REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa - na co zwrócić uwagę

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
AYMING POLSKA
Konsulting operacyjny i finansowanie innowacji
Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa
Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa
Toyota

REKLAMA

REKLAMA

Z raportu Ayming i Business Centre Club wynika, że przedsiębiorcy w Polsce mają problem z prawidłowym zarządzaniem danymi o wypadkach. Tymczasem właściwe przygotowanie i analizowanie dokumentacji powypadkowej wpływa na obniżenie poziomu wypadkowości w firmie i związanych z nią kosztów.

Te mogą sięgać nawet kilku milionów złotych, a największy w nich udział stanowi składka wypadkowa. Pracodawcy mają czas tylko do końca 2023, aby przeanalizować poprawność dokumentacji i odzyskać ewentualne nadpłaty w składce nawet za kilkanaście lat wstecz. Potencjalne oszczędności są w zasięgu ręki, jednak czasu na ich rozliczenie coraz mniej.

REKLAMA

Autopromocja

Niepełna dokumentacja powypadkowa – niebezpieczeństwa dla pracodawców

REKLAMA

Niewłaściwie sporządzona lub niepełna dokumentacja powypadkowa niesie dla pracodawców wiele zagrożeń, przede wszystkim finansowych. Po pierwsze, każde przeoczenie lub błędnie wpisana informacja może skutkować odmową wypłaty świadczenia przez ZUS. Chodzi np. o sytuację, kiedy protokół powypadkowy nie wskazuje jednoznacznie przyczyny wypadku, co stanowi podstawę do jego zakwestionowania przez organ rentowy. Po drugie, informacje o liczbie i charakterze wypadków przy pracy wpływają na wysokość składki wypadkowej, która stanowi istotną część ponoszonych kosztów operacyjnych.

Nieprawidłowo zakwalifikowane zdarzenie może spowodować zawyżenie stopy procentowej składki wypadkowej i wyższe obciążenia finansowe w przyszłości. Warto pamiętać, że składka wypadkowa jest ustalana indywidualnie dla każdego przedsiębiorcy, na co wpływ ma m.in. poziom wypadkowości i istniejące w zakładzie warunki zagrożenia. Dlatego tak ważna jest skuteczna prewencja oraz właściwie sporządzana dokumentacja powypadkowa – tłumaczy Piotr Radko, dyrektor obszaru kosztów pracy w Ayming Polska i ekspert Business Centre Club.                                     

Jak zbierać informacje o wypadkach w pracy

Jedynym prawnie określonym dokumentem zawierającym zestawienie danych o wypadkowości w przedsiębiorstwie jest rejestr wypadków przy pracy, który prowadzi się na podstawie sporządzonych i zatwierdzonych protokołów powypadkowych. Posiada on ściśle określony zakres danych, które należy podawać. Jeśli pracodawca opiera swoją politykę prewencyjną tylko na tym dokumencie, może mieć za mało informacji, aby na jego podstawie wyciągać odpowiednie wnioski.

REKLAMA

– Warto rozszerzać zakres pozyskiwanych danych na temat wypadkowości, aby poprawnie identyfikować występujące w firmie zagrożenia. Im więcej danych, np. dotyczących wykrytych usterek technicznych lub zgłoszeń wpływających ze strony pracowników, tym szansa na wyciąganie właściwych wniosków jest większa. A to ułatwia zaplanowanie odpowiednich działań i minimalizuje szansę na wystąpienie wypadków w przyszłości – stwierdza Michał Wawrzynowski, ekspert ds. BHP w Ayming Polska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Innym dokumentem przygotowywanym przez przedsiębiorców jest protokół powypadkowy zawierający opis okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Termin na jego sporządzenie wynosi 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, choć w szczególnych przypadkach może być wydłużony. Niestety dla wielu firm jest to zbyt krótki czas do przeprowadzenia poprawnej analizy. To może skutkować wyciąganiem pochopnych wniosków, które nie przełożą się na zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom.

Wkrótce korekty tylko za 5 lat wstecz

Dobrą informacją dla przedsiębiorców jest to, że mają możliwość weryfikacji danych zawartych w informacji ZUS IWA stanowiącej podstawę do wyliczenia stopy procentowej składki wypadkowej.  Wykryty i skorygowany błąd nierzadko przekłada się na obniżenie kwoty składki wypadkowej, która jest wyliczana na podstawie danych za trzy ostatnie lata składkowe.

– Przykładowo, w firmie przetwórczej zatrudniającej 500 osób działania polegające na dokładnej analizie dokumentacji powypadkowej przyniosły spadek stopy procentowej składki wypadkowej z 2,25 na 1,73 proc. Dla przedsiębiorcy oznaczało to oszczędności w wysokości 730 tys. zł za trzy okresy składkowe – objaśnia Piotr Radko.

Aby odzyskać nadpłacone środki nawet za kilkanaście lat wstecz, należy się śpieszyć. W związku z nowelizacją przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych, lata 2022-2023 to ostatnia szansa na przeanalizowanie historii rozliczeń składki wypadkowej w pełnym zakresie. Od stycznia 2024 roku korekty dokumentów rozliczeniowych będą ograniczone jedynie do pięciu ostatnich lat. Analogiczny okres będzie również dotyczył ewentualnych kontroli ze strony ZUS.

Digitalizacja danych o wypadkach w pracy to oszczędności na przyszłość

Aktualna i łatwo dostępna dokumentacja powypadkowa pozwala planować i wdrażać odpowiednie działania prewencyjne, a tym samym unikać dodatkowych kosztów z tytułu wypadków. Tymczasem w wielu firmach dane o wypadkowości nie są przechowywane w bezpieczny i scentralizowany sposób. Utrudnia to przepływ informacji i uniemożliwia wypracowanie skutecznej polityki prewencyjnej i kultury bezpieczeństwa.

A prowadzenie rejestrów wypadków wyłącznie w formie papierowej naraża pracodawcę na ich utratę.

– Znam przypadek przedsiębiorcy, który w wyniku zdarzenia losowego utracił większość papierowej dokumentacji powypadkowej, co miało dalekosiężne konsekwencje. Wykonanie pełnego historycznego badania wypadków przy pracy w celu weryfikacji należności z tytułu składki wypadkowej lub określenia planu działań prewencyjnych na przyszłość stało się prawie niemożliwe – dodaje Michał Wawrzynowski.

Optymalnym rozwiązaniem może okazać się wdrożenie narzędzia online, które umożliwi tworzenie, filtrowanie i zabezpieczanie danych o wypadkowości oraz generowanie zindywidualizowanych raportów, zestawień i bilansów. To znacznie usprawni i przyśpieszy codzienną pracę specjalistów ds. BHP oraz zwiększy efektywność działów HR. Dodatkowo przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej ułatwi przepływ informacji w firmie i odpowiednio ją uporządkuje.

Źródło: Ayming

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

Ustawa o obowiązkowym KSeF uchwalona przez Sejm. Terminy wdrożenia przesądzone

W dniu 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Oskarżony bez dowodów. Przedsiębiorca po 8 latach wygrywa z fiskusem i odzyskuje 400 tys. zł VAT!

Zwykła kontrola zamieniła jego życie w koszmar. Skarbówka oskarżyła go o udział w karuzeli VAT i zablokowała pół miliona złotych. Przez osiem lat walczył o swoje dobre imię. Teraz urzędnicy musieli przyznać: nie mieli żadnych dowodów. Poznaj historię przedsiębiorcy, który pokonał system.

Darowizna pieniężna od teściowej tuż przed ślubem: Jak w takiej sytuacji wygląda sprawa podatku?

Czy darowizna przekazana przez teściową jeszcze przed ślubem może oznaczać obowiązek podatkowy dla przyszłego męża? Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej wyjaśnił, kto faktycznie jest obdarowanym i kiedy mąż nie musi rozliczać się z podatku od darowizny otrzymanej przez żonę.

Nowy podatek uderzy w e-commerce? KIG ostrzega: MŚP mogą nie przetrwać zmian!

Planowane rozszerzenie podatku od sprzedaży detalicznej na e-commerce może zdusić rozwój małych i średnich firm, spowolnić cyfrowy handel i podnieść ceny dla konsumentów. Zamiast wyrównania szans – ryzyko poważnych nierówności i zahamowania eksportu MŚP. Alarmuje Krajowa Izba Gospodarcza!

Fakty i mity o obowiązkowym KseF. Kto w firmie jest odpowiedzialny za wdrożenie?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku stanowi jedną z najbardziej znaczących zmian w obszarze zarządzania dokumentacją podatkową i obiegiem informacji finansowej w polskich przedsiębiorstwach. Choć w debacie publicznej KSeF często postrzegany jest wyłącznie jako system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, jego wdrożenie ma charakter głęboko transformacyjny – obejmuje nie tylko narzędzia informatyczne, ale również procesy operacyjne, strukturę organizacyjną oraz podział odpowiedzialności wewnątrz firm.

REKLAMA

Dlaczego zagraniczne firmy kurierskie płacą w Polsce podatek mniejszy niż 1% ich przychodów? „Lista wstydu” branży kurierskiej

InPost, polska firma zarejestrowana w Krakowie, w 2024 roku miał 9,85 mld złotych przychodu i zapłacił 375 mln złotych podatku CIT – to o ponad 100 mln złotych więcej niż rok wcześniej. Podatek wyniósł 3,8% przychodów – to po raz kolejny rekordowa kwota w historii firmy. Zagraniczne firmy kurierskie działające w Polsce za rok 2024 w sumie odprowadziły tylko 89,8 mln zł podatku dochodowego.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej

KSeF. Od lutego 2026 do stycznia 2027 roku większość firm działających w Polsce zostanie objęta obowiązkiem e-fakturowania. Proces ten wciąż budzi wiele pytań – awaryjność systemu, sprawność przesyłania danych, ich ochrona, a także niejasności w nowych regulacjach wywołują obawy co do wpływu wdrożenia e-fakturowania na funkcjonowanie sprzedaży i raportowania w firmach.

REKLAMA