Wierzytelność nieściągalna może być zaliczona do kosztów, tylko jeśli wcześniej była zarachowana jako przychód i nie ma szans na jej odzyskanie.
Problemy ze ściągnięciem wierzytelności mogą wystąpić praktycznie w każdej firmie. Nawet bardzo staranne sprawdzenie wiarygodności kontrahenta jedynie ogranicza ryzyko zaistnienia takiej sytuacji, ale jej całkowicie nie eliminuje. W takim przypadku problemem jest nie tylko nieotrzymanie pieniędzy, ale także konieczność zapłaty podatku dochodowego. W przypadku działalności gospodarczej opodatkowaniu podlegają przychody należne, a nie tylko otrzymane. W pewnych przypadkach można złagodzić konsekwencje finansowe poprzez zaliczenie nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość ta dotyczy tylko wierzytelności nieściągalnych, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została odpowiednio uprawdopodobniona.
W artykule 22 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) wymieniono sposoby dokumentacji nieściągalności. Dowodem może być postanowienie o nieściągalności, uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego lub protokół sporządzony przez podatnika, stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty. Ponadto wierzytelność uznaje się za nieściągalną w przypadku wydania przez sąd postanowienia o: oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku lub postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku – gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku.
Gdy podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów dysponuje jednym z powyższych dokumentów, to może kwotę nieściągalnej wierzytelności zaliczyć do kosztów w kolumnie 14.
