papieru, tonera, kopert oraz opłatami pocztowymi. Przechowywanie faktur - z zakupem segregatorów, teczek, dodatkowych szafek na ich składowanie czy wynajmowaniem pomieszczeń na archiwum dokumentów. Do tych kosztów należy również doliczyć czas, który potrzebny jest na przygotowanie faktury, podpisanie jej, zapakowanie i wysłanie drogą tradycyjną, co wiąże się również ze spędzeniem przez pracownika pewnej ilości czasu na poczcie. - Koszt związany z wysłaniem i wydrukowaniem faktury papierowej zależy od ilości faktur. Oczywiście im ich więcej, tym koszt jednostkowy mniejszy. Szacuje się, że całkowity koszt faktury papierowej waha się od 2 zł - 4,50 zł -  mówi Katarzyna Noras - redaktor portalu rachunkowo-finansowego TaxFin.pl. Czas ten jest o tyle cenniejszy, jeżeli pracujemy we własnej, jednoosobowej firmie i osobiście zajmujemy się również wysyłaniem faktur. Dzięki e-Fakturze ograniczamy go do przygotowania i wysłania faktury poprzez e-mail, co można zrobić nie odchodząc od biurka.

Jeżeli firma wystawia miesięcznie 10 faktur w formie papierowej, ponosi koszt kilkudziesięciu złotych. Suma ta znacznie wzrasta, jeśli  miesięcznie firma wystawia 50 lub 100 faktur. Może to być nawet kwota rzędu kilku tysięcy złotych.

Do końca ubiegłego roku potencjalnych użytkowników faktur elektronicznych mogły zniechęcać koszty związane z wdrożeniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych - EDI. Stanowiło to barierę nie do przejścia zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw. Programy z linii Symfonia 2012 wraz z aplikacją e-Dokumenty umożliwiają podpisywanie e-Faktur pieczęcią elektroniczną, która tak samo potwierdza ważność dokumentu. Aplikacja umożliwia także opcję korzystania z podpisu kwalifikowanego.

2. Oszczędność materiałów

Rezygnacja z faktur papierowych ma wymiar nie tylko finansowy, ale także ekologiczny. Wpływa to również pozytywnie na wizerunek firmy, która staje się bardziej proekologiczna. Oszczędzamy materiały takie jak papier, tonery, ale i czas potrzebny na dostarczenie dokumentu. Archiwizacja e-Faktur wiąże się oczywiście z pewnymi kosztami (nośnik, sprzęt, prąd), ale z ekologicznego punktu widzenia e-Faktura jest „zdrowsza” dla środowiska.

3. Łatwiejsze księgowanie

E-faktur nie trzeba przepisywać do systemów workflow czy innych rozwiązań do organizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, co skraca czas pracy nad nimi, a tym samym koszty. W celu dalszego usprawnienia pracy można wdrożyć mechanizmy, które wspierają automatyczną dekretację kwot na kontach księgowych. - Z reguły firmy prowadzące księgowość wymagają przeskanowania dokumentów, więc w przypadku e-faktury stanowi to ułatwienie dla samego podatnika - zauważa Katarzyna Noras.