Jak zatrudnić i rozliczyć opiekunkę

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może zatrudnić pomoc domową w dwojaki sposób: na podstawie umowy o pracę bądź na podstawie umowy aktywizacyjnej (opiekunka musi być osobą bezrobotną). Zasady rozliczania tych umów zostały omówione w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Każdy, kto chce zatrudnić opiekunkę, musi się liczyć z koniecznością dopełnienia licznych obowiązków z tym związanych. Należy przede wszystkim:

- zawrzeć z opiekunką stosowną umowę,

- poinformować ją na piśmie o warunkach zatrudnienia,

- zgłosić opiekunkę do ZUS,

- co miesiąc naliczać i odprowadzać do ZUS składki społeczne oraz składać deklarację rozliczeniową,

- również co miesiąc naliczać i pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,

 do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym złożyć do urzędu skarbowego według swojego miejsca zamieszkania roczną deklarację PIT-4R,

- po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do końca lutego, przekazać opiekunce oraz urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na jej miejsce zamieszkania informację roczną o wysokości osiągniętego w danym roku przychodu.

Formalności te przedstawiają się odmiennie w zależności od wybranego przez strony rodzaju umowy.

Umowa o pracę

Jeżeli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zdecydowała się na zawarcie z opiekunką umowy o pracę, to zgłasza ją do ZUS jako pracownika (zgłoszenie ZUS ZUA). Osoba zatrudniająca występuje wówczas w roli płatnika składek będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Umowę o pracę z opiekunką należy zawrzeć na piśmie, ze wskazaniem wszystkich istotnych cech umowy, czyli z oznaczeniem stron umowy, daty jej zawarcia, wskazaniem rodzaju umowy, określeniem rodzaju pracy i wymiaru etatu oraz oznaczeniem warunków pracy i płacy.

Opiekunkę należy również poinformować na piśmie o obowiązującej ją dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, długości wypowiedzenia umowy, wymiarze urlopu wypoczynkowego, częstotliwości, miejscu, czasie i terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz terminie i sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Na skutek zawarcia umowy o pracę osoba fizyczna zatrudniająca opiekunkę staje się płatnikiem podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia. W konsekwencji spoczywa na niej obowiązek w zakresie naliczania i poboru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, a także miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.

Opiekunka zatrudniona na umowę o pracę podlega obowiązkowo wszystkim rodzajom ubezpieczeń. Finansuje ona następujące składki:

- emerytalną - w wysokości 9,76%,

- rentową - w wysokości 3,5%,

- chorobową - w wysokości 2,45%.

Również przez opiekunkę finansowana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne - w wysokości 9%.

Osoba zatrudniająca opiekunkę finansuje natomiast składki:

- emerytalną - również w wysokości 9,76%,

- rentową - w wysokości 6,5%,

- wypadkową - w wysokości 1,8%.

Płaci również składkę na Fundusz Pracy (w wysokości 2,45% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (w wysokości 0,10% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne).

Należy podkreślić, że składkę na Fundusz Pracy pracodawca ma obowiązek płacić tylko wtedy, gdy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zatrudnionego wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2007 r. - 936 zł, a dla pracownika w okresie jego pierwszego roku pracy - 748,80 zł) - art. 104 ustawy o promocji zatrudnienia...

Dochody opiekunki zatrudnionej na umowę o pracę opodatkowane są na zasadach ogólnych, czyli według stawek 19%, 30% lub 40%.

Obliczając zaliczkę, należy uwzględnić:

- ryczałtowe koszty uzyskania przychodu (zwykłe bądź podwyższone),

- składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w danym miesiącu z wynagrodzenia opiekunki.

Następnie tak ustaloną kwotę zaliczki pomniejsza się o:

- ulgę podatkową - kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (pod warunkiem złożenia przez opiekunkę oświadczenia PIT-2) - w 2007 r. jest to 47,71 zł.

- składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane w danym miesiącu (w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru).

PRZYKŁAD

Rozliczenie za sierpień wynagrodzenia opiekunki zatrudnionej na umowę o pracę z wynagrodzeniem 1000,00 zł brutto.

I. Ustalamy wysokości składek na ubezpieczenia społeczne.

- składka emerytalna:

1000,00 zł × 9,76% = 97,60 zł,

- składka rentowa:

1000,00 zł × 3,5% = 35,00 zł,

- składka chorobowa:

1000,00 zł × 2,45% = 24,50 zł,

- łączna kwota składek społecznych:

97,60 zł + 35,00 zł + 24,50 zł = 157,10 zł.

II. Obliczamy wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne.

- podstawą wyliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne jest wynagrodzenie brutto pomniejszone o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika:

1000,00 zł - 157,10 zł = 842,90 zł,

- składka na ubezpieczenie zdrowotne:

842,90 zł × 9% = 75,86 zł,

- składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od podatku (7,75%):

842,90 zł × 7,75% = 65,32 zł.

III. Ustalamy dochód opiekunki. W tym celu od jej wynagrodzenia odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne oraz kwotę stanowiącą zryczałtowany koszt uzyskania przychodu (zakładamy, że opiekunka mieszka w tej samej miejscowości co zatrudniająca ją osoba):

1000,00 zł - 157,10 zł - 108,50 zł = 734,40 zł;

po zaokrągleniu do pełnego złotego - 734,00 zł.

IV. Obliczamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Podstawę opodatkowania mnożymy przez obowiązującą stopę procentową podatku, a następnie pomniejszamy o ulgę podatkową i składkę zdrowotną odliczaną od podatku (7,75%):

734,00 zł × 19% = 139,46 zł,

139,46 zł - 47,71 zł = 91,75 zł,

91,75 zł - 65,32 zł = 26,43 zł; po zaokrągleniu do pełnego złotego - 26,00 zł.

V. Ustalamy wynagrodzenie netto do wypłaty. W tym celu wynagrodzenie brutto (przychód) pomniejszamy o składki na ubezpieczenie społeczne, zaliczkę podatkową oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne (9%):

1000,00 zł - 157,10 zł - 26,00 zł - 75,86 zł = 741,04 zł.

VI. Obliczamy koszt zatrudnienia opiekunki na umowę o pracę. Jest nim suma wynagrodzenia brutto i składek ZUS płaconych przez osobę zatrudniającą.

Ustalamy składki ZUS płacone przez pracodawcę:

- emerytalna:

1000,00 zł × 9,76% = 97,60 zł,

- rentowa:

1000,00 zł × 6,5% = 65,00 zł,

- wypadkowa:

1000,00 zł × 1,8% = 18,00 zł,

- łączna kwota składek społecznych:

97,60 zł + 65,00 zł + 18,00 zł = 180,60 zł,

- Fundusz Pracy:

1000,00 × 2,45% = 24,50 zł,

- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych:

1000,00 zł × 0,10% = 1,00 zł.

Całkowity koszt zatrudnienia opiekunki wynosi zatem:

1000,00 zł + 180,60 zł + 24,50 zł + 1,00 zł = 1206,10 zł.

Osoba zatrudniająca opiekunkę przekazuje składki ZUS w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je naliczyła i pobrała, na rachunek ZUS właściwego według adresu swojego zamieszkania. W tym też terminie przekazuje do ZUS deklarację rozliczeniową wraz z raportami ubezpieczeniowymi za opiekunkę.

Kwoty pobranych zaliczek na podatek przekazuje natomiast w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego właściwego również według swojego miejsca zamieszkania. Od stycznia 2007 r. nie składa się już deklaracji miesięcznych na podatek dochodowy.

Do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym osoba zatrudniająca opiekunkę obowiązana jest złożyć do urzędu skarbowego według swojego miejsca zamieszkania roczną deklarację PIT-4R. W deklaracji tej wykazuje zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconych opiekunce wynagrodzeń w ramach stosunku pracy.

Również po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do końca lutego roku następnego, osoba zatrudniająca opiekunkę wystawia imienną informację PIT-11 o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach, którą przekazuje podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania opiekunki.

Umowa aktywizacyjna

Jeżeli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zdecydowała się na zawarcie z opiekunką umowy aktywizacyjnej, wówczas zgłasza ją do ZUS jak zleceniobiorcę.

Umowy aktywizacyjne zawierane są bowiem w trybie przepisów Kodeksu cywilnego dotyczących zlecenia (art. 61c ustawy o promocji zatrudnienia...).

Jednakże w przypadku tego typu umowy istnieją pewne obwarowania. Opiekunka, z którą zawierana jest umowa aktywizacyjna, musi być osobą bezrobotną.

Ponadto nie jest dopuszczalne, aby:

- bezrobotny był stroną więcej niż jednej umowy aktywizacyjnej,

- umowa aktywizacyjna została zawarta między osobami pozostającymi ze sobą w stosunku pokrewieństwa do drugiego stopnia lub powinowactwa do drugiego stopnia.

Przedmiotem tej umowy może być wykonywanie, na rzecz osób wspólnie zamieszkujących i gospodarujących w gospodarstwie domowym, czynności związanych z prowadzeniem gospodarstwa domowego lub opieką nad osobą zamieszkującą w gospodarstwie domowym. Nie jest dopuszczalne natomiast powierzanie w ramach pracy w gospodarstwie domowym czynności służących potrzebom działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę zamieszkującą w gospodarstwie domowym, także gdy działalność ta jest wykonywana w lokalu położonym w takim gospodarstwie.

Umowa aktywizacyjna powinna być zawarta w formie pisemnej. Zawarcie takiej umowy podlega zgłoszeniu do powiatowego urzędu pracy. Zgłoszenia tego dokonuje osoba zatrudniająca opiekunkę. Powiatowe urzędy pracy prowadzą rejestry umów aktywizacyjnych zawartych z bezrobotnymi.

Również w tej sytuacji osoba fizyczna zatrudniająca opiekunkę staje się płatnikiem podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia. Zatem spoczywa na niej obowiązek w zakresie naliczania i poboru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, a także miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.

Opiekunka wykonująca pracę na podstawie umowy aktywizacyjnej podlega ubezpieczeniom właściwym dla zleceniobiorcy, tj.:

- obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,

- dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu,

- obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu, w przypadku gdy praca wykonywana jest w siedzibie pracodawcy,

- obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Finansuje ona następujące składki:

- emerytalną - w wysokości 9,76%,

- rentową - w wysokości 3,5%,

- chorobową - w wysokości 2,45% (jeśli się na nią zdecyduje).

Również przez opiekunkę finansowana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne - w wysokości 9%.

Osoba zatrudniająca opiekunkę opłaca natomiast składki:

- emerytalną - również w wysokości 9,76%,

- rentową - w wysokości 6,5%,

- wypadkową - w wysokości 1,8%.

Płaci również składkę na Fundusz Pracy w wysokości 2,45% (o ile wynagrodzenie opiekunki wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie) oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w wysokości 0,10%.

Od wypłaconego osobie wykonującej umowę aktywizacyjną wynagrodzenia osoba zatrudniająca pobiera co miesiąc zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 19% należności wynikającej z umowy aktywizacyjnej.

Przy obliczaniu zaliczki uwzględnia:

- koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% uzyskanego przychodu (obliczając koszty od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne),

- składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w danym miesiącu z wynagrodzenia opiekunki.

Następnie obliczoną zaliczkę zmniejsza o kwotę:

- stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (pod warunkiem złożenia przez opiekunkę oświadczenia PIT-2),

- składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej w danym miesiącu (w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru).

PRZYKŁAD

Rozliczenie za sierpień wynagrodzenia opiekunki zatrudnionej na umowę aktywizacyjną z wynagrodzeniem 1000,00 zł brutto. Opiekunka nie zgłosiła się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

I. Ustalamy wysokości składek na ubezpieczenie społeczne.

- składka emerytalna:

1000,00 zł × 9,76% = 97,60 zł,

- składka rentowa:

1000,00 zł × 3,5% = 35,00 zł,

- łączna kwota składek społecznych:

97,60 zł + 35,00 zł = 132,60 zł.

II. Obliczamy wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawą wyliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne jest przychód z tytułu umowy aktywizacyjnej pomniejszony o kwotę składek na ubezpieczenie społeczne:

1000,00 zł - 132,60 zł = 867,40 zł,

- składka na ubezpieczenie zdrowotne:

867,40 zł × 9% = 78,07 zł,

- składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od podatku (7,75%):

867,40 zł × 7,75% = 67,22 zł.

III. Ustalamy koszty uzyskania przychodu. W tym celu przychód z tytułu umowy aktywizacyjnej pomniejszamy o finansowane przez opiekunkę składki społeczne:

1000,00 zł - 132,60 zł = 867,40 zł,

867,40 × 20% = 173,48 zł.

IV. Ustalamy dochód opiekunki. W tym celu od jej przychodu odejmujemy składki na ubezpieczenie społeczne oraz koszty uzyskania przychodu:

1000,00 zł - 132,60 zł - 173,48 zł = 693,92 zł;

po zaokrągleniu do pełnego złotego - 694,00 zł.

V. Obliczamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Podstawę opodatkowania mnożymy przez stopę podatku 19%, a następnie pomniejszamy o ulgę podatkową i składkę zdrowotną 7,75%:

694,00 zł × 19% = 131,86 zł,

131,86 zł - 47,71 zł = 84,15 zł,

84,15 zł - 67,22 zł = 16,93 zł; po zaokrągleniu do pełnego złotego - 17,00 zł.

VI. Ustalamy wynagrodzenie netto do wypłaty. W tym celu wynagrodzenie brutto (przychód) pomniejszamy o składki na ubezpieczenie społeczne, zaliczkę podatkową oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne (9%):

1000,00 zł - 132,60 zł - 17,00 zł - 78,07 zł = 772,33 zł.

VII. Obliczamy koszt zatrudnienia opiekunki na umowę aktywizacyjną. Jest nim suma wynagrodzenia brutto i składek ZUS płaconych przez osobę zatrudniającą.

Ustalamy składki ZUS płacone przez pracodawcę:

- emerytalna:

1000,00 zł × 9,76% = 97,60 zł,

- rentowa:

1000,00 zł × 6,5% = 65,00 zł,

- wypadkowa:

1000,00 zł × 1,8% = 18,00 zł,

- łączna kwota składek społecznych:

97,60 zł + 65,00 zł + 18,00 zł = 180,60 zł,

- Fundusz Pracy:

1000,00 × 2,45% = 24,50 zł,

- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych:

1000,00 zł × 0,10% = 1,00 zł.

Całkowity koszt zatrudnienia opiekunki wynosi zatem:

1000,00 zł + 180,60 zł + 24,50 zł + 1,00 zł = 1206,10 zł.

W przypadku zatrudnienia opiekunki na umowę aktywizacyjną obowiązki pracodawcy względem ZUS i urzędu skarbowego są identyczne z przypadkiem zatrudnienia opiekunki na umowę o pracę.

Likwidacja ulgi z tytułu zatrudnienia opiekunki

Do końca 2006 r. osoba zatrudniająca opiekunkę w ramach umowy aktywizacyjnej zarejestrowanej w powiatowym urzędzie pracy miała prawo do odliczenia od podatku dochodowego składek zapłaconych na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzenia tej osoby.

Od 1 stycznia 2007 r. ulga ta została uchylona. Prawo do niej zachowują jedynie osoby zatrudniające opiekunki na podstawie umów zawartych przed 1 stycznia 2007 r. Jednakże powinni oni pamiętać, że odliczenie to przysługuje:

- pod warunkiem że umowa aktywizacyjna została zarejestrowana w powiatowym urzędzie pracy, a fakt jej zawarcia został potwierdzony zaświadczeniem,

- po każdym okresie 12 miesięcy nieprzerwanego trwania tej umowy.

- art. 6, 8, 11-18, 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793

- art. 66, 79, 81, 84-85, 87 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. Nr 210, poz. 2135; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793

- art. 27e, 35a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793

- art. 61b, 61c, 104 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - Dz.U. Nr 99, poz. 1001; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 120, poz. 818

Dorota Twardo

specjalista ds. kadr i płac

Audyt Doradztwo Finanse Lidmar