O sposobie zaewidencjonowania dopłat do wczasów pracowniczych w księgach rachunkowych decyduje źródło ich finansowania.
Pracownicy, którzy wyjeżdżają na wczasy, mogą otrzymać od pracodawców dofinansowanie. Ewidencja takiej pomocy w księgach rachunkowych pracodawcy będzie uzależniona od źródła finansowania wypłaconych środków.
Środki na dopłaty do wypoczynku pracowników mogą pochodzić z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Wówczas od tych kwot nie opłaca się składek ZUS. Kwestia podatku dochodowego jest bardziej skomplikowana i zależy od tego, czy dopłata dotyczy osób dorosłych czy zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży do 18 lat. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 78; t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz 176 z późn. zm.) dopłaty do wczasów będą zwolnione od podatku wyłącznie dla dzieci pracowników, które nie ukończyły 18 lat. Dofinansowanie do wypoczynku osób przekraczających ten wiek opodatkowane jest jak przychód ze stosunku pracy.
Dopłata do zorganizowanego wypoczynku pracowników np. ze środków obrotowych podlega podatkowi dochodowemu i składkom ZUS (zwolnienie od podatku dotyczy jedynie zorganizowanego wypoczynku dzieci do 18 lat – do wysokości nie przekraczającej 760 zł w roku podatkowym).
Ewidencja dofinansowania do wczasów pracownika z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będzie więc wyglądała w następujący sposób:
1. Przyznanie pracownikowi środków zgodnie z regulaminem ZFSŚ – kwota brutto:
Wn konto Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych/Ma konto Rozrachunki z pracownikami
2. Wypłata środków – wartość brutto:
Wn konto Rozrachunki z pracownikami/Ma konto Rachunek bankowy ZFŚS,
3. Obciążenie pracownika zaliczką na podatek (19 proc.) od wartości otrzymanego dofinansowania:
Wn konto 230 Rozrachunki z pracownikami/Ma 220 konto Rozrachunki publicznoprawne,
