Jak poprawić błąd, gdy zakład pracy niewłaściwie ustalił procent składki na ubezpieczenie wypadkowe

Od 1 kwietnia 2007 r. zakład ustalił składkę wypadkową według numeru regon na 1,20% wysokości. W czerwcu w wyniku kontroli ZUS inspektor stwierdził, że zakład nieprawidłowo ustalił procent składki na ubezpieczenie wypadkowe. Zakład, ustalając przeciętną liczbę osób podlegającą ubezpieczeniu wypadkowemu, uwzględnił bowiem pracownicę na urlopie wychowawczym oraz pracownika na urlopie bezpłatnym. Prawidłowo ustalony procent stawki na ubezpieczenie wypadkowe powinien wynosić od 1 kwietnia 2007 r. nadal 1,80%. Jak w tej sytuacji poprawić błąd pracodawcy?

Rozwiązanie

Pracodawca musi ponownie ustalić przeciętną liczbę ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu za 2006 r. Nie powinien w niej już uwzględnić osób przebywających na urlopie wychowawczym i bezpłatnym. W opisanej sytuacji należy sporządzić korektę listy płac za dwa miesiące: kwiecień i maj 2007 r., uwzględniając prawidłową wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe. Ponadto zakład zobowiązany jest do sporządzenia korekty kwietniowych i majowych miesięcznych dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA i ZUS RCA, uwzględniających prawidłową wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe. Następnie należy uregulować zaległą należność na ubezpieczenie społeczne wraz z należnymi odsetkami.

Podstawowe zasady obowiązujące przy ustaleniu przeciętnej liczby ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu

Stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala się na rok składkowy obejmujący okres od 1 kwietnia danego roku do 31 marca roku następnego. Składka na ubezpieczenie wypadkowe jest zróżnicowana w zależności od liczby ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu oraz rodzaju prowadzonej działalności.

Ustalając wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, płatnik składek powinien w pierwszej kolejności ustalić liczbę ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu.

Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w zakładzie co najmniej 1 dzień.

Przy wyliczaniu średniej liczby ubezpieczonych nie należy brać pod uwagę m.in. ubezpieczonych, którzy przez cały miesiąc pobierali zasiłek macierzyński, przebywali na urlopie wychowawczym, urlopie bezpłatnym, odbywali zasadniczą służbę wojskową.

Prawidłowe ustalenie liczby ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu

W pierwszej kolejności zakład pracy powinien ponownie przeliczyć i prawidłowo ustalić przeciętną liczbę osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu. Dokonując ponownych przeliczeń, zakład powinien wyłączyć z grupy ubezpieczonych pracowników przebywających na urlopie wychowawczym i bezpłatnym.

Średnia liczba ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w zakładzie w 2006 r. wynosiła 8 osób (9 + 8 + 8 + 8 + + 8 + 8 + 8 + 8 + 8 + 8 + 8 + 8 = 97 : 12 miesięcy = 8,08 osoby).

Dla zakładów zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego mniej niż 9 ubezpieczonych składka wypadkowa jest ustalana ryczałtowo i wynosi 50% najwyższej stopy procentowej składek ustalonej na dany rok kalendarzowy dla grup działalności. W tym przypadku wysokość stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe w okresie od 1 kwietnia 2007 r. do 31 marca 2008 r. wynosi 1,80% (1/2 z 3,6%) podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Obliczenie prawidłowej wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe - korekta list płac

Po ustaleniu prawidłowej wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe zakład powinien dokonać korekty list płac za okres 2 miesięcy - kwiecień i maj 2007 r. Dla każdej osoby podlegającej ubezpieczeniu wypadkowemu powinien ponownie przeliczyć, według nowej stopy procentowej, składkę na ubezpieczenie wypadkowe. Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe. Nie będzie tutaj miała zastosowania zasada ograniczenia podstawy do trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej.

Korekta miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS RCA i ZUS DRA

Po ustaleniu prawidłowej wysokości składek na ubezpieczenie wypadkowe i dokonaniu korekty list płac zakład powinien dokonać korekty kwietniowych oraz majowych deklaracji ZUS DRA i ZUS RCA. Na początku zakład powinien ustalić właściwy numer identyfikatora deklaracji (jeśli w kwietniu będzie to pierwsza korekta, deklaracje powinny być złożone z identyfikatorem 02 04 2007 i analogicznie w maju - 02 05 2007). W imiennej deklaracji ZUS RCA w bloku IV „Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne” dla poszczególnych osób zakład powinien uwzględnić w pozycji 13 „Ubezpieczenie wypadkowe” nową wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Korekta imiennych raportów rozliczeniowych powoduje również konieczność dokonania korekty deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. W deklaracji ZUS DRA w bloku III „Inne informacje” w pozycji 04 „Stopa procentowa składek na ubezpieczenie wypadkowe” należy podać prawidłową wysokość stopy procentowej składki - 1,80%, a następnie uwzględnić skorygowaną składkę na ubezpieczenie wypadkowe.

Ustalenie kwoty dopłaty do składek

Po dokonaniu korekty list płac oraz miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS zakład powinien ustalić kwotę dopłaty, stanowiącej różnicę pomiędzy obecnie ustaloną wartością składki na ubezpieczenie wypadkowe a dotychczasową. Następnie zakład powinien dokonać przelewu należnych składek wraz z należnymi odsetkami na właściwe konto ZUS.

WAŻNE!

Jeżeli płatnik składek zobowiązany do samodzielnego ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe nieprawidłowo ustali liczbę ubezpieczonych lub grupę działalności, co w konsekwencji spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, po stwierdzeniu nieprawidłowości powinien ponownie prawidłowo ustalić stopę procentową składki oraz opłacić należność wraz z odsetkami za zwłokę. W przypadku zaniżenia stopy procentowej ZUS może w drodze decyzji podwyższyć stopę procentową na cały ten rok składkowy o 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych (art. 34 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych).

l art. 15 ust. 2, art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 21, poz. 125

l art. 27-29, art. 34 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - Dz.U. Nr 199, poz. 1673; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 164, poz. 1366

l § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków - Dz.U. Nr 200, poz. 1692; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 42, poz. 283

Anna Sadowska

specjalista w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, Grupa Mazars w Polsce