Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa - na co zwrócić uwagę

• Niepełna dokumentacja powypadkowa – niebezpieczeństwa dla pracodawców
• Jak zbierać informacje o wypadkach w pracy
• Wkrótce korekty tylko za 5 lat wstecz
• Digitalizacja danych o wypadkach w pracy to oszczędności na przyszłość

Te mogą sięgać nawet kilku milionów złotych, a największy w nich udział stanowi składka wypadkowa. Pracodawcy mają czas tylko do końca 2023, aby przeanalizować poprawność dokumentacji i odzyskać ewentualne nadpłaty w składce nawet za kilkanaście lat wstecz. Potencjalne oszczędności są w zasięgu ręki, jednak czasu na ich rozliczenie coraz mniej.

Niepełna dokumentacja powypadkowa – niebezpieczeństwa dla pracodawców

Niewłaściwie sporządzona lub niepełna dokumentacja powypadkowa niesie dla pracodawców wiele zagrożeń, przede wszystkim finansowych. Po pierwsze, każde przeoczenie lub błędnie wpisana informacja może skutkować odmową wypłaty świadczenia przez ZUS. Chodzi np. o sytuację, kiedy protokół powypadkowy nie wskazuje jednoznacznie przyczyny wypadku, co stanowi podstawę do jego zakwestionowania przez organ rentowy. Po drugie, informacje o liczbie i charakterze wypadków przy pracy wpływają na wysokość składki wypadkowej, która stanowi istotną część ponoszonych kosztów operacyjnych.

– Nieprawidłowo zakwalifikowane zdarzenie może spowodować zawyżenie stopy procentowej składki wypadkowej i wyższe obciążenia finansowe w przyszłości. Warto pamiętać, że składka wypadkowa jest ustalana indywidualnie dla każdego przedsiębiorcy, na co wpływ ma m.in. poziom wypadkowości i istniejące w zakładzie warunki zagrożenia. Dlatego tak ważna jest skuteczna prewencja oraz właściwie sporządzana dokumentacja powypadkowa – tłumaczy Piotr Radko, dyrektor obszaru kosztów pracy w Ayming Polska i ekspert Business Centre Club.                                     

Jak zbierać informacje o wypadkach w pracy

Jedynym prawnie określonym dokumentem zawierającym zestawienie danych o wypadkowości w przedsiębiorstwie jest rejestr wypadków przy pracy, który prowadzi się na podstawie sporządzonych i zatwierdzonych protokołów powypadkowych. Posiada on ściśle określony zakres danych, które należy podawać. Jeśli pracodawca opiera swoją politykę prewencyjną tylko na tym dokumencie, może mieć za mało informacji, aby na jego podstawie wyciągać odpowiednie wnioski.

– Warto rozszerzać zakres pozyskiwanych danych na temat wypadkowości, aby poprawnie identyfikować występujące w firmie zagrożenia. Im więcej danych, np. dotyczących wykrytych usterek technicznych lub zgłoszeń wpływających ze strony pracowników, tym szansa na wyciąganie właściwych wniosków jest większa. A to ułatwia zaplanowanie odpowiednich działań i minimalizuje szansę na wystąpienie wypadków w przyszłości – stwierdza Michał Wawrzynowski, ekspert ds. BHP w Ayming Polska.

Innym dokumentem przygotowywanym przez przedsiębiorców jest protokół powypadkowy zawierający opis okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Termin na jego sporządzenie wynosi 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, choć w szczególnych przypadkach może być wydłużony. Niestety dla wielu firm jest to zbyt krótki czas do przeprowadzenia poprawnej analizy. To może skutkować wyciąganiem pochopnych wniosków, które nie przełożą się na zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom.

Wkrótce korekty tylko za 5 lat wstecz

Dobrą informacją dla przedsiębiorców jest to, że mają możliwość weryfikacji danych zawartych w informacji ZUS IWA stanowiącej podstawę do wyliczenia stopy procentowej składki wypadkowej.  Wykryty i skorygowany błąd nierzadko przekłada się na obniżenie kwoty składki wypadkowej, która jest wyliczana na podstawie danych za trzy ostatnie lata składkowe.

– Przykładowo, w firmie przetwórczej zatrudniającej 500 osób działania polegające na dokładnej analizie dokumentacji powypadkowej przyniosły spadek stopy procentowej składki wypadkowej z 2,25 na 1,73 proc. Dla przedsiębiorcy oznaczało to oszczędności w wysokości 730 tys. zł za trzy okresy składkowe – objaśnia Piotr Radko.

Aby odzyskać nadpłacone środki nawet za kilkanaście lat wstecz, należy się śpieszyć. W związku z nowelizacją przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych, lata 2022-2023 to ostatnia szansa na przeanalizowanie historii rozliczeń składki wypadkowej w pełnym zakresie. Od stycznia 2024 roku korekty dokumentów rozliczeniowych będą ograniczone jedynie do pięciu ostatnich lat. Analogiczny okres będzie również dotyczył ewentualnych kontroli ze strony ZUS.

Digitalizacja danych o wypadkach w pracy to oszczędności na przyszłość

Aktualna i łatwo dostępna dokumentacja powypadkowa pozwala planować i wdrażać odpowiednie działania prewencyjne, a tym samym unikać dodatkowych kosztów z tytułu wypadków. Tymczasem w wielu firmach dane o wypadkowości nie są przechowywane w bezpieczny i scentralizowany sposób. Utrudnia to przepływ informacji i uniemożliwia wypracowanie skutecznej polityki prewencyjnej i kultury bezpieczeństwa.

A prowadzenie rejestrów wypadków wyłącznie w formie papierowej naraża pracodawcę na ich utratę.

– Znam przypadek przedsiębiorcy, który w wyniku zdarzenia losowego utracił większość papierowej dokumentacji powypadkowej, co miało dalekosiężne konsekwencje. Wykonanie pełnego historycznego badania wypadków przy pracy w celu weryfikacji należności z tytułu składki wypadkowej lub określenia planu działań prewencyjnych na przyszłość stało się prawie niemożliwe – dodaje Michał Wawrzynowski.

Optymalnym rozwiązaniem może okazać się wdrożenie narzędzia online, które umożliwi tworzenie, filtrowanie i zabezpieczanie danych o wypadkowości oraz generowanie zindywidualizowanych raportów, zestawień i bilansów. To znacznie usprawni i przyśpieszy codzienną pracę specjalistów ds. BHP oraz zwiększy efektywność działów HR. Dodatkowo przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej ułatwi przepływ informacji w firmie i odpowiednio ją uporządkuje.

Źródło: Ayming