Pismo urzędowe z Niemiec. Co trzeba zrobić?

Pismo urzędowe z Niemiec. Kiedy można otrzymać?

Zdarza się czasem, że będąc w Niemczech, zostawimy po sobie „urzędowy” ślad. Jeżeli tylko przez Niemcy przejeżdżaliśmy, a sfotografował nas fotoradar, to zostało wszczęte postępowanie mandatowe, o którym zostaniemy poinformowani listownie.

Natomiast im dłużej tam przebywaliśmy lub w inny sposób jesteśmy związani z tym krajem — np. poprzez członka rodziny — tym większa jest szansa, że otrzymamy urzędowe pismo na nasz polski adres.

Pierwsze pytanie, jakie się tutaj pojawia, brzmi: czy w ogóle otwierać takie pismo, odpowiadać na nie, czy też lepiej np. wrzucić je do kosza?

Autopromocja

Niemiecki urząd musi udowodnić doręczenie pisma

Niemieckie pisma urzędowe najczęściej kierowane są do Polaków zwykłą pocztą. Pomimo, że to niemieckie organy muszą udowodnić, że pismo zostało skutecznie doręczone, to zdarza się, że w braku naszej reakcji niejako „domyślnie” przyjmują, że otrzymaliśmy pismo.

Oznacza to, że nader często jesteśmy stawiani w sytuacji, w której to my musimy ponieść ciężar dalszej obrony przed stwierdzeniem, że otrzymaliśmy korespondencję.

A zatem: nieodbieranie takiego pisma jest z gruntu złym pomysłem.

Niektóre decyzje niemieckich urzędów (np. decyzje podatkowe - tzw. szacunkowe) są natychmiast wymagalne

Przysłowie mówi, że „co z oczu to z serca“, lecz niestety nie ma ono zastosowania do procedur niemieckich urzędów. Taktyka unikania nie sprawdzi się w przypadku decyzji podatkowych, a szczególnie tzw. decyzji szacunkowych, w których to (szczególnie jeżeli nie reagowaliśmy na wcześniejsze pisma) niemiecki urząd szacuje nasz dochód podlegający opodatkowaniu i wydaje decyzję nakładającą na nas podatek. Wspomniana decyzja jest natychmiast wymagalna i podlega egzekucji także przez polski urząd skarbowy.

Pozostaje nam otworzyć kopertę, zapoznać się z jej treścią oraz zabezpieczyć dokument przed zniszczeniem, np. poprzez wykonanie zdjęcia/skanu. Natomiast kwestią odrębną jest, czy na takie pismo odpowiadamy...

Kiedy doręczenie pisma jest skuteczne?

Jeżeli odpowiemy na otrzymane zwykłą pocztą pismo — czy to wprost, czy też pośrednio, np. dzwoniąc do niemieckiego urzędu w sprawie lub dokonując przelewu żądanej od nas w piśmie kwoty, potwierdzamy de facto jego otrzymanie. Nie możemy wtedy powoływać się na nieskuteczność doręczenia i w konsekwencji — nieważność działań podjętych przez organ.

Nawet bowiem decyzje natychmiast wykonalne — jeżeli nie są prawidłowo doręczone — można w ten sposób podważyć, np. w odpowiedzi na jakąkolwiek informację o wydanej decyzji, np. wezwanie do zapłaty przez urząd itp.

W ten sposób możemy zyskać na czasie i spowodować przedawnienie postępowania albo np. przywrócić możliwość złożenia odwołania od takiej decyzji.

Dla przykładu, w przypadku postępowań mandatowych, niemiecki organ ma 3 miesiące na skuteczne doręczenie decyzji — jeżeli najpierw wysyła do nas po kilku tygodniach proste pismo, a następnie stara się przesłać decyzję mandatową, której ponadto nie odbierzemy, możemy z powodzeniem liczyć na umorzenie postępowania mandatowego.

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

Reakcja na pismo nie zawsze konieczna ani wskazana, ale...

Czy w związku z tym, że istnieje domniemanie nieskutecznego doręczenia, możemy każde pismo otrzymane z Niemiec po prostu po otwarciu odłożyć do akt? Odpowiedź brzmi — zdecydowanie nie!

Przed podjęciem takiej decyzji należy być świadomym i rozważyć ewentualne ryzyka, jakie się wiążą z nią wiążą, oraz być na nie przygotowanym.

Decyzja skierowana do egzekucji w Niemczech

Jeżeli mamy do czynienia z wykonalną decyzją (szczególnie podatkową) i zostanie ona skierowana do egzekucji w Niemczech, kontrolujące nas służby celne (Zoll) mogą zagrozić skierowaniem sprawy do przyspieszonego postępowania aresztowego, w celu wymuszenia płatności.

Powinniśmy mieć wtedy przygotowaną odpowiedź na taką groźbę (z reguły będzie ona nieuprawniona, choć próby tego typu szantażu podejmowane są przez niemieckie organy regularnie).

Gdy niemieckie i polskie organy połączą swoje siły

Możemy spotkać się z działaniami polskich organów egzekucyjnych, działających na zlecenie organów niemieckich, które tak jak ich odpowiednicy w Polsce stosują — zgodnie z prawem — taktykę „najpierw zajmiemy Ci konto / majątek, a potem się obywatelu broń”.
Tutaj konieczne będą pilne działania bezpośrednio wobec niemieckiego organu, w celu zwolnienia majątku z zajęcia albo zwrotu zajętej kwoty.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Egzekucja w sprawie cywilnej

Jeżeli obciąża nas niemiecki tytuł egzekucyjny w sprawie cywilnej, ponieważ np. nie odbieraliśmy pism z niemieckiego Sądu i został wydany wobec nas wyrok zaoczny — możemy liczyć się z rewizją osobistą przez niemieckiego komornika.

Ma to miejsce szczególnie w sytuacji, gdy wierzyciel wie, kiedy i gdzie będziemy przebywać w Niemczech — np. w celach urzędowych, biznesowych czy rodzinnych. Komornik w drodze przeszukania, w obecności wezwanej przez niego policji, może np. zatrzymać nasze kluczyki wraz z samochodem, co wiąże się z koniecznością powrotu do kraju na własny koszt i poszukiwania możliwości działań przeciwegzekucyjnych.

Dlatego też, w przypadkach cywilnych spraw sądowych, z reguły doradzamy reakcję, przynajmniej poprzez wskazanie, że pismo nie zostało przetłumaczone na język polski i jest dla nas niezrozumiałe.

Areszt? To możliwe, jeśli otrzymaliśmy nakaz karny

Nieprzyjemną konsekwencją nieodebrania i niereagowania na urzędowe pisma z Niemiec może być aresztowanie.

Jeżeli w Niemczech popełniliśmy jakieś — nawet drobne czy nieświadome — przestępstwo, niemieckie policja i prokuratura wszczynają z reguły postępowanie, które — jeżeli nie zostanie umorzone — kończy się z najczęściej tzw. nakazem karnym.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Czym jest nakaz karny?

Nakaz karny to uproszczona forma skazania bez rozprawy — na nasz adres przesyłane jest wtedy pismo określające grzywnę wymierzaną w stawkach dziennych, od którego to wyroku nakazowego przysługuje nam prawo odwołania.

Działajmy, zanim nakaz karny stanie się prawomocny

Aby zapobiec uprawomocnieniu nakazu karnego, należy wnieść odwołanie z zachowaniem określonego prawem terminu. Jeżeli nie wniesiemy odwołania lub zrobimy to zbyt późno, nakaz karny stanie się prawomocny (lub zostanie wstępnie jako taki oznaczany w niemieckich aktach), a informacja o nieopłaconej w terminie grzywnie trafi do niemieckiej policji. Grzywna zamieniana jest wtedy na areszt, z reguły odpowiadający ilości stawek dziennych zasądzonych w nakazie.

Ponieważ ilość stawek dziennych w drobnych sprawach waha się pomiędzy 15 a 180 Euro, może to oznaczać konieczność spędzenia nawet kilku miesięcy w niemieckim areszcie.

Co robić, gdy nakaz karny jest prawomocny?

W tej sytuacji konieczne jest pilne działanie, mające na celu z jednej strony albo wskazanie na brak doręczenia (zrobi to już wtedy co do zasady tylko adwokat), lub też zapłacenie grzywny. Przy czym także w przypadku zapłacenia grzywny warto skorzystać z pomocy prawnika, ponieważ może minąć wiele tygodni, zanim informacja o dokonaniu wpłaty trafi do jednostki (z reguły prokuratury) właściwej do wydania decyzji o zwolnieniu z aresztu.

Czas na podsumowanie

Wiemy już, że korespondencja z niemieckiego urzędu może nastręczyć nam nie lada kłopotów, dlatego ignorowanie jej jest bardzo złym pomysłem. Powinniśmy bezwzględnie zapoznać się z treścią pisma aby ocenić, z jakim rodzajem sprawy mamy do czynienia i jakie działania możemy podjąć aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.
Fakt, iż mieszkamy poza Niemcami nie może nam uniemożliwić poniesienia odpowiedzialności za zdarzenia, w jakich uczestniczyliśmy w Niemczech.
Konieczna jest przy tym jednakże duża uważność i wiedza na temat możliwości, jakimi dysponują i jaką praktykę stosują niemieckie organy w Polsce.

Najbardziej rozsądnym działaniem jest w takiej sytuacji skorzystanie z profesjonalnej pomocy — choćby w formie doradztwa.
Zdecydowanie ryzykowną decyzją jest natomiast kierowanie się opinią znajomych, współpracowników czy opinii wyrażanych na różnego rodzaju internetowych forach, czy w mediach społecznościowych. W ogólnodostępnej przestrzeni istnieje bowiem wiele „mitów”, które nie utrzymują się w konfrontacji z rzeczywistością i powodują — wtedy już z reguły wysokie — koszty odwołań i innej reprezentacji prawnej.