Jak rozliczać różnice kursowe w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Czym są różnice kursowe?

Różnice kursowe to korekta wartości transakcji związana z operowaniem obcą walutą. Księgując koszty lub przychody w walutach obcych, przedsiębiorcy mają obowiązek przeliczania walut obcych na złotówki, z zastosowaniem kursu Narodowego Banku Polskiego ogłoszonego w dniu poprzedzającym obowiązek podatkowy. Różnica kursowa powstaje w związku z porównaniem kursu waluty z dnia poprzedzającego zaksięgowanie przychodu z kursem obowiązującym w momencie zapłaty zobowiązania.

Rodzaje różnic kursowych

W rozliczeniach transakcji walutowych powstają dwa rodzaje różnic kursowych:

- dodatnie,

- ujemne.

Dodatnie różnice kursowe są generowane, gdy przychód faktyczny (w momencie zapłaty) przewyższa przychód zaksięgowany lub gdy koszt zaksięgowany okazuje się niższy od faktycznego kosztu w momencie zapłaty. Natomiast ujemne różnice kursowe powstają w przeciwnym przypadku - gdy przychód faktyczny (w momencie zapłaty) jest niższy niż przychód zaksięgowany lub gdy koszt zaksięgowany okazuje się wyższy, niż koszt w momencie zapłaty. Dodatnie różnice kursowe oznaczają zwiększenie przychodu firmy, zaś ujemne różnice kursowe powodują zwiększenie kosztów uzyskania przychodów.

Kiedy powstają różnice kursowe?

Różnice kursowe mogą pojawić się na gruncie różnych rozliczeń finansowych w walutach obcych. Mogą one pojawić się m.in. w wyniku:

- transakcji sprzedaży lub kupna towarów lub usług od kontrahentów zagranicznych, rozliczanych w obcych walutach,

- sprzedaży lub zakupu waluty obcej,

- spłacania kredytu lub pożyczki zaciągniętej w walucie obcej,

- rozliczania delegacji zagranicznej.

Jak księgować różnice kursowe w KPiR?

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczający się na zasadach ogólnych, muszą właściwie zakwalifikować różnice kursowe do kosztów lub przychodów podatkowych i ująć je w Księdze Przychodów i Rozchodów. 

Oba rodzaje różnic kursowych muszą znaleźć odzwierciedlenie w Księdze Przychodów i Rozchodów na podstawie dowodu wewnętrznego. Jeśli chodzi o dodatnie różnice kursowe księguje się je w kolumnie „Pozostałe przychody”, zaś w przypadku ujemnych różnic kursowych - w kolumnie „Pozostałe wydatki”. W przypadku rozliczania transakcji, których sumy wyrażone są w walutach obcych, przedsiębiorca powinien je przeliczyć na złotówki, a wynik umieścić w wolnych polach dowodu lub załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Kiedy księgować różnice kursowe?

Moment, w którym należy zaksięgować różnice kursowe do kosztów podatkowych lub jako przychód, to chwila zrealizowania zapłaty, czyli uiszczenia danego zobowiązania lub faktycznego uzyskania przychodu. Może to być np. moment zaksięgowania na koncie bankowym wpływu z przelewu zagranicznego, wymiany gotówki w kantorze, zaksięgowania płatności dokonanej zagranicą na koncie bankowym czy przeliczenia kwoty przez serwis płatności internetowych (np. PayPal).

Jaki dokument jest potrzebny do zaksięgowania różnic kursowych?

Do celów zaksięgowania różnic kursowych stosuje się dowód wewnętrzny. Powinno w nim być określone:

- w jaki sposób dokonuje się wyliczenia różnic kursowych,

- do której pozycji KPiR wyliczane są różnice kursowe - można przy tym podać numer faktury lub rachunku,

- szczegóły dotyczące dowodu zapłaty, np. data i numer wyciągu bankowego,

- jaka jest kwota różnicy kursowej i z jakim znakiem (+ czy -) należy ją zaksięgować,

- w której kolumnie księgi należy dokonać księgowania.

Co za tym idzie, w dokumentacji firmy należy zachować dokument potwierdzający kwotę zapłaty w złotówkach (po przeliczeniu). Takim dokumentem może być wyciąg z konta bankowego, potwierdzenie wymiany waluty z kantoru (także internetowego) lub potwierdzenie z serwisu płatności oferującego wymianę waluty (np. z PayPala). Dzięki temu, w razie kontroli podatkowej można z łatwością udowodnić zastosowane wyliczenia.