REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa - na co zwrócić uwagę

AYMING POLSKA
Konsulting operacyjny i finansowanie innowacji
Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa
Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa
Toyota

REKLAMA

REKLAMA

Z raportu Ayming i Business Centre Club wynika, że przedsiębiorcy w Polsce mają problem z prawidłowym zarządzaniem danymi o wypadkach. Tymczasem właściwe przygotowanie i analizowanie dokumentacji powypadkowej wpływa na obniżenie poziomu wypadkowości w firmie i związanych z nią kosztów.

Te mogą sięgać nawet kilku milionów złotych, a największy w nich udział stanowi składka wypadkowa. Pracodawcy mają czas tylko do końca 2023, aby przeanalizować poprawność dokumentacji i odzyskać ewentualne nadpłaty w składce nawet za kilkanaście lat wstecz. Potencjalne oszczędności są w zasięgu ręki, jednak czasu na ich rozliczenie coraz mniej.

REKLAMA

Autopromocja

Niepełna dokumentacja powypadkowa – niebezpieczeństwa dla pracodawców

Niewłaściwie sporządzona lub niepełna dokumentacja powypadkowa niesie dla pracodawców wiele zagrożeń, przede wszystkim finansowych. Po pierwsze, każde przeoczenie lub błędnie wpisana informacja może skutkować odmową wypłaty świadczenia przez ZUS. Chodzi np. o sytuację, kiedy protokół powypadkowy nie wskazuje jednoznacznie przyczyny wypadku, co stanowi podstawę do jego zakwestionowania przez organ rentowy. Po drugie, informacje o liczbie i charakterze wypadków przy pracy wpływają na wysokość składki wypadkowej, która stanowi istotną część ponoszonych kosztów operacyjnych.

Nieprawidłowo zakwalifikowane zdarzenie może spowodować zawyżenie stopy procentowej składki wypadkowej i wyższe obciążenia finansowe w przyszłości. Warto pamiętać, że składka wypadkowa jest ustalana indywidualnie dla każdego przedsiębiorcy, na co wpływ ma m.in. poziom wypadkowości i istniejące w zakładzie warunki zagrożenia. Dlatego tak ważna jest skuteczna prewencja oraz właściwie sporządzana dokumentacja powypadkowa – tłumaczy Piotr Radko, dyrektor obszaru kosztów pracy w Ayming Polska i ekspert Business Centre Club.                                     

Jak zbierać informacje o wypadkach w pracy

Jedynym prawnie określonym dokumentem zawierającym zestawienie danych o wypadkowości w przedsiębiorstwie jest rejestr wypadków przy pracy, który prowadzi się na podstawie sporządzonych i zatwierdzonych protokołów powypadkowych. Posiada on ściśle określony zakres danych, które należy podawać. Jeśli pracodawca opiera swoją politykę prewencyjną tylko na tym dokumencie, może mieć za mało informacji, aby na jego podstawie wyciągać odpowiednie wnioski.

REKLAMA

– Warto rozszerzać zakres pozyskiwanych danych na temat wypadkowości, aby poprawnie identyfikować występujące w firmie zagrożenia. Im więcej danych, np. dotyczących wykrytych usterek technicznych lub zgłoszeń wpływających ze strony pracowników, tym szansa na wyciąganie właściwych wniosków jest większa. A to ułatwia zaplanowanie odpowiednich działań i minimalizuje szansę na wystąpienie wypadków w przyszłości – stwierdza Michał Wawrzynowski, ekspert ds. BHP w Ayming Polska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Innym dokumentem przygotowywanym przez przedsiębiorców jest protokół powypadkowy zawierający opis okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Termin na jego sporządzenie wynosi 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, choć w szczególnych przypadkach może być wydłużony. Niestety dla wielu firm jest to zbyt krótki czas do przeprowadzenia poprawnej analizy. To może skutkować wyciąganiem pochopnych wniosków, które nie przełożą się na zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom.

Wkrótce korekty tylko za 5 lat wstecz

Dobrą informacją dla przedsiębiorców jest to, że mają możliwość weryfikacji danych zawartych w informacji ZUS IWA stanowiącej podstawę do wyliczenia stopy procentowej składki wypadkowej.  Wykryty i skorygowany błąd nierzadko przekłada się na obniżenie kwoty składki wypadkowej, która jest wyliczana na podstawie danych za trzy ostatnie lata składkowe.

– Przykładowo, w firmie przetwórczej zatrudniającej 500 osób działania polegające na dokładnej analizie dokumentacji powypadkowej przyniosły spadek stopy procentowej składki wypadkowej z 2,25 na 1,73 proc. Dla przedsiębiorcy oznaczało to oszczędności w wysokości 730 tys. zł za trzy okresy składkowe – objaśnia Piotr Radko.

Aby odzyskać nadpłacone środki nawet za kilkanaście lat wstecz, należy się śpieszyć. W związku z nowelizacją przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych, lata 2022-2023 to ostatnia szansa na przeanalizowanie historii rozliczeń składki wypadkowej w pełnym zakresie. Od stycznia 2024 roku korekty dokumentów rozliczeniowych będą ograniczone jedynie do pięciu ostatnich lat. Analogiczny okres będzie również dotyczył ewentualnych kontroli ze strony ZUS.

Digitalizacja danych o wypadkach w pracy to oszczędności na przyszłość

Aktualna i łatwo dostępna dokumentacja powypadkowa pozwala planować i wdrażać odpowiednie działania prewencyjne, a tym samym unikać dodatkowych kosztów z tytułu wypadków. Tymczasem w wielu firmach dane o wypadkowości nie są przechowywane w bezpieczny i scentralizowany sposób. Utrudnia to przepływ informacji i uniemożliwia wypracowanie skutecznej polityki prewencyjnej i kultury bezpieczeństwa.

A prowadzenie rejestrów wypadków wyłącznie w formie papierowej naraża pracodawcę na ich utratę.

– Znam przypadek przedsiębiorcy, który w wyniku zdarzenia losowego utracił większość papierowej dokumentacji powypadkowej, co miało dalekosiężne konsekwencje. Wykonanie pełnego historycznego badania wypadków przy pracy w celu weryfikacji należności z tytułu składki wypadkowej lub określenia planu działań prewencyjnych na przyszłość stało się prawie niemożliwe – dodaje Michał Wawrzynowski.

Optymalnym rozwiązaniem może okazać się wdrożenie narzędzia online, które umożliwi tworzenie, filtrowanie i zabezpieczanie danych o wypadkowości oraz generowanie zindywidualizowanych raportów, zestawień i bilansów. To znacznie usprawni i przyśpieszy codzienną pracę specjalistów ds. BHP oraz zwiększy efektywność działów HR. Dodatkowo przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej ułatwi przepływ informacji w firmie i odpowiednio ją uporządkuje.

Źródło: Ayming

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA