Opracowywanie dokumentacji powinno objąć dokumenty dotyczące przygotowania inwentaryzacji, jej przebiegu oraz ustalenia i rozliczenia różnic. Wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
W ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) znajduje się tylko jeden dość ogólny przepis, odnoszący się do problemu dokumentowania inwentaryzacji. Sposób dokumentowania tego procesu powinien być regulowany przez kierownika danej jednostki.
Przygotowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wiąże się z koniecznością sporządzenia wielu dokumentów. W trakcie wykonywania ustawowego obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji jednostki zmuszone są do sporządzenia dokumentów, począwszy od wewnętrznych uregulowań, zasad organizacji, poprzez liczne formularze ułatwiające inwentaryzację, a skończywszy na protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, decyzji kierownika jednostki o sposobie ich rozliczenia oraz wystawionego przez komórkę księgowości polecenia księgowania tych różnic. Księgowi z dłuższą praktyką bazują na utartych przez lata, sobie tylko znanych wzorach, osoby z mniejszym doświadczeniem mają z tym problemy.
Zabierając się do sporządzania dokumentacji inwentaryzacji opracowywanie dokumentacji inwentaryzacyjnej należy podzielić na 3 etapy. Wiąże się to z tym, że dokumenty inwentaryzacyjne można generalnie podzielić na dotyczące:
• przygotowania inwentaryzacji, które obejmują np. instrukcję inwentaryzacyjną, zarządzenie wewnętrzne powołujące wieloletnią komisję inwentaryzacyjną, zarządzenie wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji rocznej lub np. zdawczo-odbiorczej, jak również dokumenty przygotowawcze mające charakter techniczny, np. notatkę z przeprowadzanego szkolenia przedinwentaryzacyjnego, przygotowanie arkuszy spisowych itp.,
• przebiegu spisów z natury oraz czynności inwentaryzacyjnych dokonywanych w drodze potwierdzeń sald, jak również porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami i ich weryfikacji; ta grupa obejmuje m.in. oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie, różnego typu arkusze (karty) spisów z natury oraz protokołów inwentaryzacyjnych (np. protokół kontroli kasy), protokołów z inwentaryzacji składników objętych: potwierdzeniami sald, porównaniem danych ewidencji z posiadaną dokumentacją oraz ich weryfikacji, załączników do arkuszy spisowych, protokołów wyceny zapasów niepełnowartościowych, sprawozdań zespołów spisowych z przebiegu i wyników inwentaryzacji, sprawozdań lub protokołów kontroli inwentaryzacji,
• ustalenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, np. zestawienia zbiorcze spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek na artykułach podobnych, wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie, decyzje kierownika jednostki, polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Wspomniany wyżej przepis to art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
