Warunki otrzymywania świadczeń w przypadku choroby pracownika oraz konsekwencje opóźnień w przekazywaniu informacji o chorobie

Kiedy powiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy z tytułu choroby?

Jeżeli pracownik z góry wie lub może to przewidzieć, że w konkretnym terminie będzie nieobecny w miejscu pracy, np. z powodu zaplanowanej operacji, zabiegu bądź specjalistycznych badań lekarskich, to powinien z wyprzedzeniem poinformować pracodawcę o absencji chorobowej, która nastąpi, podając jej powód oraz przewidywany okres nieobecności.

Jeżeli pracownik nie przypuszcza, że będzie nieobecny, bo przyczyna absencji wystąpi nagle, niespodziewanie, np. zatrudniony ulegnie wypadkowi, poczuje się na tyle źle, że nie będzie w stanie wykonywać swoich obowiązków lub rozchoruje się (w tym dotyczy to także choroby członka rodziny), to powinien przede wszystkim udać się na badania lekarskie. Gdy lekarz potwierdzi niedyspozycję, orzekając niezdolność do pracy, ubezpieczony otrzyma zaświadczenie lekarskie, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy czyli druk ZUS ZLA - potocznie nazywany zwolnieniem lekarskim lub inaczej L4. Może ono potwierdzać czasową niezdolność do pracy z powodu choroby pracownika lub pobytu w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej czy też ze względu na konieczność osobistego sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny.

O zwolnieniu lekarskim (bez względu na jego przyczynę tzn. czy jest z góry wiadoma czy niemożliwa do przewidzenia) osoba zatrudniona winna powiadomić swego pracodawcę w sposób wiarygodny, niezwłocznie, jednak najpóźniej w drugim dniu absencji chorobowej, wskazując powód nieobecności i przewidywany okres jej trwania. Wprawdzie niedotrzymanie obowiązku terminowego poinformowania przełożonego o absencji chorobowej oraz jej przyczynie może prowadzić do nieprzychylnego postrzegania zachowania podwładnego, krytykowania jego sumienności, odpowiedzialności czy lojalności, ale nie może doprowadzić do zarzutu niestawienia się w pracy bez usprawiedliwienia, zwłaszcza jeśli zaistnieją pewne szczególne okoliczności uniemożliwiające dochowanie tego terminu, np. obłożna choroba ubezpieczonego połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Zatrudniony powinien zawiadomić pracodawcę o ZUS ZLA osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (np. faksem, e-mailem) albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wówczas datę stempla pocztowego. Należy jednak zaznaczyć, że formę i sposób usprawiedliwienia nieobecności mogą określać wewnątrzzakładowe przepisy prawa pracy obowiązujące w danym zakładzie pracy (np. regulamin pracy), z którymi należy zapoznać się na początku zatrudnienia.

Kiedy dostarczyć pracodawcy zwolnienie lekarskie?

Nie wystarczy samo oznajmienie przełożonemu z jakiego tytułu i jak długo jest się nieobecnym w miejscu pracy. Następnym krokiem powinno być przekazanie mu zwolnienia lekarskiego. Zaświadczenie lekarskie potwierdzające czasową niezdolność do pracy winno zostać dostarczone płatnikowi zasiłku (w tym również pracodawcy wypłacającemu wynagrodzenie chorobowe) nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia jego otrzymania, przy czym za datę otrzymania ZUS ZLA przyjmuje się datę jego wystawienia przez lekarza. „Dostarczone” trzeba rozumieć jako faktycznie oddane płatnikowi zasiłku - w przypadku przekazywania osobistego lub za pośrednictwem osoby trzeciej, albo jako nadane w tym terminie z właściwą datą stempla pocztowego - w przypadku przesyłania za pośrednictwem poczty. Wówczas za wiążącą uznaje się datę podaną na stemplu pocztowym mimo, że płatnik zasiłku fizycznie może otrzymać zaświadczenie lekarskie ubezpieczonego nieco później. Ponadto licząc okres 7 dni nie uwzględnia się tego dnia, w którym pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie. Jeśli ostatnim dniem terminu na dostarczenie ZUS ZLA jest dzień ustawowo wolny od pracy, np. Wszystkich Świętych, Narodowe Święto Niepodległości, pierwszy i drugi dzień Świąt Bożego Narodzenia oraz Wielkanocy, a zarazem każda niedziela (ale nie sobota), to wówczas termin na przekazanie zaświadczenia lekarskiego ulega przesunięciu i upływa 8. dnia od dnia jego otrzymania.

Warto podkreślić, że na ubezpieczonym spoczywa jedynie obowiązek terminowego oddania zwolnienia lekarskiego swemu pracodawcy, zarówno w przypadku otrzymywania wynagrodzenia chorobowego jak i zasiłku, bez względu na to kto faktycznie mu go wypłaca.

Należy od razu nadmienić, że płatnikiem zasiłku jest:

1. płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe (zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób) czyli pracodawca; albo

2. Zakład Ubezpieczeń Społecznych dla ubezpieczonych, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych; a ponadto dla ubezpieczonych: prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących, będących duchownymi, podlegających ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego oraz dla osób uprawnionych do zasiłków za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia

Jeżeli zasiłek wypłacany jest przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych to wówczas płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe przedkłada w ZUS-ie komplet dokumentów pracownika uprawniających do wypłaty określonego rodzaju świadczenia, w tym zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 zawierające zestawienie składników wynagrodzenia, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku. W takiej sytuacji niezbędne jest, by to pracodawca niezwłocznie przekazał otrzymane zwolnienie lekarskie i inne dokumenty ubezpieczonego do ZUS-u. Przedtem płatnik składek na odwrocie ZUS ZLA powinien podać datę dostarczenia zaświadczenia lekarskiego do zakładu pracy, parafując adnotację o jego wpłynięciu i potwierdzając to pieczątką firmową. Poświadczenia winna dokonywać osoba do tego upoważniona.

Jakie są konsekwencje opóźnień w przekazywaniu informacji o chorobie?

W związku z tym, że zaświadczenie lekarskie potwierdzające czasową niezdolność do pracy jest podstawą do wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego lub opiekuńczego to niedostarczenie go w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania, prowadzi do obniżenia o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy określonej na ZUS ZLA do dnia oddania pracodawcy zwolnienia lekarskiego (włącznie z dniem dostarczenia go). Świadczenie w zmniejszonej wysokości wypłacane jest wtedy, gdy niezdolność do pracy z powodu choroby wynosi minimum 8 dni, przy czym konsekwencja niedochowania 7 dniowego terminu dotyczy jedynie zasiłku, a nie wynagrodzenia chorobowego - jego wysokości nie obniża się nawet jeśli ZUS ZLA przekazano w późniejszym terminie. Po otrzymaniu zwolnienia lekarskiego przez płatnika składek na ubezpieczenie chorobowe nie następuje wyrównanie obniżonego w taki sposób zasiłku.

Wyjątek: jedynie w sytuacji, gdy nieprzekazanie zwolnienia lekarskiego nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego i udowodnionych przez niego, możliwe jest niedokonywanie ograniczenia o 1/4 kwoty wypłacanego zasiłku. Zatrudniony musi udowodnić, np. w formie pisemnego wyjaśnienia czy dowodu w postaci koperty z datą stempla pocztowego, że otrzymał zaświadczenie lekarskie potwierdzające czasową niezdolność do pracy w terminie późniejszym. Sytuacja taka może wystąpić, gdy ubezpieczony nie otrzymuje ZUS ZLA dokładnie w dniu wypisu ze szpitala, ale po pewnym czasie drogą pocztową.

Przykład 1

Pracownica Maria (w wieku 25 lat) przebywała na zwolnieniu lekarskim 21 dni w okresie od 07.10.2011 roku do 27.10.2011 roku. Zostało ono wystawione przez lekarza dnia 07.10.2011 roku. Pani Maria chorowała już wcześniej łącznie ponad 33 dni w 2011 roku pobierając wówczas wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby. Było to jej kolejne ZUS ZLA w tym roku kalendarzowym, którego ze względu na długotrwałą nieobecność Pani Maria nie mogła sama przedłożyć pracodawcy. Liczyła na pomoc swojej siostry - Marty w tym zakresie, ale ta niespodziewanie musiała wyjechać w delegację. Siostra Pani Marii dostarczyła zaświadczenie lekarskie do zakładu pracy, ale dopiero dnia 17.10.2011 roku, co oznacza, że:

1. Zaświadczenie lekarskie potwierdzające czasową niezdolność do pracy, otrzymane przez Panią Marię dnia 07.10.2011 roku, powinno zostać oddane pracodawcy w ciągu 7 dni liczonych od 08.10.2011 roku, czyli do 14.10.2011 roku. Skoro Pani Marta zaniosła je do zakładu pracy Pani Marii dnia 17.10.2011 roku, to niestety termin przekazania zaświadczenia został przekroczony.

2. W związku z niedotrzymaniem terminu 7 dni, w którym Pani Maria (lub jej siostra Marta) była zobowiązana do złożenia ZUS ZLA, zasiłek chorobowy Pani Marii zostanie obniżony o 25% za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do dnia dostarczenia pracodawcy zwolnienia lekarskiego, to jest od 14.10.2011 roku do 17.10.2011 roku włącznie.

3. Rozliczenie zasiłku chorobowego będzie wyglądało następująco:

- za okres od 07.10.2011 roku do 13.10.2011 Pani Maria otrzyma zasiłek chorobowy w pełnej wysokości,

- za okres od 14.10.2011 roku do 17.10.2011 Pani Maria otrzyma zasiłek chorobowy w zmniejszonej o 1/4 wysokości,

- za okres od 18.10.2011 roku do 27.10.2011 Pani Maria otrzyma zasiłek chorobowy w pełnej wysokości.

Przykład 2

Pracownica Anna (w wieku 30 lat) przebywała na zwolnieniu lekarskim w 2011 roku łącznie dokładnie 24 dni: 5 dni w okresie od 17.01.2011 roku do 21.01.2011 roku, 7 dni w okresie od 16.03.2011 roku do 22.03.2011 roku oraz 12 dni w okresie od 19.09.2011 roku do 30.09.2011 roku. W związku z kończącym się okresem niezdolności do pracy i dalszym bardzo złym stanem zdrowia Pani Anna udała się do przychodni dnia 30.09.2011 roku i otrzymała od lekarza kolejne zaświadczenie lekarskie od 01.10.2011 roku do 21.10.2011 roku czyli na 21 dni. ZUS ZLA zostało wystawione przez lekarza w dniu wizyty w przychodni (30.09.2011 roku) na okres rozpoczynający się po dniu badania lekarskiego, przeprowadzanego w okresie wcześniej orzeczonej czasowej niezdolności do pracy Pani Anny. Obecne zwolnienie lekarskie Pani Anna dostarczyła pracodawcy dnia 13.10.2011 roku, co oznacza, że:

1. Zaświadczenie lekarskie potwierdzające czasową niezdolność do pracy, otrzymane przez Panią Annę dnia 30.09.2011 roku, powinno zostać oddane pracodawcy w ciągu 7 dni liczonych od 01.10.2011 roku, czyli do 07.10.2011 roku. Skoro Pani Anna zaniosła je do zakładu pracy dnia 13.10.2011 roku, to niestety termin przekazania zaświadczenia został przekroczony.

2. W związku z tym, że Pani Anna pobierała już w 2011 roku wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby (łącznie za 24 dni) to teraz za pierwsze 9 dni obecnego zwolnienia lekarskiego otrzyma wynagrodzenie chorobowe, a za kolejne 12 dni zasiłek chorobowy (począwszy od 34. dnia niezdolności do pracy).

3. W związku z niedotrzymaniem terminu 7 dni, w którym Pani Anna była zobowiązana do złożenia ZUS ZLA, wynagrodzenie chorobowe nie ulegnie obniżeniu (nawet jeśli zwolnienie lekarskie zostało dostarczone w terminie późniejszym bez usprawiedliwienia), a zasiłek chorobowy Pani Anny zostanie zmniejszony o 25% za okres od 8. dnia choroby do dnia dostarczenia pracodawcy ZUS ZLA, to jest od 10.10.2011 roku do 13.10.2011 roku włącznie.

4. Rozliczenie niezdolności do pracy wskutek choroby będzie wyglądało następująco:

- za okres od 01.10.2011 roku do 09.10.2011 Pani Anna otrzyma wynagrodzenie chorobowe w pełnej wysokości mimo nieterminowego złożenia ZUS ZLA,

- za okres od 10.10.2011 roku do 13.10.2011 Pani Anna otrzyma zasiłek chorobowy w zmniejszonej o 1/4 wysokości w związku z nieterminowym złożeniem ZUS ZLA,

- za okres od 14.10.2011 roku do 21.10.2011 Pani Anna otrzyma zasiłek chorobowy w pełnej wysokości.

Konsekwencje dla pracowników otrzymujących zasiłki wypłacane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Szczególną uwagę należy zwrócić na przebieg procedury uznania, naliczenia i wypłacenia zasiłku, gdy jego płatnikiem jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W takiej sytuacji odpowiedzialność jak najszybszego przedłożenia w Wydziale Zasiłków ZUS całej dokumentacji uprawniającej do wypłaty pracownikowi zasiłku, spoczywa na pracodawcy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest zobowiązany wypłacić zasiłek lub wydać decyzję odmawiającą prawa do tego świadczenia nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia wszystkich dokumentów niezbędnych do ustalenia uprawnień do określonego zasiłku.

Jednakże, jeżeli dokumentacja nie będzie kompletna lub wystarczająca, albo będzie zawierała błędy, Wydział Zasiłków ZUS będzie ponownie liczył 30 dni od daty uzupełnienia brakujących dokumentów czy złożenia dodatkowych wyjaśnień bądź korekt. W ten sposób czas oczekiwania pracownika na przyznanie mu świadczenia ulegnie znacznemu wydłużeniu. Warto o tym pamiętać zwłaszcza na etapie kompletowania i przekazywania dokumentacji. Opieszałość zakładu pracy przy składaniu dokumentów lub niestaranność przy ich wypełnianiu mogą prowadzić do opóźnień w wypłacie zasiłków. Im szybciej pracodawca przedłoży całą dokumentację w ZUS-ie oraz im więcej uwagi poświęci jej poprawnemu przygotowaniu, tym prędzej zatrudniony otrzyma zasiłek. Z pewnością dbałość pracodawcy w wymienionych obszarach pozytywnie wpłynie na postrzeganie go przez podwładnego.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz. U. 1974 nr 24, poz. 141 (tekst pierwotny) i Dz. U. 1998 nr 21, poz. 94 (tekst jednolity) z późn. zm.; Dz. U. 2011 nr 36, poz. 181, nr 63, poz. 322, nr 80, poz. 432 oraz nr 144, poz. 855 (wg stanu prawnego na dzień 30 października 2011 roku)

- Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - Dz. U. 1999 nr 60, poz. 636 (tekst pierwotny) i Dz. U. 2005 nr 31, poz. 267 (tekst jednolity) z późn. zm.; Dz. U. 2010 nr 77, poz. 512 oraz nr 225, poz. 1463 z późn. zm. (wg stanu prawnego na dzień 30 października 2011 roku)

 - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - Dz. U. 1996 nr 60, poz. 281 z późn. zm. (wg stanu prawnego na dzień 30 października 2011 roku)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. nr 65, poz. 741; 2006 nr 1, poz. 3)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie określania dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. nr 65, poz. 742; 2005 nr 142, poz. 1193)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. nr 65, poz. 743)

Małgorzata Przebieracz

Senior Konsultant

Outsourcing Rachunkowości - Grant Thornton