REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa - na co zwrócić uwagę

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
AYMING POLSKA
Konsulting operacyjny i finansowanie innowacji
Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa
Dokumentacja powypadkowa przedsiębiorstwa
Toyota

REKLAMA

REKLAMA

Z raportu Ayming i Business Centre Club wynika, że przedsiębiorcy w Polsce mają problem z prawidłowym zarządzaniem danymi o wypadkach. Tymczasem właściwe przygotowanie i analizowanie dokumentacji powypadkowej wpływa na obniżenie poziomu wypadkowości w firmie i związanych z nią kosztów.

Te mogą sięgać nawet kilku milionów złotych, a największy w nich udział stanowi składka wypadkowa. Pracodawcy mają czas tylko do końca 2023, aby przeanalizować poprawność dokumentacji i odzyskać ewentualne nadpłaty w składce nawet za kilkanaście lat wstecz. Potencjalne oszczędności są w zasięgu ręki, jednak czasu na ich rozliczenie coraz mniej.

REKLAMA

Niepełna dokumentacja powypadkowa – niebezpieczeństwa dla pracodawców

Niewłaściwie sporządzona lub niepełna dokumentacja powypadkowa niesie dla pracodawców wiele zagrożeń, przede wszystkim finansowych. Po pierwsze, każde przeoczenie lub błędnie wpisana informacja może skutkować odmową wypłaty świadczenia przez ZUS. Chodzi np. o sytuację, kiedy protokół powypadkowy nie wskazuje jednoznacznie przyczyny wypadku, co stanowi podstawę do jego zakwestionowania przez organ rentowy. Po drugie, informacje o liczbie i charakterze wypadków przy pracy wpływają na wysokość składki wypadkowej, która stanowi istotną część ponoszonych kosztów operacyjnych.

Nieprawidłowo zakwalifikowane zdarzenie może spowodować zawyżenie stopy procentowej składki wypadkowej i wyższe obciążenia finansowe w przyszłości. Warto pamiętać, że składka wypadkowa jest ustalana indywidualnie dla każdego przedsiębiorcy, na co wpływ ma m.in. poziom wypadkowości i istniejące w zakładzie warunki zagrożenia. Dlatego tak ważna jest skuteczna prewencja oraz właściwie sporządzana dokumentacja powypadkowa – tłumaczy Piotr Radko, dyrektor obszaru kosztów pracy w Ayming Polska i ekspert Business Centre Club.                                     

Jak zbierać informacje o wypadkach w pracy

Jedynym prawnie określonym dokumentem zawierającym zestawienie danych o wypadkowości w przedsiębiorstwie jest rejestr wypadków przy pracy, który prowadzi się na podstawie sporządzonych i zatwierdzonych protokołów powypadkowych. Posiada on ściśle określony zakres danych, które należy podawać. Jeśli pracodawca opiera swoją politykę prewencyjną tylko na tym dokumencie, może mieć za mało informacji, aby na jego podstawie wyciągać odpowiednie wnioski.

– Warto rozszerzać zakres pozyskiwanych danych na temat wypadkowości, aby poprawnie identyfikować występujące w firmie zagrożenia. Im więcej danych, np. dotyczących wykrytych usterek technicznych lub zgłoszeń wpływających ze strony pracowników, tym szansa na wyciąganie właściwych wniosków jest większa. A to ułatwia zaplanowanie odpowiednich działań i minimalizuje szansę na wystąpienie wypadków w przyszłości – stwierdza Michał Wawrzynowski, ekspert ds. BHP w Ayming Polska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Innym dokumentem przygotowywanym przez przedsiębiorców jest protokół powypadkowy zawierający opis okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Termin na jego sporządzenie wynosi 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, choć w szczególnych przypadkach może być wydłużony. Niestety dla wielu firm jest to zbyt krótki czas do przeprowadzenia poprawnej analizy. To może skutkować wyciąganiem pochopnych wniosków, które nie przełożą się na zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom.

Wkrótce korekty tylko za 5 lat wstecz

Dobrą informacją dla przedsiębiorców jest to, że mają możliwość weryfikacji danych zawartych w informacji ZUS IWA stanowiącej podstawę do wyliczenia stopy procentowej składki wypadkowej.  Wykryty i skorygowany błąd nierzadko przekłada się na obniżenie kwoty składki wypadkowej, która jest wyliczana na podstawie danych za trzy ostatnie lata składkowe.

– Przykładowo, w firmie przetwórczej zatrudniającej 500 osób działania polegające na dokładnej analizie dokumentacji powypadkowej przyniosły spadek stopy procentowej składki wypadkowej z 2,25 na 1,73 proc. Dla przedsiębiorcy oznaczało to oszczędności w wysokości 730 tys. zł za trzy okresy składkowe – objaśnia Piotr Radko.

Aby odzyskać nadpłacone środki nawet za kilkanaście lat wstecz, należy się śpieszyć. W związku z nowelizacją przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych, lata 2022-2023 to ostatnia szansa na przeanalizowanie historii rozliczeń składki wypadkowej w pełnym zakresie. Od stycznia 2024 roku korekty dokumentów rozliczeniowych będą ograniczone jedynie do pięciu ostatnich lat. Analogiczny okres będzie również dotyczył ewentualnych kontroli ze strony ZUS.

Digitalizacja danych o wypadkach w pracy to oszczędności na przyszłość

Aktualna i łatwo dostępna dokumentacja powypadkowa pozwala planować i wdrażać odpowiednie działania prewencyjne, a tym samym unikać dodatkowych kosztów z tytułu wypadków. Tymczasem w wielu firmach dane o wypadkowości nie są przechowywane w bezpieczny i scentralizowany sposób. Utrudnia to przepływ informacji i uniemożliwia wypracowanie skutecznej polityki prewencyjnej i kultury bezpieczeństwa.

A prowadzenie rejestrów wypadków wyłącznie w formie papierowej naraża pracodawcę na ich utratę.

– Znam przypadek przedsiębiorcy, który w wyniku zdarzenia losowego utracił większość papierowej dokumentacji powypadkowej, co miało dalekosiężne konsekwencje. Wykonanie pełnego historycznego badania wypadków przy pracy w celu weryfikacji należności z tytułu składki wypadkowej lub określenia planu działań prewencyjnych na przyszłość stało się prawie niemożliwe – dodaje Michał Wawrzynowski.

Optymalnym rozwiązaniem może okazać się wdrożenie narzędzia online, które umożliwi tworzenie, filtrowanie i zabezpieczanie danych o wypadkowości oraz generowanie zindywidualizowanych raportów, zestawień i bilansów. To znacznie usprawni i przyśpieszy codzienną pracę specjalistów ds. BHP oraz zwiększy efektywność działów HR. Dodatkowo przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej ułatwi przepływ informacji w firmie i odpowiednio ją uporządkuje.

Źródło: Ayming

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pozew z PFR w sprawie Tarcz Finansowych. Komu grozi proces, jak się bronić – wyjaśnia adwokat

Jak ustalił redaktor Adam Pantak z Dziennika Gazety Prawnej (w artykule z 22 kwietnia 2025 r. "Ze skorzystania z pomocy covidowej musi się tłumaczyć 16 tys. firm. Kto dostał pozew?" - GazetaPrawna.pl), spółka Polski Fundusz Rozwoju S.A. (PFR) złożyła 16 095 pozwów przeciwko przedsiębiorcom w związku z brakiem spłaty zobowiązań w ramach Programów rządowych «Tarcza Finansowa 1.0» oraz «Tarcza Finansowa 2.0». Oznacza to, że ogromna rzesza przedsiębiorców otrzymało już pozwy z PFR, albo niedługo je otrzyma.
Dlaczego warto się temu przyjrzeć? Kto może otrzymać pozew? Czy i kiedy należy się obawiać tych pozwów? I jak się przed nimi bronić? To wyjaśnię w cyklu artykułów na Infor.pl.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

REKLAMA

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA