Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, którzy zatrudniają pracowników, muszą uwzględniać wypłacane im wynagrodzenie w kolumnie 13 księgi.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona zgodnie z ustalonym przez ministra finansów wzorem, zawartym w rozporządzeniu z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Księga składa się z 17 kolumn.
Dla podatników zatrudniających pracowników istotna będzie kolumna 13 księgi, która przeznaczona jest do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku.
Wpisu dokonuje się po pierwsze na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie. Po drugie, na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie. W kolumnie 13 księgi ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.
Przedsiębiorca prowadzący księgę w przypadku zatrudniania pracowników będzie musiał prowadzić dodatkowe ewidencje, w postaci indywidualnych (imiennych) karty przychodów pracowników. Karty te powinny zawierać dane pracowników: imię i nazwisko, NIP, PESEL, miesiąc, w którym nastąpiła wypłata, sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto, koszty uzyskania przychodu, składki na ubezpieczenia społeczne, podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu, razem dochód narastająco od początku roku, kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy, składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne, należną zaliczkę na podatek, datę przekazania zaliczki do urzędu skarbowego.
