Prokurent czy pełnomocnik? Różne podejście w spółce z o.o.

W takich sytuacjach możliwe jest ustanowienie przedstawiciela spółki w postaci prokurenta lub pełnomocnika. Mimo wielu podobieństw obie te funkcje różnią się od siebie, zarówno sposobem powoływania, jak i zakresem zadań, jakie są im powierzane. Czym zatem różni się prokurent od pełnomocnika spółki z o.o.?

Prokurent to pełnomocnik, ale pełnomocnik to nie prokurent

Najprościej rzecz ujmując, prokurent jest „specjalnym” pełnomocnikiem przeznaczonym wyłącznie dla przedsiębiorców, który, aby mógł pełnić swoje zadania, musi zostać wpisany do KRS (w przypadku spółek prawa handlowego; w przypadku JDG jest to CEIDG). Prokura, jako szczególny rodzaj reprezentanta, otrzymała swój własny rozdział w Kodeksie cywilnym (Rozdział III, art. 1091-1098). Jednocześnie, w tych kwestiach, które nie zostały uregulowane we wspomniany rozdziale, należy stosować przepisy o pełnomocnictwie w drodze analogii (art. 98 – 109 KC).

Zanim o różnicach, najpierw porozmawiajmy o podobieństwach. Prokura i pełnomocnictwo stanowią umocowanie do działania w imieniu swojego mocodawcy. Źródłem udzielenia upoważnienia przede wszystkim powinno być zaufanie mocodawcy do osoby reprezentanta. Zgodnie z art. 95 KC, czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Działania prokurenta lub pełnomocnika wywołują zatem bezpośrednie skutki prawne wiążące reprezentowanego, również wtedy, gdy popełni on błąd. Negatywny wynik podjętych czynności prokurenta lub pełnomocnika idzie na konto spółki.

Podobieństwa możemy doszukać się również w kwestii powoływania oraz odwoływania prokurenta i pełnomocnika. W obu przypadkach udzielenie upoważnienia następuje poprzez czynność jednostronną – samodzielnie dokonuje ją mocodawca (spółka). Również zakończenie współpracy jest w gestii samej spółki. Oczywiście prokurent czy pełnomocnik mogą się nie zgodzić na pełnienie takiej funkcji i stosunek ten wypowiedzieć, w obu przypadkach będzie to wiążące dla mocodawcy. Są to jednak zasady generalne, bowiem wchodząc w szczegóły tych procesów, odnajdziemy już istotne różnice.

Czym różni się prokurent od pełnomocnika?

Wspomniałem już, że prokurent jest szczególną formą pełnomocnictwa. Posiada on własne, „dedykowane” przepisy regulujące zasady jego funkcjonowania. Są one nadrzędne względem unormowań o pełnomocnictwie. Zatem przepisy ogólne dotyczące pełnomocnictwa można stosować wobec prokury jedynie wtedy, gdy dane aspekty nie zostały uregulowane w przepisach szczegółowych, i to wyłącznie w drodze analogii, nigdy wprost.

Kto może udzielić prokury, a kto pełnomocnictwa?

Pierwszą różnicą jest grupa podmiotów, które mogą udzielić prokury lub pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować każdy podmiot, który posiada uprawnienia do udzielania takiego upoważnienia, tj. osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. W przypadku prokury uprawnionymi do tego są wyłącznie przedsiębiorcy podlegający obowiązkowi wpisu do CEIDG lub KRS. Tutaj ujawnia się kolejna różnica, otóż prokura musi zostać wpisana do rejestru przedsiębiorców, pełnomocnictwo już nie.

Ważne! Z racji tego, że spółki prawa handlowego w organizacji nie są jeszcze wpisane do rejestru, przyjmuje się, że nie mogą ustanawiać prokury. Zatem w czasie od zawarcia umowy spółki do wpisania jej do KRS, spółka może korzystać wyłącznie z pełnomocnika.

Kto może zostać prokurentem, a kto pełnomocnikiem?

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna mająca pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych, a także osoba prawna, np. spółka z o.o. może ustanowić pełnomocnikiem inną spółkę z o.o.

Prokurentem natomiast może zostać wyłącznie osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych. Dodatkowo art. 214 KSH zakazuje łączenia funkcji prokurenta z członkiem rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej. Przepisy nie mówią nic na temat członkostwa w zarządzie spółki. W tym temacie wypowiedział się jednak Sąd Najwyższy, który uznał, iż KSH nie daje podstaw do udzielenia prokury członkowi zarządu. Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu uchwały „nie ma również racjonalnych powodów, aby udzielać prokury członkowi zarządu. Członek zarządu jest z mocy ustawy uprawniony do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania. Prokurent natomiast jest umocowany tylko do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Ponadto jego umocowanie nie obejmuje czynności zbycia przedsiębiorstwa oraz dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości, gdyż dla takich czynności wymagane jest pełnomocnictwo do poszczególnych czynności. Pozbawione sensu byłoby udzielanie prokury członkowi zarządu, gdyż to, co uzyskiwałby na mocy prokury i tak wchodzi w zakres jego uprawnień do reprezentowania spółki. Podobne argumenty przemawiają, przeciwko udzielaniu prokury wspólnikowi handlowej spółki osobowej, któremu przysługuje uprawnienie do reprezentacji spółki”. (por. uchwała SN z dnia 30 stycznia 2015 roku, sygn. akt: III CZP 34/14).

Ponadto prokurentem nie może być osoba skazana za przestępstwa przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu oraz obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi. Ograniczenie to ma charakter czasowy - po upływie pięciu lat od daty uprawomocnienia się wyroku skazującego osoba skazana może zostać prokurentem.

Pamiętaj, że prowadzenie spółki to także wymóg pełnej księgowości, warto wybrać program, który ułatwi pracę.

Oprogramowanie 360 Księgowość to kompleksowe i intuicyjne rozwiązanie, które zapewnia wygodne prowadzenie pełnej księgowości. Dzięki przejrzystemu interfejsowi i bogatej funkcjonalności z łatwością zarejestrujesz wszystkie niezbędne operacje gospodarcze, wygenerujesz i wyślesz pliki JPK, przygotujesz sprawozdania finansowe, zgodne z obowiązującymi przepisami. Program automatyzuje rutynowe procesy księgowe, co nie tylko przyspiesza pracę, ale przede wszystkim skutecznie niweluje możliwość popełniania kosztownych błędów.

Jaki jest sposób powołania prokurenta i pełnomocnika?

Kolejnym aspektem, który różni prokurę i pełnomocnictwo, jest sposób ich udzielania. Przepisy są mniej rygorystyczne w przypadku pełnomocnictwa, chociaż i tutaj pojawiają się przypadki mocniej sformalizowane. Zasadą jest, że pełnomocnictwo ogólne (najczęściej stosowane) musi być udzielone na piśmie (art. 99 KC). Niedochowanie obowiązku będzie czyniło czynności prawne dokonane przez reprezentanta nieważnymi. W przypadku pełnomocnictwa rodzajowego oraz szczególnego prawo wymaga określonej formy upoważnienia, wyłącznie jeżeli dokonanie czynności, do której spółka powołuje przedstawiciela, wymaga formy szczególnej. Koronnymi przykładami są umowa przenosząca własność nieruchomości wymagająca formy notarialnej oraz umowa przeniesienia własności zorganizowanej części przedsiębiorstwa wymagająca formy pisemnej z podpisami poświadczonymi notarialnie. W tych wypadkach pełnomocnictwo musi przyjąć formy tożsame z zawieranymi umowami. W pozostałych przypadkach KC przyjmuje zasadę dowolności formy, może być ona również ustna czy też dorozumiana. Pełnomocnictwa udziela zarząd spółki z o.o. zgodnie z zasadą reprezentacji.

Sposób powołania prokury jest mniej różnorodny, ale za to bardziej formalistyczny. Pierwszym krokiem jest ustanowienie prokury. Polega ono na podjęciu przez spółkę uchwały w przedmiocie zgody na powołanie prokurenta ze wskazaniem jego osoby. Potrzebna jest tutaj zgoda wszystkich członków zarządu

Drugim krokiem jest udzielenie prokury, czyli poinformowanie osoby prokurenta o jego umocowaniu. Dokonuje się tego zgodnie z zasadami reprezentacji w spółce z o.o., w formie określonej w art. 1092 KC. Przepis ten mówi, iż prokura może zostać udzielona wyłącznie na piśmie. Tak sformułowany zapis wskazuje, że chodzi tu o co najmniej formę pisemną, może to być zatem również forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi czy forma aktu notarialnego. Wspomniany przepis art. 1092 § 1 KC zdanie drugie dodatkowo stwierdza, że przepisu art. 99 § 1 nie stosuje się. Oznacza to, że pisemne umocowanie wystarczy prokurentowi, aby dokonywał on czynności prawnych, dla których zastrzeżona jest inna forma szczególna pod rygorem nieważności. Dla przykładu - prokurent może zbyć udziały w innej spółce z o.o. posiadane przez spółkę, w której pełni funkcję, mimo że taka czynność wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Wyjątkiem jest tutaj przepis art. 1093 § 1 KC, w którym ustawodawca zdecydował, iż do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania oraz do zbywania i obciążania nieruchomości, jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Jaki jest zakres umocowania?

Nie wchodząc w zbytnie szczegóły, bowiem więcej o funkcjach prokury będzie poniżej, zakres umocowania prokurenta spółki z o.o. jest dokładnie wskazany w ustawach (głównie KC i KSH), natomiast zakres działania pełnomocnika określa samo upoważnienie. Można przy tym dodać, że prokura ma bardzo szeroki zakres umocowania, obejmujący czynności sądowe i pozasądowe, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Nie może być także ograniczona ze skutkami wobec osób trzecich.

Przy pełnomocnictwie wszystko zależy od treści dokumentu, z tym wyjątkiem, że pełnomocnictwo ogólne obejmuje jedynie umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Dla czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga określonego pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Pełnomocnictwo można przy tym dowolnie ograniczać.

Do czego może się przydać prokurent?

Odstawiając pełnomocnictwo na bok, zajmijmy się bardziej szczegółowo prokurą. Wiele osób czytając, że prokurę trzeba ustanowić uchwałą zarządu spółki, a następnie wpisać ją do KRS, może uznać, że szkoda zachodu, skoro przy pełnomocniku wystarczy zwykły dokument sporządzony na piśmie. W wielu przypadkach taki sposób myślenia będzie uzasadniony. Małe biznesy doskonale poradzą sobie bez prokurenta.

Prokura jest instytucją „sprofesjonalizowaną”, przeznaczoną dla dużych i „aktywnych” firm. Wszędzie tam, gdzie pracy przy prowadzeniu spółki jest tak dużo, że sam zarząd nie wystarczy, warto rozważyć ustanowienie prokurenta.

Ten rodzaj reprezentanta spółki ma bardzo szeroki zakres kompetencji, nadanych mu z mocy samych ustaw. Prokurent jest uprawniony zarówno do dokonywania czynności sądowych, jak i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Jest on upoważniony do występowania w imieniu spółki w sprawach administracyjnych oraz sądowych. Jako pełnomocnik procesowy przedsiębiorcy może między innymi reprezentować spółkę przed organami publicznymi i sądami, sporządzać i podpisywać pisma procesowe, przyjmować wszelką korespondencję procesową, a także udzielać dalszych pełnomocnictw innym osobom oraz je odwoływać. Umocowanie to dotyczy każdego rodzaju spraw – gospodarczych, cywilnych, administracyjnych, podatkowych czy karnych skarbowych.

Kwestie administracyjne oraz sądowe stanowią jedynie część kompetencji prokurenta. Wpis do KRS daje mu również prawo do prowadzenia spraw gospodarczych spółki oraz reprezentowania jej przed podmiotami trzecimi (np. w rozmowach biznesowych z kontrahentami). Przede wszystkim prokurent może składać oświadczenia woli w imieniu spółki, m.in. jest uprawniony do zawierania umów handlowych (sprzedaży, darowizny, najmu, dzierżawy itp.), udzielania pożyczek i kredytów oraz ich zaciągania.

Prokurent jest uprawniony także do prowadzenia wszelkich spraw dotyczących zatrudnienia w spółce, a przede wszystkim może on zawierać umowy o pracę oraz je rozwiązywać. Jak uznał Sąd Najwyższy, prokurent spółki handlowej może być uznany za osobę zarządzającą zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Prokurent może dokonywać także innych czynności z zakresu prawa pracy, np. podpisywać świadectwa pracy. (wyrok SN z dnia 8 grudnia 2005 roku, sygn. akt: I PK 125/05).

W przeciwieństwie do pełnomocnictwa ogólnego, prokura daje prawo osobie umocowanej nie tylko do działania w zakresie zwykłego zarządu, ale również tego przekraczającego zwykły zarząd. Nie wszystkie jednak czynności tego typu są dozwolone – chodzi tu o katalog wyłączeń ze wspomnianego już wcześniej art. 1093 § 1 KC.

Warto jeszcze nadmienić, że prokurent ma za zadanie reprezentować spółkę. Celem jego powoływania nie jest natomiast wewnętrzne zarządzenie przedsiębiorstwem. Prokurent nie może zatem podejmować tzw. działań wewnątrzkorporacyjnych. Niedozwolone jest między innymi zwoływanie posiedzeń organów przedsiębiorcy, głosowanie na zgromadzeniu wspólników w imieniu udziałowców, czy też zgłaszanie wniosków o wpis do KRS danych dotyczących przedsiębiorcy, np. tych dotyczących zmiany umowy lub statutu spółki oraz zmiany w składzie zarządu.